Procedura wyjazdowa | Serwis główny UG

Czynności związane z wyjazdem na praktykę w ramach programu Erasmus+

Czynności przed rozpoczęciem mobilności

Poszukiwanie instytucji goszczącej

  • Zainteresowany student samodzielnie wyszukuje instytucję, w której chciałby odbywać praktykę i nawiązuje z nią kontakt. Do poszukiwania placówki goszczącej należy podejść tak, jak do poszukiwania pracy.
  • Profil instytucji goszczącej i zadania wykonywane w trakcie praktyki muszą bezpośrednio wiązać się ze studiowanym kierunkiem, zapewniać wykorzystanie kompetencji nabytych w toku studiów oraz zdobywanie nowych umiejętności.
  • Zadania te muszą gwarantować pracę w środowisku międzynarodowym oraz rozwój kompetencji właściwych dla pracy w takim środowisku.
  • Wyjazd na praktykę wymaga podjęcia pracy w pełnym wymiarze godzin przyjętym w instytucji przyjmującej.
  • Praktyka nie może być realizowana w:
    • instytucjach Unii Europejskiej,
    • instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej
    • w placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju kandydata.

Ustalenie czasu trwania praktyki

  • Najkrótszy możliwy okres trwania praktyki to 2 miesiące. Maksymalny okres finansowania przez UG praktyki to 3 miesiące, istnieje jednak możliwość odbywania przez studentów praktyk przez okres dłuższy.
  • Początkowy i końcowy dzień trwania praktyki nie powinien przypadać w niedzielę ani inny dzień wolny od pracy.
  • W celu umożliwienia osobom wyjeżdżającym obliczenia minimalnego okresu pobytu uprawniającego do uzyskania grantu na stronie UG na dole strony został zamieszczony w formie pliku xls „Kalkulator czasu pobytu Erasmus+” (pola dotyczące praktyk zaznaczone zostały kolorem żółtym).
  • Jeżeli liczba dni w którymś z miesięcy, w czasie których realizowana jest mobilność, wynosi 31, dzień 31 nie jest wliczany do okresu trwania mobilności. Tak więc przykładowo:

- od 15.10.2015 r. do 14.01.2016 r.: 90 dni (15.10-31.10: 16 dni + 1 niewliczany; 1.11-30.11: 30 dni; 1.12-31.12: 30 dni + 1 niewliczany;1.01-14.01: 14 dni);

- od 18.06.2016 r. do 31.08.2016 r.: 73 dni (18.06-30.06: 13 dni; 1.07-31.07: 1.12-31.12: 30 dni + 1 niewliczany; 1-31.08: 30 dni + 1 niewliczany);

  • Specyficznie będzie się kształtować sytuacja w przypadku, gdy okres mobilności będzie kończył się w miesiącu lutym 2016 r., dla przykładu: osoba, która rozpoczyna trzymiesięczną praktykę w dniu 01.12.2015 r., będzie uprawniona do grantu tylko wówczas, gdy ostatni dzień jej pobytu w instytucji goszczącej będzie przypadał na 01.03.2016 r. (01.12-31.12: 30 dni + 1 niewliczany; 1.01-31.01: 30 dni + 1 niewliczany;1.02-29.02: 29 dni; 1.03: 1 dzień).

W razie jakichkolwiek wątpliwości w tej sprawie prosimy o kontakt z Biurem Wymiany Zagranicznej Erasmus.

WAŻNE!

  • Już na etapie rekrutacji kandydat deklaruje, czy jego praktyka będzie trwała dwa, czy trzy miesiące. Tej deklaracji nie można zmienić.
  • Niedopuszczalne jest skrócenie praktyki zadeklarowanej/zdefiniowanej jako praktyka dwumiesięczna do mniej niż 60 dni, zaś praktyki trzymiesięcznej: do mniej niż 90 dni (liczonych według zasad przyjętych w programie Erasmus+) . Taki pobyt byłby nieuprawniony, co skutkowałoby obowiązkiem zwrotu przyznanego dofinansowania.

Uzyskanie listu intencyjnego (Letter of Intent)

  • Wybrana placówka potwierdza, na prośbę zainteresowanego, gotowość przyjęcia kandydata na praktykę poprzez przygotowanie dla niego Letter of Intent (patrz: Formularze i dokumenty pomocnicze).
  • Kandydat przekazuje otrzymany od placówki goszczącej mail z załączonym Letter of Intent na adres mailowy bwzs@ug.edu.pl .Możliwe jest także złożenie oryginału, jeżeli kandydat otrzymał go pocztą tradycyjną.
  • Poszukując placówki goszczącej, zainteresowani mogą korzystać z kontaktów pracowników naukowych macierzystego kierunku z zagranicznymi instytucjami. Również w tym przypadku instytucja goszcząca proszona jest o przygotowanie Letter of Intent.

Wypełnienie Formularza stypendysty i uzyskanie poparcia Koordynatora

  • Po uzyskaniu Letter of Intent od instytucji goszczącej zainteresowany student musi uzyskać poparcie dla swoich planów wyjazdowych ze strony Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego zajmującego się programem Erasmus+ w macierzystej jednostce studenta. Wyrazem akceptacji koordynatora jest złożenie przez niego podpisu na Formularzu stypendysty programu Erasmus+ /praktyki 2015-2016 wypełnionym uprzednio przez osobę aplikującą (patrz: Formularze i dokumenty pomocnicze).
  • Kandydat powinien spełniać wymagania stawiane osobom ubiegającym się o wyjazd przez Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego, a dotyczące m.in. znajomości języka obcego, osiągnięć akademickich lub innych wyznaczników.

Złożenie kompletu dokumentów rekrutacyjnych w BWZE

  • Kandydat składa komplet dokumentów (przekazuje pocztą elektroniczną Letter of Intent i donosi oryginał Formularza stypendysty- praktyki Erasmus+) u pracownika BWZE, p. Justyny Kowalskiej (Rektorat, II piętro, pok. 203).
  • O kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w BWZE. Dopiero przedstawienie obu dokumentów będzie skutkowało zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.
  • Konieczne jest osobiste złożenie Formularza stypendysty, gdyż w trakcie wizyty w biurze kandydat otrzymuje wskazówki dotyczące dalszych działań, których odbiór potwierdza własnoręcznym podpisem.
  • Niezwłocznie po przyjęciu powyższych dokumentów BWZE przesyła drogą mailową informację o uzyskaniu kwalifikacji do programu.

Wypełnienie testu biegłości językowej (OLS)

  • Kandydaci planujący realizację mobilności w instytucjach, w których komunikacja odbywa się w językach: angielskim, francuskim, hiszpańskim, niderlandzkim, niemieckim lub włoskim, są zobowiązani po uzyskaniu kwalifikacji do programu przystąpić we wskazanym terminie do testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support (OLS). Szczegółowe instrukcje w tej sprawie będzie zawierała wiadomość mailowa skierowana bezpośrednio do praktykantów objętych powyższym działaniem. Wyniki testu nie będą miały wpływu na ostateczne dopuszczenie kandydatów do uczestnictwa w programie, ale na jego podstawie uczelnia macierzysta w miarę możliwości będzie przydzielać licencje na bezpłatne kursy językowe online.

Przygotowanie porozumienia o programie praktyki (Training Agreement)

  • Kandydat zakwalifikowany do udziału w programie zobowiązany jest przygotować we współpracy z organizacją przyjmującą i Koordynatorem Wydziałowym/Instytutowym tzw. Training Agreement (patrz: Formularze i dokumenty pomocnicze). Dokument ten szczegółowo określa zadania, jakie uczestnik będzie realizował w trakcie praktyki, umiejętności, jakie powinien posiąść oraz sposoby monitorowania i oceny jego pracy.
  • Przed wyjazdem uczestnika na praktykę Training Agreement musi zostać zatwierdzony przez organizację przyjmującą (dopuszczalne są zeskanowane podpisy i pieczęcie) oraz Władze Wydziału (Koordynatora Wydziałowego/Instytutowego oraz Dziekana bądź Prodziekana – podpisy i pieczęcie uczelni muszą być oryginalne). Dokument musi być gotowy na ok. miesiąc przed planowanym wyjazdem praktykanta.  
  • Sposób wypełniania niektórych rubryk dokumentu i ogólne wskazówki dotyczące jego poprawnego przygotowania zawiera plik o nazwie „Formalności przed wyjazdem i ważne dokumenty”, zamieszczony na tej samej stronie poniżej.

Uzyskanie dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie za granicą

Kraje partnerskie inne niż Turcja

  • Obowiązkiem osoby wyjeżdzającej na praktykę w ramach programu Erasmus+ jest posiadanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), ważnej przez cały czas trwania praktyki za granicą, bezpłatnej dla osób ubezpieczonych w NFZ.
  • Aby ją otrzymać, należy przygotować kompletny Training Agreement, uzupełniony o wszystkie wymagane podpisy i zgłosić się z nim do BWZE na około miesiąc przed wyjazdem w celu otrzymania odpowiedniego zaświadczenia o wyjeździe (na tym etapie TA jest jedynie przedstawiany do wglądu pracownikowi BWZE i oddawany uczestnikowi wraz z wystawionym zaświadczeniem).
  • Wymagane przez NFZ dokumenty (w tym zaświadczenie z BWZE) należy następnie złożyć w odpowiednim oddziale NFZ.
  • W przypadku absolwentów, którzy odbywają praktykę tuż po obronie pracy dyplomowej, przy ubieganiu się o kartę EKUZ zastosowanie będzie miał art. 67 ust. 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, zgodnie  z którym „Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej studentów wygasa po upływie 4 miesięcy od zakończenia nauki”. Po upływie powyższego okresu warunkiem korzystania z EKUZ może być wykupienie dobrowolnego, indywidualnego ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ (informacja na ten temat dostępna pod linkiem http://www.nfz.gov.pl/new/index.php?katnr=2&dzialnr=1&artnr=1443.) Inną możliwością dla tej grupy absolwentów jest wykupienie indywidualnej, komercyjnej polisy ubezpieczeniowej, dostosowanej do jego indywidualnych potrzeb.
WAŻNE! Osoby pracujące lub kończące 26. rok życia napotykają na częste problemy przy uzyskiwaniu karty EKUZ. Warto wcześniej sprawdzić swoją sytuację jako ubezpieczonego (częste niedopatrzenia związane z wyrejestrowaniem członków rodziny w przypadku zmiany pracy przez płatnika składek = rodzica oraz utratą przez studenta statusu ubezpieczeniowego członka rodziny po podjęciu pracy).

Turcja

  • Osoby, które wyjeżdżają do Turcji, gdzie karta EKUZ nie ma zastosowania, obowiązkowo wykupują komercyjne ubezpieczenie zdrowotne na cały czas pobytu za granicą.
WAŻNE! Z uwagi na wprowadzone przez stronę turecką w roku 2015 r. restrykcyjne i skomplikowane wymogi dotyczące minimalnej sumy ubezpieczenia http://www.ankara.msz.gov.pl/pl/aktualnosc /nowe_wymogi_dotyczace_ubezpieczen_dla_uczestnikow_programu_erasmus__w_turcji) zaleca się dokonanie jego zakupu w miejscu odbywania praktyk.
  • w razie potrzeby skorzystania z opieki zdrowotnej przebywający na praktyce studenci i absolwenci, którzy dokonali zakupu ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce, mają obowiązek przedstawienia tureckiej placówce medycznej tłumaczenia polisy ubezpieczeniowej na język turecki, poświadczonego notarialnie w Turcji.

Podpisanie przez praktykanta umowy z uczelnią

  • Warunkiem wyjazdu i wypłaty grantu jest podpisanie przez uczestnika umowy cywilno-prawnej z Uniwersytetem Gdańskim w Biurze Wymiany Zagranicznej Erasmus, na około 2 tygodnie przed planowanym terminem wyjazdu. Podpisanie umowy zajmuje ok. pół godziny, z tego względu konieczne jest telefoniczne ustalenie terminu wizyty w biurze. Umowa określa prawa i obowiązki stron, kwotę dofinansowania oraz warunki rozliczenia praktyki.
  • Przy podpisywaniu umowy uczestnik programu przedkłada:
    1. dowód osobisty;
    2. Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) lub polisę ubezpieczeniową (Turcja);
    3. Training Agreement podpisany przez uczestnika, organizację goszczącą oraz UG;
    4. dokument bankowy poświadczający posiadanie przez osobę wyjeżdżającą rachunku osobistego (umowa z bankiem, zaświadczenie z banku lub zrzut ekranu komputera):
      • uczestnik mobilności musi być jedynym właścicielem rachunku;
      • zaleca się posiadanie konta w euro, ponieważ pozwala to uniknąć przewalutowania na PLN;
      • konto uczestnika musi być założone w banku mającym siedzibę na terenie Polski
    5. kopię polisy ubezpieczeniowej obejmującej: następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz odpowiedzialność cywilną (OC) w miejscu pracy. 

Czynności w trakcie mobilności

  • Studenci i absolwenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie pobytu na praktyce. W ciągu ostatnich 2 tygodni przypadających przed określonym w „Umowie o wyjazd stypendialny w ramach programu ERASMUS+/studia” maksymalnym terminem zakończenia mobilności mają oni również obowiązek wypełnienia drogą elektroniczną testu badającego postępy w nauce języka, na który wcześniej otrzymali licencję.
  • W ostatnim tygodniu pobytu w  instytucji goszczącej praktykanci uzyskują potwierdzenie okresu stażu na formularzu Confirmation of Traineeship Period przekazanym im przez BWZE przy podpisywaniu „Umowy o wyjazd stypendialny w ramach programu Erasmus+/praktyki” (patrz: Formularze i dokumenty pomocnicze).
  • Przed opuszczeniem instytucji goszczącej praktykant otrzymuje zaświadczenie o zrealizowaniu założeń praktyki wraz z opinią o praktykancie, przygotowane przez opiekuna w placówce goszczącej – Traineeship Certificate (patrz: Formularze i dokumenty pomocnicze).
  • Istnieje możliwość wydłużenia okresu pobytu ponad uzgodniony w TA czas trwania praktyki, nie zmienia to jednak wysokości dofinansowania. W tym celu najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym zakończeniem pobytu praktykant powinien kolejno:
    1. Powiadomić BWZE o planowanej zmianie czasu pobytu;
    2. Wskazać w rubryce: "Planned period of the mobility"  w części III "Section to be completed during the mobility" (str. 5) ustalony w porozumieniu z instytucją goszczącą i zatwierdzony przez nią zmieniony (przedłużony) okres pobytu;
    3. Uzyskać na części III skanu TA podpisy koordynatora wydziałowego oraz Dziekana (Prodziekana): dokument taki powinien być odesłany studentowi skanem;
    4. Ponadto przy końcowym rozliczeniu praktyki w BWZE osoba taka będzie poproszona o podpisanie specjalnego aneksu zmieniającego okres pobytu na praktyce.

Czynności po zakończeniu mobilności

  • Uczestnik rozlicza się z pobytu na praktyce osobiście, przedkładając w Biurze Wymiany Zagranicznej Erasmus, w przeciągu czternastu dni roboczych od daty zakończenia praktyki, następujące dokumenty:
    1. Confirmation of Traineeship Period (oryginał) - dokument potwierdzający odbycie praktyki w założonym wcześniej terminie (formularz wydany w BWZE z logo UG);
    2. Traineeship Certificate (w BWZE należy złożyć kopię, przedstawiając oryginał dokumentu do wglądu);
    3. Training Agreement (jeżeli wprowadzano zmiany, część „During the mobility” musi zostać uzupełniona o wymagane podpisy).
  • Ma on również obowiązek złożenia drogą elektroniczną za pośrednictwem narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej o nazwie Mobility Tool tzw. Raportu stypendysty. Wezwanie do złożenia ankiety wysyłane jest automatycznie na adres e-mail praktykanta krótko po upływie planowanego terminu zakończenia mobilności
  • Po terminowym złożeniu prawidłowo przygotowanych dokumentów rozliczeniowych oraz ankiety uczestnikowi praktyki w przeciągu 30 dni wypłacana jest II transza grantu.

 

 

Formularze i dokumenty pomocnicze

Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Barbara Wawro
Treść wprowadzona przez: Barbara Wawro
Ostatnia modyfikacja: 
czwartek, 21 kwietnia 2016 roku, 10:23