Procedura wyjazdowa | Serwis główny UG

Procedura wyjazdowa

 

 

  •  Czynności przed rozpoczęciem mobilności

  •  Czynności w trakcie mobilności

  •  Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE

 

Czynności przed rozpoczęciem mobilności

Poszukiwanie instytucji goszczącej

  • Zainteresowany student samodzielnie wyszukuje instytucję, w której chciałby odbywać praktykę i nawiązuje z nią kontakt. Do poszukiwania placówki goszczącej należy podejść tak, jak do poszukiwania pracy.
  • Profil instytucji goszczącej i zadania wykonywane w trakcie praktyki muszą bezpośrednio wiązać się ze studiowanym kierunkiem, zapewniać wykorzystanie kompetencji nabytych w toku studiów oraz umożliwiać zdobycie nowych umiejętności.
  • Zadania te muszą gwarantować pracę w środowisku międzynarodowym oraz rozwój kompetencji właściwych dla pracy w takim środowisku.
  • Wyjazd na praktykę wymaga podjęcia pracy w pełnym wymiarze godzin przyjętym w instytucji przyjmującej.
  • Praktyka nie może być realizowana w:
    • instytucjach Unii Europejskiej,
    • instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej,
    • w placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju kandydata.

 

Ustalenie czasu trwania praktyki

  • Najkrótszy możliwy okres trwania praktyki to 2 miesiące/60 dni. Maksymalny okres finansowania przez UG praktyki to 3 miesiące/90 dni. Istnieje jednak możliwość odbywania przez studentów praktyk przez okres dłuższy, bez dofinansowania.
  • Początkowy i końcowy dzień trwania praktyki nie powinien przypadać w niedzielę ani inny dzień wolny od pracy.
  • W celu umożliwienia osobom wyjeżdżającym obliczenia minimalnego okresu pobytu, uprawniającego do uzyskania grantu, na dole strony został zamieszczony w formie pliku xls „Kalkulator czasu pobytu Erasmus+” (pola dotyczące praktyk zaznaczone zostały kolorem żółtym).
  • Jeżeli liczba dni w którymś z miesięcy, w czasie których realizowana jest mobilność, wynosi 31, dzień 31 nie jest wliczany do okresu trwania mobilności. Tak więc przykładowo:

- od 14.10.2016 r. do 13.01.2017 r. - 90 dni ( październik- 17 dni + 1 niewliczany;     listopad - 30 dni; grudzień - 30 dni + 1 niewliczany; styczeń -13 dni);

- od 19.06.2017 r. do 01.09.2017 r.: 60 dni+ 13 dni niefinansowanych (czerwiec - 12 dni; lipiec -  30 dni + 1 niewliczany; sierpień - 30 dni + 1 niewliczany; wrzesień – 1 dzień );

  • Specyficznie będzie się kształtować sytuacja w przypadku, gdy okres mobilności będzie kończył się w miesiącu lutym 2017 r., dla przykładu: osoba, która rozpoczyna trzymiesięczną praktykę w dniu 01.12.2016 r., będzie uprawniona do grantu tylko wówczas, gdy ostatni dzień jej pobytu w instytucji goszczącej będzie przypadał przynajmniej  na dzień 01.03.2017 r.

 

  • WAŻNE!

- w przypadku  korzystania z  jakiegokolwiek innego modułu programu ERASMUS+ konieczne jest, przed zawarciem kolejnej umowy,  pełne rozliczenie i zakończenie poprzedniego wyjazdu.

- Już na etapie rekrutacji kandydat deklaruje, czy jego praktyka będzie trwała dwa, czy trzy miesiące. Tej deklaracji nie można zmienić.

- Niedopuszczalne jest skrócenie praktyki zadeklarowanej/zdefiniowanej jako praktyka dwumiesięczna do mniej niż 60 dni, zaś praktyki trzymiesięcznej: do mniej niż 90 dni (liczonych według zasad przyjętych w programie Erasmus+) . Taki pobyt byłby nieuprawniony, co skutkowałoby obowiązkiem zwrotu przyznanego dofinansowania.

 

W razie jakichkolwiek wątpliwości w tej sprawie prosimy o kontakt z Biurem Wymiany Zagranicznej Erasmus.

 

Uzyskanie listu intencyjnego (Letter of Intent)

  • Wybrana placówka potwierdza, na prośbę zainteresowanego, gotowość przyjęcia kandydata na praktykę poprzez przygotowanie dla niego Letter of Intent.
  • Poszukując placówki goszczącej, zainteresowani mogą korzystać z kontaktów pracowników naukowych macierzystego kierunku z zagranicznymi instytucjami. Również w tym przypadku instytucja goszcząca proszona jest o przygotowanie Letter of Intent.

Wypełnienie Formularza stypendysty i uzyskanie poparcia Koordynatora

  • Po uzyskaniu Letter of Intent od instytucji goszczącej zainteresowany student musi uzyskać poparcie dla swoich planów wyjazdowych ze strony Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego zajmującego się programem Erasmus+ w macierzystej jednostce studenta. Wyrazem akceptacji koordynatora jest złożenie przez niego podpisu na Formularzu stypendysty programu Erasmus+ /praktyki 2016-2017 wypełnionym uprzednio przez osobę aplikującą.
  • Kandydat powinien spełniać wymagania stawiane osobom ubiegającym się o wyjazd przez Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego, a dotyczące m.in. znajomości języka obcego, osiągnięć akademickich lub innych wyznaczników.

 

Złożenie kompletu dokumentów rekrutacyjnych w BWZE

  • Kandydat składa osobiście   komplet dokumentów - Letter of Intent (kopia lub oryginał) oraz  Formularz stypendysty- praktyki Erasmus+ (oryginał) w biurze BWZE (Rektorat UG, II piętro, pok. 203). W przypadku kandydata, który stara się o dofinansowanie z funduszy PO WER   niezbędne jest dołączenie zaświadczenia o otrzymywaniu stypendium socjalnego aktualnego   w momencie składania dokumentów aplikacyjnych.
  • O kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w BWZE. Dopiero przedstawienie kompletu dokumentów będzie skutkowało zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.
  • Konieczne jest osobiste złożenie Formularza stypendysty, gdyż w trakcie wizyty w biurze kandydat otrzymuje wskazówki dotyczące dalszych działań, których odbiór potwierdza własnoręcznym podpisem.

 

Wypełnienie testu biegłości językowej (OLS)

  • Kandydaci planujący realizację mobilności w instytucjach, w których komunikacja odbywa się w językach: angielskim, francuskim, hiszpańskim, niderlandzkim, niemieckim lub włoskim, czeskim, duńskim, greckim, portugalskim i szwedzkim są zobowiązani po uzyskaniu kwalifikacji do programu przystąpić we wskazanym terminie do testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support (OLS). Szczegółowe instrukcje w tej sprawie będzie zawierała wiadomość mailowa skierowana bezpośrednio do praktykantów objętych powyższym działaniem. Wyniki testu nie będą miały wpływu na ostateczne dopuszczenie kandydatów do uczestnictwa w programie, ale na jego podstawie uczelnia macierzysta w miarę możliwości będzie przydzielać licencje na bezpłatne kursy językowe online.

 

Przygotowanie porozumienia o programie praktyki (Training Agreement)

  • Kandydat zakwalifikowany do udziału w programie zobowiązany jest przygotować we współpracy z organizacją przyjmującą i Koordynatorem Wydziałowym/Instytutowym tzw. Training Agreement (patrz: załącznik-Formularze i dokumenty pomocnicze)Dokument ten szczegółowo określa zadania, jakie uczestnik będzie realizował w trakcie praktyki, umiejętności, jakie powinien posiąść oraz sposoby monitorowania i oceny jego pracy.
  • Przed wyjazdem uczestnika na praktykę Training Agreement musi zostać zatwierdzony przez organizację przyjmującą  oraz Władze Wydziału (Koordynatora Wydziałowego/Instytutowego oraz Dziekana bądź Prodziekana) - dopuszczalne są zeskanowane podpisy i pieczęcie. Dokument musi być gotowy na ok. miesiąc przed planowanym wyjazdem praktykanta.  
  • Sposób wypełniania niektórych rubryk dokumentu i ogólne wskazówki dotyczące jego poprawnego przygotowania zawiera plik o nazwie „Formalności przed wyjazdem i ważne dokumenty”, (patrz: załącznik-Formularze i dokumenty pomocnicze) .

 

Uzyskanie dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie za granicą

Kraje partnerskie inne niż Turcja

  • Obowiązkiem osoby wyjeżdzającej na praktykę w ramach programu Erasmus+ jest posiadanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), ważnej przez cały czas trwania praktyki za granicą, bezpłatnej dla osób ubezpieczonych w NFZ.
  • Aby ją otrzymać, należy przygotować kompletny Training Agreement, uzupełniony o wszystkie wymagane podpisy i zgłosić się z nim do BWZE na około miesiąc przed wyjazdem w celu otrzymania odpowiedniego zaświadczenia o wyjeździe (na tym etapie TA jest jedynie przedstawiany do wglądu pracownikowi BWZE i oddawany uczestnikowi wraz z wystawionym zaświadczeniem).
  • Wymagane przez NFZ dokumenty (w tym zaświadczenie z BWZE) należy następnie złożyć w odpowiednim oddziale NFZ.
  • W przypadku absolwentów, którzy odbywają praktykę tuż po obronie pracy dyplomowej, przy ubieganiu się o kartę EKUZ zastosowanie będzie miał art. 67 ust. 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, zgodnie  z którym „Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej studentów wygasa po upływie 4 miesięcy od zakończenia nauki”. Po upływie powyższego okresu warunkiem korzystania z EKUZ może być wykupienie dobrowolnego, indywidualnego ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ (informacja na ten temat dostępna  pod  linkiem  http://www.nfz.gov.pl/dla-pacjenta/zalatw-sprawe-krok-po-kroku/jak-ubezpieczyc-sie-dobrowolnie/. )

 Inną możliwością dla tej grupy absolwentów jest wykupienie indywidualnej, komercyjnej polisy ubezpieczeniowej, dostosowanej do jego indywidualnych potrzeb.

·         WAŻNE! Osoby pracujące lub kończące 26. rok życia napotykają na częste problemy przy uzyskiwaniu karty EKUZ. Warto wcześniej sprawdzić swoją sytuację jako ubezpieczonego (częste niedopatrzenia związane z wyrejestrowaniem członków rodziny w przypadku zmiany pracy przez płatnika składek = rodzica oraz utratą przez studenta statusu ubezpieczeniowego członka rodziny po podjęciu pracy).

 

Turcja

  • Osoby, które wyjeżdżają do Turcji, gdzie karta EKUZ nie ma zastosowania, obowiązkowo wykupują komercyjne ubezpieczenie zdrowotne na cały czas pobytu za granicą. Szczegółowe informacje przygotowane  przez Turecką Agencję Narodową znajdują się w Formularzach i dokumentach  pomocniczych na dole strony (info z TAN).
  • w razie potrzeby skorzystania z opieki zdrowotnej przebywający na praktyce studenci i absolwenci, którzy dokonali zakupu ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce, mają obowiązek przedstawienia tureckiej placówce medycznej tłumaczenia polisy ubezpieczeniowej na język turecki, poświadczonego notarialnie w Turcji.

 

Podpisanie przez praktykanta umowy z uczelnią

  • Warunkiem wyjazdu i wypłaty grantu jest podpisanie przez uczestnika umowy cywilno-prawnej z Uniwersytetem Gdańskim w Biurze Wymiany Zagranicznej Erasmus, na około 2 tygodnie przed planowanym terminem wyjazdu. Podpisanie umowy zajmuje ok. pół godziny, z tego względu konieczne jest telefoniczne ustalenie terminu wizyty w biurze. Umowa określa prawa i obowiązki stron, kwotę dofinansowania oraz warunki rozliczenia praktyki.
  • Przy podpisywaniu umowy uczestnik programu przedkłada:
    1. dowód osobisty;
    2. Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) lub polisę ubezpieczeniową (Turcja);
    3. Training Agreement podpisany przez uczestnika, organizację goszczącą oraz UG;
    4. dokument bankowy poświadczający posiadanie przez osobę wyjeżdżającą rachunku osobistego (umowa z bankiem, zaświadczenie z banku lub zrzut ekranu komputera):
      • uczestnik mobilności musi być jedynym właścicielem rachunku;
      • zaleca się posiadanie konta w euro  ponieważ pozwala to uniknąć przewalutowania na PLN. Wyjątek stanowią studenci wyjeżdżający z funduszy PO WER, którym zaleca się posiadanie konta złotówkowego.;
      • konto uczestnika musi być założone w banku mającym siedzibę na terenie Polski;
    5. kopię polisy ubezpieczeniowej obejmującej następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW)
    6. kopię polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) w miejscu pracy

* Uczestnik jest także zobowiązany zarejestrować się w serwisie "Odyseusz" prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. 

 

Czynności w trakcie mobilności

  • Studenci i absolwenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie pobytu na praktyce. Na  około 2 tygodnie przed planowanym terminem zakończenia praktyk  studenci i absolwenci  mają obowiązek wypełnienia drogą elektroniczną końcowego testu badającego postępy w nauce języka, na który wcześniej otrzymali licencję.
  • W ostatnim tygodniu pobytu w  instytucji goszczącej praktykanci uzyskują potwierdzenie okresu stażu na formularzu Confirmation of Traineeship Period przekazanym im przez BWZE przy podpisywaniu „Umowy o wyjazd stypendialny w ramach programu Erasmus+/praktyki”.
  • Przed opuszczeniem instytucji goszczącej praktykant otrzymuje zaświadczenie o zrealizowaniu założeń praktyki wraz z opinią o praktykancie, przygotowane przez opiekuna w placówce goszczącej – Traineeship Certificate (patrz:załącznik- Formularze i dokumenty pomocnicze).
  • Istnieje możliwość wydłużenia okresu pobytu ponad uzgodniony w TA czas trwania praktyki, nie zmienia to jednak wysokości dofinansowania. W tym celu najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym zakończeniem pobytu praktykant powinien kolejno:
    1. Powiadomić BWZE o planowanej zmianie czasu pobytu;
    2. Wskazać w rubryce: "Planned period of the mobility"  w części III "Section to be completed during the mobility" (str. 5) ustalony w porozumieniu z instytucją goszczącą i zatwierdzony przez nią zmieniony (przedłużony) okres pobytu;
    3. Uzyskać na części III skanu TA podpisy koordynatora wydziałowego oraz Dziekana (Prodziekana): dokument taki powinien być odesłany studentowi skanem;
    4. Ponadto przy końcowym rozliczeniu praktyki w BWZE osoba taka będzie poproszona o podpisanie specjalnego aneksu zmieniającego okres pobytu na praktyce.

 

Czynności po zakończeniu mobilności

  • Uczestnik rozlicza się z pobytu na praktyce osobiście, przedkładając w Biurze Wymiany Zagranicznej Erasmus, w przeciągu czternastu dni roboczych od daty zakończenia praktyki, następujące dokumenty:
    1. Confirmation of Traineeship Period (oryginał) - dokument potwierdzający odbycie praktyki w założonym wcześniej terminie (formularz wydany w BWZE z logo UG);
    2. Traineeship Certificate (w BWZE należy złożyć kopię, przedstawiając oryginał dokumentu do wglądu);
    3. Training Agreement (jeżeli wprowadzano zmiany, część „During the mobility” musi zostać uzupełniona o wymagane podpisy).
  • Ma on również obowiązek złożenia drogą elektroniczną za pośrednictwem narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej o nazwie Mobility Tool tzw. Raportu stypendysty. Wezwanie do złożenia ankiety wysyłane jest automatycznie na adres e-mail praktykanta krótko po upływie planowanego terminu zakończenia mobilności
  • Po terminowym złożeniu prawidłowo przygotowanych dokumentów rozliczeniowych oraz ankiety uczestnikowi praktyki w przeciągu 30 dni wypłacana jest II transza grantu.

 

 

 

 

 

Formularze i dokumenty pomocnicze

Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Monika Butkiewicz
Treść wprowadzona przez: Monika Butkiewicz
Ostatnia modyfikacja: 
poniedziałek, 12 grudnia 2016 roku, 11:27