Procedura wyjazdowa "krok po kroku" | Serwis główny UG

Czynności w związku z mobilnością

Czynności przed rozpoczęciem mobilności

  1. Studenci przygotowują i samodzielnie wysyłają dokumenty wymagane przez uczelnię goszczącą we wskazanej przez nią formie. Wyjątek od zasady samodzielnej wysyłki stanowią wyjazdy do tych uczelni partnerskich, które wyraźnie podkreślają w przekazanych informacjach, że komplet dokumentów musi być przesłany przez właściwe biuro uniwersytetu – wówczas dokumenty powinny być złożone w Sekcji Wymiany Zagranicznej Studentów (SWZS) z dwutygodniowym wyprzedzeniem w stosunku do deadline’u za granicą. Niezależnie od sposobu składania aplikacji bezwzględnie należy przestrzegać terminu zgłoszeń w uczelni docelowej.
     
  2. Przed wyjazdem każdy student zobowiązany jest wypełnić pod opieką Koordynatora Wydziałowego/ Instytutowego formularz Learning Agreement (uzgodnienie programu, który będzie realizowany w uczelni goszczącej) i uzyskać na nim podpisy Koordynatora Wydziałowego/Instytutowego oraz (Pro)Dziekana Wydziału. Program powinien być dobrany w taki sposób, aby zapewniał on zdobycie w uczelni przyjmującej 30 ECTS/semestr lub 60 ECTS/rok akademicki. Szczegółowe instrukcje wypełniania formularza zawarte są w pliku „Learning Agreement ERASMUS+ – krok po kroku” dostępnym poniżej ("Formularze i dokumenty pomocnicze") oraz na stronie 2 dokumentu „Learning Agreement Erasmus+”.
     
  3. Niektóre uczelnie wymagają od kandydatów formularza Transcript of Records (spis dotychczasowych zaliczeń i egzaminów na uczelni macierzystej), który muszą oni samodzielnie wypełnić i przedłożyć do potwierdzenia na swoim macierzystym wydziale/ w swoim macierzystym instytucie. Formularz ToR dostępny jest na niniejszej stronie poniżej ("Formularze i dokumenty pomocnicze").
     
  4. Kandydaci planujący realizację mobilności w uczelniach, w których językiem wykładowym jest: angielski, czeski, duński, francuski, grecki, hiszpański, niderlandzki, niemiecki, portugalski, szwedzki lub włoski, są zobowiązani przystąpić do testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support (OLS). Szczegółowe instrukcje w tej sprawie będzie zawierała wiadomość mailowa skierowana bezpośrednio do studentów objętych powyższym działaniem. Chociaż wyniki testów nie mają wpływu na ostateczne dopuszczenie kandydatów do uczestnictwa w programie, uczelnie partnerskie coraz częściej weryfikują uzyskane przez studentów oceny. Wynik B1 lub niższy uzyskany na teście skutkuje automatycznym nadaniem przez system licencji na kurs językowy. Uczestnik mobilności jest w tej sytuacji zobligowany do uczestnictwa w kursie celem podniesienia swoich kompetencji. Uniwersytet Gdański w miarę możliwości przyznaje licencje na kurs również kandydatom z wynikiem wyższym niż B1.
     
  5. Przed wyjazdem studenci mają obowiązek dopełnić formalności związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym na czas pobytu za granicą. Dowodem posiadania ubezpieczenia zdrowotnego jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), wydawana bezpłatnie przez oddziały NFZ.

    Aby otrzymać zaświadczenie o pobycie będące podstawą do wystawienia przez NFZ powyższego dokumentu, należy na około miesiąc przed wyjazdem zgłosić się do Sekcji Wymiany Zagranicznej Studentów z dowodem osobistym oraz z tzw. Letter of Acceptance z uczelni partnerskiej, potwierdzającym przyjęcie na studia w określonym czasie (akceptowane formy: plik pdf, oficjalny mail od uczelni goszczącej lub dokument przesłany pocztą tradycyjną).

    UWAGA! Osoby pracujące lub kończące 26. rok życia napotykają na częste problemy przy uzyskiwaniu karty EKUZ. Warto wcześniej sprawdzić swoją sytuację jako ubezpieczonego (częste niedopatrzenia związane z wyrejestrowaniem członków rodziny w przypadku zmiany pracy przez płatnika składek = rodzica oraz utratą przez studenta statusu ubezpieczeniowego członka rodziny po podjęciu pracy).

    Karta EKUZ nie obowiązuje w Turcji oraz Serbii, dlatego osoby tam wyjeżdżające obowiązkowo wykupują ubezpieczenie zdrowotne (komercyjne) na cały czas studiów za granicą.

    Ubezpieczenie zdrowotne (karta EKUZ/polisa obejmująca koszty leczenia) nie jest tożsame z ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Zalecane jest więc wykupienie dodatkowego ubezpieczenia NNW.
     
  6. Około trzy tygodnie przed wyjazdem studenci telefonicznie ustalają termin podpisania umowy cywilnoprawnej w SWZS. W celu podpisania umowy konieczne jest:
    • w przypadku, gdy językiem wykładowym w uczelni goszczącej jest angielski, czeski, duński, francuski, grecki, hiszpański, niderlandzki, niemiecki, portugalski, szwedzki lub włoski: wypełnienie przy pomocy narzędzia Online Linguistic Support (OLS) testu kompetencji językowych;
    • osobiste stawienie się w biurze i przedłożenie następujących dokumentów:
      1. dowód osobisty;
      2. oryginał wypełnionego i zaakceptowanego na wydziale Learning Agreement;
      3. EKUZ lub polisa ubezpieczeniowa;
      4. dokument bankowy poświadczający posiadanie przez osobę wyjeżdżającą rachunku bankowego (umowa z bankiem, zaświadczenie z banku lub zrzut ekranu komputera po zalogowaniu na odpowiedniej stronie banku):
        • uczestnik mobilności musi być jedynym właścicielem rachunku;
        • zaleca się posiadanie konta w euro, ponieważ pozwala to uniknąć przewalutowania na PLN;
        • konto uczestnika musi być założone w banku mającym siedzibę na terenie Polski.
        • UWAGA! Studenci otrzymujący stypendium ERASMUS+ połączone ze wsparciem socjalnym lub dofinansowaniem z tytułu niepełnosprawności powinni posiadać konto w polskiej walucie, ponieważ kwota ich całościowego stypendium jest wypłacana w PLN (kurs do przeliczenia kwoty określa Narodowa Agencja Programu ERASMUS+).

Czynności w trakcie mobilności

  1. W pierwszym miesiącu pobytu za granicą studenci załatwiają formalności pobytowe zgodnie z instrukcjami uczelni przyjmującej oraz wymogami administracyjnymi państwa goszczącego.  Równolegle uczestnicy programu ustalają ostateczny program zajęć w dokumencie „Learning Agreement”. Wprowadzenie zmian do pierwotnego wyboru przedmiotów (strony 5-6: Changes) jest możliwe w okresie do końca pierwszego miesiąca pobytu w uczelni goszczącej. Szczegóły dotyczące tego postępowania zawarte są w pliku „Learning Agreement Erasmus+ – krok po kroku” oraz strona 2 dokumentu „Learning Agreement Erasmus+”.

  2. Uczestnicy programu są zobowiązani uzyskać zaliczenia z wszystkich przedmiotów zatwierdzonych w Learning Agreement oraz przystąpić do egzaminów – w tym również egzaminów poprawkowych – w terminach wyznaczonych przez uczelnię przyjmującą.

  3. Studenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie semestru/roku akademickiego w uczelni przyjmującej. W ciągu ostatnich 2 tygodni przypadających przed określonym w „Umowie o wyjazd stypendialny w ramach programu ERASMUS+/studia” maksymalnym terminem zakończenia mobilności  mają oni również obowiązek wypełnienia drogą elektroniczną testu badającego postępy w nauce języka, na którego naukę wcześniej otrzymali licencję.

  4. W ostatnim tygodniu studiów w uczelni goszczącej studenci uzyskują potwierdzenie czasu studiów na formularzu Confirmation of Study Period wydanym przez koordynatora uczelni zagranicznej.

  5. Przed opuszczeniem uczelni goszczącej student otrzymuje wykaz zaliczeń – Transcript of Records. Jeśli uczelnia goszcząca do tego momentu nie jest w stanie wygenerować powyższego dokumentu, konieczne jest ustalenie terminu oraz adresu jego przesyłki.

Czynności po zakończeniu mobilności

  1. Po zakończeniu pobytu w uczelni goszczącej konieczne jest osobiste rozliczenie się z wyjazdu w SWZS. Musi ono nastąpić w terminie dwóch tygodni od daty zakończenia semestru/roku za granicą (widniejącej w potwierdzeniu czasu pobytu). Rozliczenie polega na:
    • złożeniu za pomocą narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej („Mobility Tool”) Ankiety Stypendysty Erasmusa (wyłącznie on-line, instrukcja wysyłana jest automatycznie na adres e-mail studenta);
    • wypełnieniu w systemie OLS testu końcowego z języka (wyłącznie on-line, link do testu wysyłany jest automatycznie na adres e-mail studenta);
    • przedłożeniu kompletnych dokumentów:
      1. oryginału lub kopii Learning Agreement;
      2. oryginału Confirmation of Study Period;
      3. kopii Transcript of Records  z uczelni partnerskiej, zawierającego wykaz uzyskanych przez uczestnika mobilności ocen (oryginał do wglądu pracownika SWZS).
         
  2. Rozliczenie merytoryczne (zaliczenie przedmiotów-ekwiwalentów) następuje na wydziale macierzystym studenta, na podstawie oryginału Transcript of Records.

Formularze i dokumenty pomocnicze

Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Małgorzata Boroń-Wawrzyniak
Treść wprowadzona przez: Barbara Wawro
Ostatnia modyfikacja: 
piątek, 17 lutego 2017 roku, 15:39