Dział Eksploatacji Nieruchomości
1. W strukturę Działu Eksploatacji Nieruchomości wchodzą:
1) Sekcja Administrowania Nieruchomościami ;
2) Sekcja Technicznego Utrzymania Nieruchomości wraz z Zespołami Obiektów;
3) Sekcja Domów Studenckich.
2. Sekcja Administrowania Nieruchomościami realizuje zadania powierzone administracji centralnej w zakresie zakupów i usług na potrzeby jednostek organizacyjnych, w szczególności:
1) prowadzi bieżący wykaz służbowych telefonów komórkowych i dokumentację dotyczącą telefonii komórkowej funkcjonującej w Uniwersytecie;
2) współpracuje z dziekanami i jednostkami organizacyjnymi w zakresie wykonywanych zadań;
3) W zakresie zakupów i usług wspólnych, obsługi transportowej Sekcja Administrowania Nieruchomościami w szczególności:
a) przygotowuje dokumenty do procedury przetargowej w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych m.in. na usługi sprzątania obiektów, mycia okien trudnodostępnych, dostawy; współpracuje z Centrum Polityki Zakupowej;
b) przygotowuje dokumenty i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego poza ustawą Prawo zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w UG oraz prowadzi stosowną dokumentację postępowań;
c) realizuje zapotrzebowanie na usługi i dostawy wspólne dla jednostek UG, z wyjątkiem zastrzeżonych do kompetencji innych jednostek;
d) Prowadzi rejestry udzielanych zamówień i ich kosztów.
4) Sekcja Administrowania Nieruchomościami prowadzi gospodarkę samochodową Uniwersytetu a w szczególności:
a) dysponuje środkami transportowymi oraz zabezpiecza potrzeby transportowo-spedycyjne;
b) przyjmuje, realizuje i rozlicza zlecenia transportowe w ramach usług świadczonych dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;
c) kontroluje stan techniczny pojazdów oraz ich bieżącą obsługę i wyposażenie z uwzględnieniem obowiązujących przepisów;
d) prowadzi rejestr i rozliczenie zakupionego paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych;
e) prowadzi rozliczenia i rejestry dotyczące wykorzystywania prywatnych samochodów pracowników Uniwersytetu do celów służbowych;
f) sporządza informacje o korzystaniu ze środowiska w zakresie wprowadzania gazów lub pyłów do powietrza z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych.
5) W zakresie zarządzania nieruchomościami Sekcja Administrowania Nieruchomościami realizuje zadania:
a) planowanie celów i sposobów realizacji dotyczących rozwoju nieruchomości oraz zachowania ich w stanie niepogorszonym;
b) przygotowywanie dokumentacji wymaganej przez organ administracji państwowej właściwy dla spraw skarbu państwa;
c) współpraca z właściwymi miejscowo urzędami i sądami rejonowymi oraz innymi uprawnionymi zawodowo podmiotami lub biegłymi w zakresie niezbędnych dokumentów określających stan formalno-prawny nieruchomości na podstawie wypisów i wyrysów z rejestru gruntów;
d) prowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących zasoby Uczelni;
e) informowanie o formach ochrony konserwatorskiej obiektów podlegających takiej ochronie;
f) pozyskiwanie opinii w zakresie stosowania odpowiednich cen wynajmu nieruchomości;
g) prowadzenie działań w zakresie skutecznego zarządzania i racjonalnego gospodarowania nieruchomościami;
h) proponowanie warunków umów dotyczących zbycia oraz wynajmu nieruchomości przeznaczonych na cele komercyjne;
i) procedowanie wymaganych zgód organów nadzoru;
j) współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie aktualizacji warunków współpracy;
k) współpraca z administratorami obiektów w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykorzystywaniem powierzonego przedmiotu najmu, dzierżawy;
l) opracowywanie deklaracji dotyczących podatku od nieruchomości; prowadzenie rozliczeń kontrahentów dotyczących wynajmu pomieszczeń, powierzchni i gruntów oraz innych usług, zgodnie z procedurami obowiązującymi w Uniwersytecie, z wyłączeniem prowadzenia windykacji należności;
m) prowadzenia ewidencji wykorzystania nieruchomości;
n) prowadzenie bazy danych kontrahentów;
o) prowadzenie polityki informacyjnej o wolnych zasobach lokalowych;
p) realizacja założeń Polityki Cenowej dotyczącej nieruchomości w zakresie zawartych umów, w tym nadzór i egzekwowanie postanowień umownych;
q) promowanie zasobów na zewnątrz w celu racjonalnego i efektywnego wykorzystania zasobów, w tym informację na stronie internetowej o wolnych przestrzeniach.
6) W zakresie gospodarowania odpadami Sekcja Administrowania Nieruchomościami:
a) koordynowanie działań w zakresie gospodarki odpadami prowadzonych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych UG;
b) bieżące monitorowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących obowiązków spoczywających na UG w zakresie gospodarowania odpadami oraz przedstawianie informacji w tym zakresie Zastępcy Kanclerza ds. Infrastruktury i Administracji;
c) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych w zakresie gospodarki odpadami;
d) współpraca z wyznaczonymi osobami w jednostkach organizacyjnych oraz administratorami obiektów w zakresie zagospodarowania odpadów i postępowania z nimi;
e) kontrolowanie realizacji obowiązków wynikających z gospodarowania odpadów komunalnych;
f) pełnienie obowiązków administratora Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, w tym aktualizacja danych, dodawanie nowych użytkowników, sporządzanie sprawozdań rocznych;
g) opracowywanie instrukcji i procedur postępowania z odpadami oraz ich magazynowania przy współudziale innych jednostek organizacyjnych, w tym Biura Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia;
h) propagowanie działań mających na celu edukację proekologiczną, świadomą segregację odpadów;
i) sporządzanie sprawozdań z zakresu gospodarowania odpadami, naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska;
j) prowadzi rejestr i rozliczenie zakupionego paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych;
k) prowadzi rozliczenia i rejestry dotyczące wykorzystywania prywatnych samochodów pracowników Uniwersytetu do celów służbowych;
l) sporządza informacje o korzystaniu ze środowiska w zakresie wprowadzania gazów lub pyłów do powietrza z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych.
7) W zakresie zarządzania nieruchomościami Sekcja Administrowania Nieruchomościami realizuje zadania:
a) planowanie celów i sposobów realizacji dotyczących rozwoju nieruchomości oraz zachowania ich w stanie niepogorszonym;
b) przygotowywanie dokumentacji wymaganej przez organ administracji państwowej właściwy dla spraw skarbu państwa;
c) współpraca z właściwymi miejscowo urzędami i sądami rejonowymi oraz innymi uprawnionymi zawodowo podmiotami lub biegłymi w zakresie niezbędnych dokumentów określających stan formalno-prawny nieruchomości na podstawie wypisów i wyrysów z rejestru gruntów;
d) prowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących zasoby Uczelni;
e) informowanie o formach ochrony konserwatorskiej obiektów podlegających takiej ochronie;
f) pozyskiwanie opinii w zakresie stosowania odpowiednich cen wynajmu nieruchomości;
g) prowadzenie działań w zakresie skutecznego zarządzania i racjonalnego gospodarowania nieruchomościami;
h) proponowanie warunków umów dotyczących zbycia oraz wynajmu nieruchomości przeznaczonych na cele komercyjne;
i) procedowanie wymaganych zgód organów nadzoru;
j) współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie aktualizacji warunków współpracy;
k) współpraca z administratorami obiektów w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykorzystywaniem powierzonego przedmiotu najmu, dzierżawy;
l) opracowywanie deklaracji dotyczących podatku od nieruchomości; prowadzenie rozliczeń kontrahentów dotyczących wynajmu pomieszczeń, powierzchni i gruntów oraz innych usług, zgodnie z procedurami obowiązującymi w Uniwersytecie, z wyłączeniem prowadzenia windykacji należności;
m) prowadzenia ewidencji wykorzystania nieruchomości;
n) prowadzenie bazy danych kontrahentów;
o) prowadzenie polityki informacyjnej o wolnych zasobach lokalowych;
p) realizacja założeń Polityki Cenowej dotyczącej nieruchomości w zakresie zawartych umów, w tym nadzór i egzekwowanie postanowień umownych;
q) promowanie zasobów na zewnątrz w celu racjonalnego i efektywnego wykorzystania zasobów, w tym informację na stronie internetowej o wolnych przestrzeniach.
8) W zakresie gospodarowania odpadami Sekcja Administrowania Nieruchomościami:
a) koordynowanie działań w zakresie gospodarki odpadami prowadzonych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych UG;
b) bieżące monitorowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących obowiązków spoczywających na UG w zakresie gospodarowania odpadami oraz przedstawianie informacji w tym zakresie Zastępcy Kanclerza ds. Infrastruktury i Administracji;
c) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych w zakresie gospodarki odpadami;
d) współpraca z wyznaczonymi osobami w jednostkach organizacyjnych oraz administratorami obiektów w zakresie zagospodarowania odpadów i postępowania z nimi;
e) kontrolowanie realizacji obowiązków wynikających z gospodarowania odpadów komunalnych;
f) pełnienie obowiązków administratora Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, w tym aktualizacja danych, dodawanie nowych użytkowników, sporządzanie sprawozdań rocznych;
g) opracowywanie instrukcji i procedur postępowania z odpadami oraz ich magazynowania przy współudziale innych jednostek organizacyjnych, w tym Biura Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia;
h) propagowanie działań mających na celu edukację proekologiczną, świadomą segregację odpadów;
i) sporządzanie sprawozdań z zakresu gospodarowania odpadami, naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska.
3. Sekcja Technicznego Utrzymania Nieruchomości
1) realizuje bieżącą działalność w zakresie utrzymania w ciągłej sprawności sieci, instalacji, urządzeń energetycznych, systemów wentylacji i klimatyzacji, urządzeń węzłów cieplnych i kotłowni, urządzeń transportu bliskiego, instalacji cieplnych, gazowych, systemów bezpieczeństwa przeciwpożarowego, sygnalizacji włamania i napadu, kontroli dostępu oraz sieci telefonicznej (dalej infrastruktury technicznej) w obiektach UG. Zapewnia ciągłość dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu, wody do obiektów UG oraz prowadzi ich rozliczenia. Dział w szczególności:
2) Opracowuje plany serwisów i konserwacji infrastruktury technicznej.
3) Opracowuje dokumenty i szacuje koszty do procedury przetargowej w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych na dostawy mediów oraz serwisy i konserwacje infrastruktury technicznej; współpracuje z Centrum Polityki Zakupowej.
4) Przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy i usługi poza przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w UG oraz prowadzi stosowną dokumentację postępowań.
5) Prowadzi rejestry udzielanych zamówień i ich kosztów.
6) Prowadzi rejestry i ewidencje faktur za media (energia elektryczna, energia cieplna, gaz, woda i ścieki) oraz dokonuje ich weryfikacji i opracowania.
7) Prowadzi monitoring i optymalizację zużycia mediów (energia elektryczna, energia cieplna, gaz, woda ) umożliwiającą wykonywanie analiz i bieżącą kontrolę zużycia oraz tworzenie raportów i prognoz dla poszczególnych mediów.
8) Prowadzi nadzór nad realizacją umów dotyczących napraw, serwisów i konserwacji infrastruktury technicznej.
9) Monitoruje stan techniczny oraz prawidłowość działania infrastruktury technicznej.
10) Uczestniczy w przeglądach serwisowych, regulacjach systemów wentylacji i klimatyzacji, urządzeń węzłów cieplnych i kotłowni, urządzeń transportu bliskiego, instalacji cieplnych, gazowych oraz systemów bezpieczeństwa we współpracy z gwarantem budynku, serwisantem urządzeń, a także administracją poszczególnych obiektów.
11) Współpracuje z administratorami obiektów w zakresie właściwego funkcjonowania technicznego obiektów
12) Opiniuje i wskazuje możliwości technicznych rozwiązań na obiektach
13) Opracowuje optymalizacyjne rozwiązania w zakresie bilansów cieplnych i energetycznych.
14) Usuwanie awarii sieci elektroenergetycznych średniego i niskiego napięcia, sieci przesyłowych mediów jak wod-kan, co, cw, gazów technicznych, instalacji sieci odprowadzających wód deszczowych i zbiorników w od deszczowych.
15) Pełni dyżury pogotowia w zakresie instalacji elektroenergetycznych i innych newralgicznych dla funkcjonowania urządzeń wymagających ciągłości zasilania.
16) Utrzymanie i konserwacja terenów zielonych;
17) prowadzenie procesu inwestycyjnego w zakresie pozyskiwania dokumentacji budowlano-kosztorysowej, materiałów do procesu zamówień publicznych, uzgadnianie umów dotyczących projektowania i realizacji inwestycji i remontów
4. Sekcji Technicznego Utrzymania Nieruchomości podlegają Zespoły Obiektów, które:
1) organizują, kontrolują i koordynują pracę podległych pracowników w zakresie sprzątania, prac konserwatorskich oraz utrzymania w czystości i porządku terenów zewnętrznych;
2) utrzymują w należytym stanie czystości administrowane budynki i pomieszczenia Uczelni;
3) zapewniają ochronę powierzonego mienia i składników wyposażenia obiektów;
4) dbają o aktualizację treści instrukcji bezpieczeństwa pożarowego;
5) dokonują bieżących wymaganych przepisami prawa wpisów w Książce Obiektu Budowlanego;
6) współpracują z użytkownikami obiektów w zakresie dostosowania pomieszczeń do celów działalności jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;
7) dbają o zapewnienie właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń w administrowanych obiektach;
8) współpracują przy zawieraniu umów dotyczących wynajmów pomieszczeń i powierzchni, nadzorują przestrzeganie warunków zawartych z kontrahentami umów oraz wszelkie bezumowne akcje promocyjne i informacyjne;
9) współpracują z najemcami UG w zakresie min. zgłaszania uwag merytorycznych do projektów umów najmu długoterminowych zawieranych z potencjalnymi najemcami oraz koordynują współpracę z najemcami po ich podpisaniu;
10) przygotowują w porozumieniu z dziekanem propozycje do rocznego planu remontów;
11) odpowiadają za stan techniczny oraz porządek i bezpieczeństwo terenów przy obiektach;
12) współpracują z Biurem Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia w zakresie wyposażania obiektów w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, instrukcje alarmowe oraz pożarnicze tablice informacyjno-ostrzegawcze;
13) współpracują z innymi jednostkami w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych;
14) wprowadzają dane dotyczące podległych budynków do Modelu Zarządzania Majątkiem/Nieruchomości, zgodnie z dokumentacją techniczną budynków.
15) Zadania administratorów obiektów:
a) przekazywanie do wydziału EiTUN wszelkich uwag w zakresie stanu technicznego obiektów zapotrzebowania na materiały konserwacyjno-eksploatacyjne
b) nadzór nad pracownikami - konserwatorami w zakresie ich bieżącej pracy oraz uzyskiwania wymaganych uprawnień na stanowisku pracy
c) usuwanie we własnym zakresie prostych awarii i uszkodzeń obiektów i budowli jak np. przecieki instalacji wewnętrznych, uzupełnienie wyposażenia i elementów wykończenia obiektów, prace malarskie, uzupełnienie elementów małej architektury, utrzymanie czystości w obiektach i budowlach ( zakres i sposób usuwania awarii w razie potrzeby administrator uzgadnia z właściwym terytorialnie i merytorycznie inspektorem
d) zgłaszanie ( niezwłoczne ) do wydziału EiTUN awarii mających wpływ na prawidłowe i nieprzerwane funkcjonowanie obiektów i budowli ( w tym laboratoriów ) w sposób pozwalający na podjęcie decyzji w zakresie sposobu ich usunięcia lub z wnioskiem o przeprowadzenie wizji lokalnej dla określenia sposobu i zakresu prac naprawczych
e) prowadzenie książek obiektów i budowli wraz z niezbędną kopią dokumentacji techniczno-budowlanej, instrukcjami bezpieczeństwa i protokołami przeglądów okresowych oraz innych dokumentów związanych z eksploatacją
5. Sekcja Domów Studenckich
1) Prowadzi działalność w zakresie spraw mieszkaniowych studentów, koordynuje sprawy związane z kwaterowaniem w domach studenckich, prowadzi naliczanie bieżących należności i kontroluje ich wpłaty.
2) Rozlicza koszty związane z eksploatacją domów studenckich.
3) Sprawdza prawidłowość sporządzania sprawozdań miesięcznych z działalności domów studenckich.
4) Współpracuje z Działem Inwestycji i Remontów w zakresie inwestycji, modernizacji i remontów bazy lokalowej dla studentów.
5) Współpracuje z Centrum Polityki Zakupowej w zakresie zakupów oraz przygotowuje materiały do przetargów.
6) Przyjmuje i weryfikuje wnioski o nadanie uprawnień do wjazdu na teren Bałtyckiego Kampusu Uniwersytetu Gdańskiego w Gdańsku Oliwie.
7) Prowadzi monitoring należności w zakresie ściągalności należności z tytułu zamieszkania w Domach Studenckich UG.
8) Przygotowuje i wysyła ponaglenia oraz wezwania do zapłaty.
9) Stosuje dostępne metody odzyskania należności określone w wewnętrznych aktach prawnych.
10) Gromadzi materiały niezbędne do przekazania spraw do Biura Prawnego w celu skierowania ich na drogę postępowania sądowego.
11) Sprawuje opiekę merytoryczną nad procesem monitoringu i windykacji przedsądowej wszystkich domów studenckich.
12) Prowadzi rejestr spraw objętych windykacją przedsądową i sądową.
13) Prowadzi, koordynuje i nadzoruje "Akcję Lato" w domach studenckich.
14) Sporządza zestawienie zbiorcze opłat: miejscowej i uzdrowiskowej oraz rozlicza je z miejscowymi jednostkami samorządu terytorialnego.
15) Przygotowuje projekty umów i realizuje umowy dotyczące krótkoterminowego wynajmu pomieszczeń (sale) i powierzchni przeznaczonych na akcje promocyjne i informacyjne.
16) Sekcji podlegają Zespoły Domów Studenckich oraz Zespół Lokali Użytkowych.
17) Sekcja prowadzi administrację Zespołu Domów Studenckich, która:
a) organizuje, kontroluje i koordynuje pracę w obiektach wchodzących w skład zespołu;
b) odpowiada za należyte zabezpieczenie mienia Uczelni oraz zorganizowanie pracy osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z ochroną mienia;
c) utrzymuje w należytym stanie administrowane budynki i pomieszczenia Uczelni;
d) ustala odpowiedzialność za sprzęt administracyjny i sprawuje nadzór nad racjonalną gospodarką tym sprzętem;
e) ustala zakresy obowiązków pracowników obsługi, wyznacza rejony sprzątania oraz normy zużycia środków czystości i innych materiałów wykorzystywanych przy eksploatacji budynków;
f) współpracuje z Biurem Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia w zakresie wyposażania obiektów w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, instrukcje alarmowe oraz pożarnicze tablice informacyjno-ostrzegawcze;
g) zapewnia właściwe warunki bhp w administrowanych obiektach;
h) współpracuje z Działem Inwestycji i Remontów w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych;
i) rozlicza koszty związane z eksploatacją administrowanych obiektów;
j) prowadzi sprawy związane z zawieraniem umów dotyczących usług, wynajmu pomieszczeń w budynkach zespołu;
k) prowadzi sprawy związane z zakwaterowaniem studentów i innych osób zamieszkujących doraźnie w domach studenckich;
l) prowadzi księgi meldunkowe i przyjmuje wpłaty za noclegi, a także opłaty miejscowe i uzdrowiskowe w domach studenckich;
m) zapewnia utrzymanie sprawności eksploatacyjnej i wyposażenia domów studenckich.