Komunikat dotyczący rezerwacji i zakupu biletów lotniczych krajowych i zagranicznych oraz polis | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Komunikat dotyczący rezerwacji i zakupu biletów lotniczych krajowych i zagranicznych oraz polis

KOMUNIKAT   

Informujemy Państwa, że w dniu 22 października 2018 roku Uniwersytet Gdański zawarł umowę nr A120-211-117/18/RR  z firmą Why Not Travel Sp z o.o.,Sp. k na świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych oraz polis.

 

1. Zakup biletów lotniczych krajowych i zagranicznych  wraz z polisami odbywa się za pośrednictwem:

UWAGA

Komunikat tymczasowy. Trwa aktualizacja listy osób upoważnionych do zamawiania i zakupu biletów.

  • KOMUNIKAT   

     

        

    1. Zakup biletów lotniczych krajowych i zagranicznych  wraz z polisami odbywa się za pośrednictwem:

     

    • Biura Nauki   – bilety zagraniczne i polisy dla pracowników, doktorantów i gości UG, którzy wystąpili do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą o zgodę na wyjazd/przyjazd.

     

                Adres e-mail: wyjazdy@ug.edu.pl ; adres pocztowy: 80-309 Gdańsk ul. Bażyńskiego 8

     

                  Kierownik Biura Nauki :

                  dr Katarzyna Świerk, MBA  tel.(0-58) 523 20 04, e-mail: katarzyna.swierk@ug.edu.pl, pok.401

     

     

                 Mariola Katarzyna Bełczykowska, tel. (0-58) 523 23 04, e-mail: katarzyna.belczykowska@ug.edu.pl , pok. 511

                 mgr Anna Stolarczyk, tel. (0-58) 523 23 04, e-mail: anna.stolarczyk@ug.edu.pl, pok.511

                 mgr Anna Wilińska, tel. (0-58) 523 23 04, e-mail: anna.wilinska@ug.edu.pl, pok. 511

                 mgr Ewa Kraska, tel. 523 24 60, e-mail: ewa.kraska@ug.edu.pl , pok. 512

                 mgr Sylwia Heltman, tel. (0-58) 523 24 60, e-mail: sylwia.heltman@ug.edu.pl, pok. 512

     

     

    • Osób upoważnionych na Wydziałach – bilety zagraniczne i polisy dla studentów i gości UG, bilety krajowe dla pracowników, studentów, gości UG (Koła Naukowe, recenzenci, konferencje krajowe) – pełna treść komunikatu oraz lista osób w załączniku. 

     

     

         

    1. Osoba wyjeżdżająca dokonuje rezerwacji przelotu (osobiście, telefonicznie, faksem lub elektroniczniew :

     

    Firma:

     WhyNotTravel Sp. z o.o., Sp. k.  z siedzibą: 36-020 Tyczyn,  ul. Kielnarowa 108a

     

    • Kontakt telefoniczny z upoważnionymi przedstawicielami Wykonawcy:

          Dni robocze w godzinach 08:00-18:00, dni wolne od pracy w godzinach 10:00-15:00  pod numerem telefonu:

    p. Sebastian Góras, p. Piotr Trentowski,  p. Wioletta Chochorowska, p. Sławomira Wachnik, p. Sebastian Góras, p. Małgorzata Strzeżek, p. Izabela Matuszczak, p. Małgorzata Świętochowska

    tel.: +48224659185, fax: +48221120820,

    p. Mariana Giefert, p. Małgorzata Lew tel. +48172306850, fax: +48177788390,

     

           Całodobowo w przypadkach zaistnienia sytuacji nieprzewidzianej, awaryjnej, szczególnie w trakcie  

           trwania podróży poza granicami kraju  pod numerem : +48 570 055 600

     

    Kontakt e-mail:  ugdansk@whynottravel.pl

  • Proces zamawiania  biletów lotniczych i polis:

     

    1. Po złożeniu zamówienia przez Zamawiającego z określeniem warunków podróży w tym m.in. czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, z uwzględnieniem bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie, Wykonawca w nieprzekraczalnym terminie 1 godziny, przedstawi drogą elektroniczną Zamawiającemu propozycję minimum 2 wariantów przelotu oferując najtańszy bilet (z najniższą ceną) na danej trasie i w danym dniu, z wykorzystaniem wszystkich dostępnych promocji  i taryf specjalnych (publikowanych i niepublikowanych), z zachowaniem uczciwości handlowej.
    2. Zamawiający wybiera wariant  przelotu  i potwierdza Wykonawcy drogą elektroniczną  rezerwację  podając: dane pasażera, termin podróży, klasę podróży, miejsce wylotu i przylotu, a Wykonawca na tej podstawie dokonuje rezerwacji miejsca.
    3. Wykonawca po dokonaniu rezerwacji przekaże Zamawiającemu jej potwierdzenie zawierające ostateczną datę wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji (z zachowaniem ceny biletu określonej w rezerwacji).
    4. Wykonawca każdorazowo drogą elektroniczną  informuje Zamawiającego  o zmianie  warunków rezerwacji oraz o upływającym terminie rezerwacji.
    5. Zamawiający potwierdzając rezerwację zobowiązuje Wykonawcę do wystawienia biletu i polisy. Wykonawca zapewnia możliwość ubezpieczenia w minimum trzech towarzystwach ubezpieczeniowych do wyboru. Wariant ubezpieczenia każdorazowo do uzgodnienia.
    6. Wykonawca, po potwierdzeniu rezerwacji przez Zamawiającego, a przed wystawieniem biletu,  dokona sprawdzenia w systemie rezerwacyjnym, czy jest to najkorzystniejszy cenowo w danej chwili wariant przelotu.
    7. Wykonawca dostarczy bilety wraz z polisami elektronicznie na wskazane przez Zamawiającego adresy poczty elektronicznej (pasażera i osoby potwierdzającej rezerwację), nie później niż 1 godzinę od momentu potwierdzenia rezerwacji i zlecenia wystawienia biletu przez Zamawiającego. Bilety mają być przekazywane Zamawiającemu bezpośrednio z globalnego systemu rezerwacji lotniczej używanego przez Wykonawcę, a nie z poczty elektronicznej Wykonawcy.

          Wraz z biletem Wykonawca dostarczy informacje o ewentualnej zmianie i zwrocie biletu oraz całodobowy numer telefonu awaryjnego do wykorzystania w przypadku   komplikacji w trakcie podróży.

     

    1. Po dokonaniu przez osobę wyjeżdżającą wyboru wariantu przelotu i akceptacji warunków rezerwacji, pracownik Biura Nauki lub osoba upoważniona na Wydziale/J.O., (po otrzymaniu zgody dysponenta środków finansowych) potwierdza zamówienie przez zlecenie (e-mail) wystawienia biletu i/lub polisy oraz faktury przelewowej w Why Not Travel Sp. z o.o., Sp. k. 

     

    1. Faktury należy opracować w następujący sposób:

    Przetarg nieograniczony A120-211-117/18/RR

    ……………………………………………………………………..

    (data i podpis osoby dokonującej zamówienia)

ZałącznikWielkość
PDF icon umowa_why_not_travel_2018.2020.pdf10.9 MB