Szanowni Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego
Sposób przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum zakładowego Uniwersytetu Gdańskiego został uregulowany w obowiązującej Instrukcji Archiwalnej, wprowadzonej w życie zarządzeniem Rektora nr 97R/16 z dnia 13.10.2016 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum zakładowego Uniwersytetu Gdańskiego. Rozdział 5 Instrukcji Archiwalnej: Przekazywanie i przejmowanie dokumentacji do Archiwum szczegółowo instruuje, w jaki sposób należy uporządkować akta, ponumerować i zszyć dokumenty, opisać teczki i sporządzić spisy zdawczo – odbiorcze zarówno dla materiałów archiwalnych – dokumentacji kat. „A” , jak
i dla dokumentacji kat. „B”.
Przypominam, że zgodnie z obowiązującymi na Uniwersytecie Gdańskim przepisami prawa, „ dokumentacja przekazywana do archiwum powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej jednostce pracownika” (par. 20 Instrukcji Archiwalnej). Do prawidłowego przygotowania materiałów archiwalnych – kat. „A” przekazywanych do Archiwum UG zobowiązana jest więc jednostka, z której dokumenty pochodzą. Kierownicy jednostek organizacyjnych powinni kontrolować przestrzegania zapisów Instrukcji Archiwalnej przez osoby, które przygotowują dokumentację do przekazania oraz wykonują spisy zdawczo – odbiorcze.
W razie wątpliwości co do sposobu przygotowania dokumentacji należy zgłosić się do pracowników Archiwum UG w celu konsultacji.
Kontakt: e-mail archiwum@ug.edu.pl
tel. 58 523 23 27, 58 523 31 46, kom. 725 991 072
Kierownik
Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego
mgr Hanna Jaszkowska