Informacja Kierownika Archiwum UG dla Kierowników JO UG w sprawie przekazywania materiałów historycznych kat. „A” do archiwum zakładowego | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Informacja Kierownika Archiwum UG dla Kierowników JO UG w sprawie przekazywania materiałów historycznych kat. „A” do archiwum zakładowego

Szanowni Kierownicy Jednostek Organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego

  Sposób przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum zakładowego Uniwersytetu Gdańskiego został uregulowany w obowiązującej Instrukcji Archiwalnej, wprowadzonej w życie zarządzeniem Rektora nr 97R/16 z dnia 13.10.2016 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum zakładowego Uniwersytetu Gdańskiego.  Rozdział 5 Instrukcji Archiwalnej: Przekazywanie i przejmowanie dokumentacji do Archiwum szczegółowo instruuje, w jaki sposób należy uporządkować akta, ponumerować i zszyć dokumenty, opisać teczki i sporządzić spisy zdawczo – odbiorcze  zarówno dla materiałów archiwalnych – dokumentacji kat. „A” , jak
i dla dokumentacji kat. „B”.

    Przypominam, że zgodnie z obowiązującymi na Uniwersytecie Gdańskim przepisami prawa, „ dokumentacja przekazywana do archiwum powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej jednostce pracownika” (par. 20 Instrukcji Archiwalnej). Do prawidłowego przygotowania materiałów archiwalnych – kat. „A”  przekazywanych  do Archiwum UG zobowiązana jest więc jednostka, z której dokumenty pochodzą.  Kierownicy jednostek organizacyjnych powinni kontrolować przestrzegania zapisów Instrukcji Archiwalnej przez osoby, które przygotowują dokumentację do przekazania oraz wykonują spisy zdawczo – odbiorcze. 

 

    W razie wątpliwości co do sposobu przygotowania dokumentacji należy zgłosić się do pracowników Archiwum UG w celu konsultacji.

 

 

Kontakt: e-mail archiwum@ug.edu.pl
tel. 58 523 23 27,  58 523 31 46,  kom. 725 991 072

Kierownik

Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego

mgr  Hanna Jaszkowska