Informacja Działu Zamówień Publicznych w sprawie regulaminu Rejestru zamówień publicznych do 30 tyś. euro. | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Informacja Działu Zamówień Publicznych w sprawie regulaminu Rejestru zamówień publicznych do 30 tyś. euro.

W związku z pojawiającymi się niejasnościami dotyczącymi wpisów do  Rejestru zamówień publicznych do 30 tyś. euro, Sekcja Realizacji Umów Działu Zamówień Publicznych UG, uprzejmie przypomina zasady dokonywania wpisów w formie Regulaminu. Regulamin dostępny jest w Portalu Intranetowym, po zalogowaniu (zgodnie z posiadanymi uprawnieniami:https://pi.ug.edu.pl).

Regulamin Rejestru zamówień publicznych do 30 tyś. Euro - wersja 2019

  1. Rejestr zamówień do 30 tyś euro nie jest zestawieniem dokumentów księgowych, ani źródeł finansowania.
  2. Nie rejestrujemy dokumentu księgowego korygującego np. faktury korygującej, jako zamówienia odrębnego, bez względu na wartość.
  3. Dokumenty księgowe korygujące np. faktury korekty, w każdym wypadku dotyczą dokumentu księgowego podstawowego. Jedynie przypadku zmiany wartości zamówienia (na podst. korekty), należy dokonać odpowiedniej korekty wpisu dokumentu księgowego podstawowego.  Następnie na dokumencie księgowym korekty wpisać numer wpisu dokumentu korygowanego podstawowego.
  4. Nie rejestrujemy dokumentów księgowych  typu proforma czy przedpłat.
  5. Nie rejestrujemy dokumentów nie będących zamówieniem publicznym na mocy art. 2 pkt. 13 ustawy Pzp. czyli dokumentów prywatnych, wystawionych na okaziciela np. paragonów, kwitów parkingowych, not księgowych wewnętrznych wystawionych przez UG, patentów, należności celno-skarbowych, wszelkich biletów na okaziciela, opłat za autostrady, wydatków z tyt. umów dofinansowania przedsięwzięcia wydawniczego itp.
  6. Rejestracja w rejestrze  dotyczy wyłącznie dokumentów księgowych w walucie PLN. Kurs przeliczeniowy walut uzyskać można w Dziale Finansowym UG.
  7. Obowiązuje bezwzględna zasada umieszczania wyłącznie jednego wpisu do Rejestru dla tego samego dokumentu księgowego w pełnej wartości.
  8. Wpisu do Rejestru pełnej wartości dokumentu dokonuje Jednostka Organizacyjna UG, na rzecz której realizowane było zamówienie, lub która jako pierwsza otrzymała dokument księgowy z zewnątrz.  
  9. W przypadku wystąpienia wielu źródeł finansowania dla opracowania jednego dokumentu księgowego, poszczególne kołyski kosztowe opisuje się tym samym numerem wpisu do Rejestru.
  10. Rejestrujemy wyłącznie dokumenty księgowe wystawione na Uniwersytet Gdański, biorąc pod uwagę powyższe zasady.
  11. Rejestrujemy umowy cywilnoprawne (o dzieło/zlecenia), a nie rachunki do tych umów. Na rachunek wpisujemy jedynie wcześniej nadany numer przy rejestracji umowy. 
  12. Do Rejestru nie wpisujemy danych osobowych (imion i nazwisk, adresów itp.)  osób z którymi UG zawiera umowy cywilnoprawne.
  13. Dokumenty księgowe z datą wystawienia w roku 2018, należy wpisywać do Rejestru zamówień do 30 tyś euro - wyłącznie do  11 lutego 2019 roku.  Po tym terminie dokumenty księgowe wystawione w 2018 roku należy opracować i przekazywać bez wpisów do Rejestru.

  

Jacek Jętczak 

Zastępca Kierownika

Działu Zamówień Publicznych

Kierownik Sekcji Realizacji Umów

Uniwersytet Gdański