fbpx Procedura wyjazdowa "krok po kroku" | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Jesteś tutaj

Procedura wyjazdowa "krok po kroku"

Procedura wyjazdowa "krok po kroku"

 

•  Czynności przed rozpoczęciem mobilności

 

•  Czynności w trakcie mobilności

•  Czynności po zakończeniu mobilności

 

Czynności przed rozpoczęciem mobilności

Po  pozytywnie zakończonej rekrutacji na macierzystym wydziale, w połowie marca, Studenci zostają wpisani przez swoich Koordynatorów wydziałowych/instytutowych do elektronicznego systemu rejestracji studentów programu Erasmus+ (ESRS – Erasmus Students Registration System). Skutkuje to otrzymaniem drogą elektroniczną (systemowy e-mail)  instrukcji  utworzenia indywidualnego konta w ESRS.

Zrekrutowani Studenci  dokonują pierwszego logowania do elektronicznego systemu rejestracji studentów programu Erasmus+ (ESRS), weryfikują i uzupełniają wymagane informacje/dane w zakładce ‘Informacje o Studencie”.

W okresie marzec-kwiecień zrekrutowani Studenci zostają nominowani do uczelni partnerskich jako uczestnicy programu Erasmus+ w roku akademickim 2020/2021. Procedurę nominowania prowadzi Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+) w Biurze Współpracy Międzynarodowej  (BWM), które odpowiada za stronę administracyjno–finansową wyjazdów w ramach programu Erasmus+ na Uniwersytecie Gdańskim.

Studenci realizujący mobilność w programie Erasmus+  są zobowiązani do osobistego uczestnictwa w spotkaniu informacyjnym organizowanym przez SOP Erasmus+  w dwóch terminach (do wyboru), na przełomie kwietnia i maja. Szczegółowa informacja o terminie i miejscu spotkania jest rozsyłana pocztą elektroniczną. Obecność obowiązkowa!

AKTUALIZACJA!!!

Ze względu na trwającą epidemię  koronawirusa COVID-19 spotkania informacyjne w dotychczasowej formie nie odbędą się.  Najważniejsze informacje na temat Programu i czekających Państwa procedur postaramy się przekazać w formie nagranego wykładu. Odbędą się także  2 sesje konsultacji oraz zostaną wyznaczone terminy dyżurów telefonicznych. O szczegółach zostaną Państwo powiadomieni drogą mailową (koniec kwietnia). 

A) wymagania uczelni goszczącej:

Studenci przygotowują i samodzielnie wysyłają dokumenty wymagane przez uczelnię goszczącą we wskazanej przez nią formie i przestrzegając wyznaczonych  terminów.

Niezależnie od sposobu składania aplikacji bezwzględnie należy przestrzegać terminu zgłoszeń w uczelni docelowej!

Niektóre uczelnie wymagają od kandydatów formularza Transcript of Records (spis dotychczasowych zaliczeń i egzaminów na uczelni macierzystej), który muszą oni samodzielnie wypełnić i przedłożyć do potwierdzenia na swoim macierzystym wydziale/ w swoim macierzystym instytucie. Formularz ToR do pobrania dostępny jest na niniejszej stronie poniżej ("Formularze i dokumenty pomocnicze").

B)  wymagania uczelni macierzystej:

  •  Learning Agreement (LA)

Przed wyjazdem każdy student zobowiązany jest wypełnić pod opieką Koordynatora Wydziałowego/ Instytutowego formularz Learning Agreement - część "Section to be completed BEFORE THE MOBILITY"  (uzgodnienie programu, który będzie realizowany w uczelni goszczącej) i uzyskać na nim podpisy Koordynatora Wydziałowego/Instytutowego UG oraz Koordynatora odpowiedzialnego za uzgodniony program po stronie uczelni przyjmującej. Program musi być dobrany w taki sposób, aby zapewniał   zdobycie w uczelni przyjmującej co najmniej  30 ECTS/semestr lub 60 ECTS/rok akademicki (formularz LA dostępny w załącznikach, na dole strony).

  • Internal Addendum to  Learning Agreement

Przed wyjazdem należy przygotować dokument „Internal Addendum to Learning Agreement”. Służy  on do wpisania tych przedmiotów z programu studiów w UG, które nie mają ekwiwalentów w uczelni goszczącej i z tego względu Studenci będą zobowiązani zrealizować je  po powrocie z wymiany (formularz dostępny w załącznikach, na dole strony).

  • Ubezpieczenie – KL ( Koszty Leczenia)

Przed wyjazdem studenci mają obowiązek dopełnić formalności związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym obowiązującym przez cały czas pobytu za granicą. Dowodem posiadania ubezpieczenia zdrowotnego jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), wydawana bezpłatnie przez oddziały NFZ, obejmująca czas trwania całej mobilności.

Karta EKUZ musi być wydana na podstawie wniosku o wyjazd w celu studiowania (nie w celu turystycznym). W przypadku posiadania wcześniej wyrobionej długoterminowej  karty EKUZ  wydanej w celu turystycznym, należy ponownie złożyć wniosek. Do wniosku  o wydanie karty EKUZ w celu studiowania należy dołączyć zaświadczenie z uczelni. Aby otrzymać  odpowiednie zaświadczenie, które jest niezbędne do wystawienia przez NFZ karty EKUZ w celu studiowania, należy na około miesiąc przed wyjazdem okazać (w systemie ESRS) tzw. Letter of Acceptance  z uczelni partnerskiej, potwierdzający przyjęcie na studia w określonym czasie (akceptowane formy: plik pdf dokumentu uczelni goszczącej lub oficjalny mail od uczelni goszczącej). Następnie, na e-mailową prośbę studenta skierowaną do biura SOP Erasmus+ (bwzs@ug.edu.pl), wystawiane jest zaświadczenie (dostępne do pobrania w systemie ESRS).

UWAGA! Osoby pracujące lub kończące 26. rok życia napotykają na częste problemy przy uzyskiwaniu karty EKUZ. Warto wcześniej sprawdzić swoją sytuację jako ubezpieczonego (częste niedopatrzenia związane z wyrejestrowaniem członków rodziny w przypadku zmiany pracy przez płatnika składek = rodzica oraz utratą przez studenta statusu ubezpieczeniowego członka rodziny po podjęciu pracy).

Karta EKUZ obowiązuje tylko na terenie UE, dlatego osoby wyjeżdżające poza teren UE  obowiązkowo wykupująkomercyjne  ubezpieczenie zdrowotne  na cały czas studiów za granicą.

Zakres ubezpieczenia zdrowotnego oferowanego przez Narodowy Fundusz Zdrowia  (karta EKUZ/polisa obejmująca koszty leczenia) może być niewystarczający, szczególnie w przypadku transportu i szczególnej interwencji medycznej. W związku z tym zalecane jest wykupienie komercyjnej polisy obejmującej koszty leczenia (KL).

  • Ubezpieczenie – NNW (Następstawa Nieszczęśliwych Wypadków)

Każdy Student jest zobowiązany wykupić, przed wyjazdem komercyjne  ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), obejmujące cały czas trwania mobilności.

  • Serwis „Odyseusz”

Studenci posiadający obywatelstwo polskie zobowiązani są zarejestrować się w serwisie "Odyseusz" prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/).

  • Online Linguistic Support (OLS)

Kandydaci planujący realizację mobilności w uczelniach, w których językiem wykładowym jest: angielski, francuski, hiszpański, niderlandzki, niemiecki, włoski, portugalski, bułgarski, chorwacki, czeski, duński, fiński, grecki, rumuński, słowacki, szwedzki, węgierski, są zobowiązani przystąpić do testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support (OLS). Szczegółowe instrukcje w tej sprawie będzie zawierała wiadomość mailowa skierowana bezpośrednio do studentów objętych powyższym działaniem. Chociaż wyniki testów nie mają wpływu na ostateczne dopuszczenie kandydatów do uczestnictwa w programie, uczelnie partnerskie coraz częściej weryfikują uzyskane przez studentów oceny. Wynik B1 lub niższy uzyskany na teście skutkuje automatycznym nadaniem przez system licencji na kurs językowy (online), po warunkiem że kurs w danym języku jest dostępny. Uczestnik mobilności jest w tej sytuacji zobligowany do uczestnictwa w kursie celem podniesienia swoich kompetencji. Studenci, którzy uzyskali wynik wyższy niż B1 mogą zdecydować się na kurs językowy, ale nie jest on nadawany im obligatoryjnie, a wymaga zaznaczenia odpowiedniej opcji na swoim indywidualnym koncie w systemie OLS.

Studenci są zobowiązani do wykonania pierwszego testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support  najpóźniej na dobę przed umówionym spotkaniem w SOP Erasmus+, w celu podpisania umowy o wyjazd stypendialny.

  • Zawarcie Umowy Cywilnoprawnej

Około dwa-trzy tygodnie przed wyjazdem (najwcześniej pod koniec lipca) studenci mają obowiązek  stawić się osobiście w Sekcji Obsługi Programu Erasmus+, w celu podpisania umowy stypendialnej. Osobiste podpisanie umowy stypendialnej jest warunkiem niezbędnym do otrzymania  dofinansowania w ramach programu Erasmus+.

! Prosimy o uwzględnienie potrzeby  osobistego przybycia do naszego biura w swoich planach wakacyjnych poprzedzających mobilność Erasmusową.  

Ustalenie terminu podpisania umowy wymaga wcześniejszego kontaktu telefonicznego z Sekcją Obsługi Programu Erasmus+ :  tel.+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 3122.

W celu podpisania umowy konieczne jest: 
  • Uzupełnienie wszystkich danych i dokumentów wymaganych w systemie ESRS (szczegółowe wskazówki – plik ESRS w "Formularzach i dokumentach pomocniczych” na dole strony)  
  • w przypadku, gdy językiem wykładowym w uczelni goszczącej jest: angielski, francuski, hiszpański, niderlandzki, niemiecki, włoski, portugalski, bułgarski, chorwacki, czeski, duński, fiński, grecki, rumuński, słowacki, szwedzki lub węgierski, wypełnienie przy pomocy narzędzia Online Linguistic Support (OLS) testu kompetencji językowych (najpóźniej na dzień przed umówionym spotkaniem w celu podpisania  indywidualnej umowy cywilnoprawnej.
  • osobiste stawienie się w biurze i przedłożenie do wglądu następujących dokumentów: 

           a) dowodu osobistego;

           b) karty ubezpieczenia zdrowotnego EKUZ;

           c) oryginału polisy NNW

 

Czynności w trakcie mobilności

1.  W pierwszym miesiącu pobytu za granicą studenci załatwiają formalności pobytowe zgodnie z instrukcjami uczelni przyjmującej oraz wymogami administracyjnymi państwa goszczącego.  Równolegle uczestnicy programu ustalają ostateczny program zajęć w dokumencie „Learning Agreement”. Wprowadzenie zmian do pierwotnego wyboru przedmiotów (strony 5-6: Changes) jest możliwe w okresie 30 dni od rozpoczęcia pobytu w uczelni goszczącej. Szczegóły dotyczące tego postępowania zawarte są w pliku „Learning Agreement Erasmus+ – krok po kroku” oraz strona 2 dokumentu „Learning Agreement Erasmus+”.

2.  Uczestnicy programu są zobowiązani uzyskać zaliczenia z wszystkich przedmiotów zatwierdzonych
w Learning Agreement oraz przystąpić do egzaminów – w tym również egzaminów poprawkowych –
w terminach wyznaczonych przez uczelnię przyjmującą.

3.  Studenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie semestru/roku akademickiego w uczelni przyjmującej. W ciągu ostatnich 2 tygodni przypadających przed określonym
w „Umowie o wyjazd stypendialny w ramach programu ERASMUS+/studia” maksymalnym terminem zakończenia mobilności  mają oni również obowiązek wypełnienia drogą elektroniczną testu badającego postępy w nauce języka, na którego naukę wcześniej otrzymali licencję.

4.  W ostatnim tygodniu studiów w uczelni goszczącej studenci uzyskują potwierdzenie czasu studiów
na formularzu Confirmation of Study Period wydanym przez koordynatora uczelni zagranicznej.

5.  Przed opuszczeniem uczelni goszczącej student otrzymuje wykaz zaliczeń – Transcript of Records. Jeśli uczelnia goszcząca do tego momentu nie jest w stanie wygenerować powyższego dokumentu, konieczne jest ustalenie terminu oraz adresu jego przesyłki.

 

Czynności po zakończeniu mobilności

1.  Po zakończeniu pobytu w uczelni goszczącej konieczne jest osobiste rozliczenie się z wyjazdu w Biurze Współpracy Międzynarodowej. Musi ono nastąpić w terminie dwóch tygodni od daty zakończenia semestru/roku za granicą    (widniejącej w potwierdzeniu czasu pobytu).

 Biuro Współpracy Międzynarodowej
 Rektorat UG; pokój 202
 pon.-wt. oraz czw.-piat. w godz. 9.00-14.00
 środa – nieczynne

2.  Rozliczenie polega na:
•  złożeniu za pomocą narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej („Mobility Tool”) Ankiety Stypendysty Erasmusa (wyłącznie on-line, zaproszenie wysyłane jest automatycznie na adres e-mail studenta);
•  wypełnieniu w systemie OLS testu końcowego z języka (końcowy test kompetencji językowej nie dotyczy studentów, którzy z pierwszego testu uzyskali wynik C2; link do testu wysyłany jest automatycznie na adres e-mail studenta);
•  przedłożeniu w BWM kompletnych dokumentów :
      a. Confirmation of Study Period;
      b. Transcript of Records
•  okazaniu kompletnego dokumentu Learning Agreement poprzez umieszczenie go na indywidualnym koncie w systemie ESRS  (włącznie z częścią dotyczącą zmian w programie, jeżeli takowe miały miejsce)

3. Rozliczenie merytoryczne (zaliczenie przedmiotów-ekwiwalentów) następuje na wydziale macierzystym studenta, na podstawie oryginału Transcript of Records.

 

Formularze i dokumenty pomocnicze

Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Monika Butkiewicz
Treść wprowadzona przez: Joanna Szymańska
Ostatnia modyfikacja: 
wtorek, 7 kwietnia 2020 roku, 13:19