Załącznik nr 1 do Zasad gospodarowania środkami budżetowymi na działalność statutową wydziałów UG ze zm.

INSTRUKCJA FINANSOWA DS – UPB

dotycząca zadań badawczych oraz opracowywania i obiegu dokumentów finansowych związanych z wydatkowaniem dotacji na działalność statutową – utrzymanie potencjału badawczego

I. ZADANIA BADAWCZE

1. Realizowanym zadaniom badawczym, na podstawie pisemnej informacji dziekana, uwzględniającej wysokość środków przyznanych na ich realizację, Sekcja ds. Rozliczeń nadaje numery z oznaczeniem roku ich rozpoczęcia.

2. Sekcja ds. Rozliczeń informuje o nadanych numerach zadań badawczych dziekana oraz Dział Kontrolingu.

II. OPRACOWYWANIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH

1. Dokumenty finansowe związane z wydatkowaniem dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego muszą być opisane następująco:

530 – JO – Nr zadania – Rok rozpoczęcia zadania – Kategoria wydatku

gdzie:

530 – oznacza konto księgowe dotacji podmiotowej na działalność statutową – utrzymanie potencjału badawczego,

JO – oznacza symbol jednostki organizacyjnej zgodny z aktualnym wykazem symboli jednostek organizacyjnych UG,

Nr zadania – oznacza numer zadania badawczego nadany przez Sekcję ds. Rozliczeń,

Rok rozpoczęcia zadania – oznacza rok na który została przyznana dotacja,

Kategoria wydatku – oznacza zakwalifikowanie wydatku do określonej kategorii za pomocą kodów określonych w poniższej tabeli.

2. Za prawidłowy opis dokumentów finansowych i ich kontrolę merytoryczną odpowiada kierownik zadania badawczego podpisując je jako dysponent środków.

III. OBIEG DOKUMENTÓW FINANSOWYCH

1. Obieg dokumentów finansowych dotyczących działalności statutowej – na utrzymanie potencjału badawczego, zwanej dalej „DS-UPB”, koordynuje i monitoruje Dział Kontrolingu.

2. Niżej wymienione dokumenty finansowe dotyczące DS-UPB:

   1. faktury,

   2. faktury pro-forma,

   3. faktury zaliczkowe,

   4. faktury korygujące,

   5. przedpłaty,

   6. rachunki,

   7. umowy o dzieło i zlecenia z rachunkami,

   8. kserokopie umów o pracę, dodatkowych wynagrodzeń, dodatków specjalnych itp. obejmujących wynagrodzenia osobowe,

   9. delegacje krajowe,

   10. noty księgowe,

   11. wniosek o zaliczkę,

   12. inne pisma (prośby, wnioski) dotyczące przeksięgowań wszystkich rodzajów kosztów kierownicy zadań badawczych składają do Działu Kontrolingu.

3. Wewnętrzne noty księgowe dotyczące przeksięgowań pomiędzy zadaniami rozliczeń muszą zawierać informację o numerze dokumentu źródłowego oraz numerze zadania, którego ma dotyczyć przeksięgowanie.

4. Dział Kontrolingu UG prowadzi bieżącą ewidencję dokumentów finansowych, o których mowa w pkt 2, przeprowadza ich kontrolę formalno-rachunkową, potwierdza dysponowanie środkami oraz przekazuje do dalszego procedowania w jednostkach administracji centralnej UG, zgodnie z kompetencjami.

5. Dział Kontrolingu UG sporządza comiesięczną informację o wpływach i wydatkach dotyczących DS-UPB, udostępnianą w Portalu zarządczym władzom uczelni oraz dziekanom.

6. Dział Kontrolingu UG przekazuje kierownikom zadań badawczych lub pracownikom przez nich upoważnionym, po zgłoszeniu przez nich zapotrzebowania, informacje finansowe dotyczące bezpośrednio realizowanego przez nich zadania.

IV. OPRACOWYWANIE I OBIEG DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH ZAKUPU LUB

WYTWORZENIA APARATURY NAUKOWO-BADAWCZEJ ZWIĄZANEJ Z REALIZACJĄ ZADAŃ

1. Z dotacji budżetowej DS-UPB można przeznaczyć środki finansowe na zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej związanej z realizacją zadania, za wyjątkiem dużej infrastruktury badawczej, czyli o wartości przekraczającej:

   1. 150 000 zł - w przypadku aparatury służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych   w   grupie   nauk   humanistycznych,   społecznych   oraz   nauk   o   sztuce  i twórczości artystycznej,

   2. 500 000 zł - w przypadku aparatury służącej do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych w grupie nauk ścisłych, inżynierskich oraz nauk o życiu.

2. Kierownik  zadania  badawczego  składa  w  Dziale  Kontrolingu  wniosek  z  uzasadnieniem  o wyrażenie zgody na wydatek, o którym mowa w rozdziale III pkt 6, w celu uzyskania potwierdzenia dostępności środków finansowych.

V. OPRACOWYWANIE I OBIEG DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH WYJAZDÓW

SŁUŻBOWYCH ZA GRANICĘ

1. Wniosek o wyjazd służbowy za granicę finansowany z dotacji DS-UPB zawierający informację o planowanych pełnych kosztach wyjazdu, kierownik zadania badawczego składa w Dziale Kontrolingu, który po potwierdzeniu dostępności środków, przekazuje go do dalszego procedowania Sekcji  Współpracy Międzynarodowej.

2. Sekcja Współpracy Międzynarodowej nadaje wnioskowi, o którym mowa w rozdziale IV pkt 2, kod wyjazdu.

3. Zgodę na wyjazd służbowy za granicę, o którym mowa w rozdziale IV pkt 2, wydaje Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą wyłącznie po uzyskaniu potwierdzenia dostępności środków finansowych.

4. Niżej  wymienione   dokumenty   finansowe   potwierdzające   poniesione   koszty   wyjazdu,  o którym mowa w rozdziale IV pkt 2:

   1. druk polecenia wyjazdu służbowego,