The English version can be found at the bottom of the page.

§ 1. Warunki ogólne

1. Rekrutacja do szkół doktorskich w Uniwersytecie Gdańskim odbywa się za pośrednictwem systemu Internetowej Rekrutacji Kandydatów (zwanej dalej IRK).

2. Kandydat ubiegający się o przyjęcie do szkoły doktorskiej akceptuje warunki rekrutacji na Uczelni, w tym:
1) wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentowania toku studiów. Brak wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwia wzięcie udziału w rekrutacji,
2) wyraża zgodę na otrzymanie elektronicznej decyzji w przypadku nieprzyjęcia na studia, a w przypadku kandydatów, którzy uzyskali wykształcenie poza granicami Polski również warunkowej decyzji o przyjęciu,
3) potwierdza zapoznanie się z zasadami rekrutacji na UG.

3. Uczelnia nie ponosi odpowiedzialności za brak załączenia lub załączenie przez kandydata: niekompletnych, nieczytelnych lub błędnych skanów dokumentów.

§ 2. Zakładanie konta w IRK

Kandydat dokonuje rejestracji na stronie internetowej irk.ug.edu.pl, a następnie:
1) aktywuje konto w systemie IRK, klikając na link aktywacyjny przysłany w e-mailu,
2) loguje się do systemu IRK,
3) wypełnia formularz z danymi osobowymi, adresowymi oraz dotyczącymi wykształcenia.

§ 3. Zapisy do wybranej szkoły doktorskiej

Po zarejestrowaniu się w systemie IRK, kandydat, ma możliwość zapisu do dowolnej liczby szkół doktorskich. W tym celu należy:
1) wybrać właściwą dyscyplinę w danej szkole doktorskiej,
2) załączyć pliki wymaganych dokumentów (w formacie .pdf).
W przypadku załączenia pliko w niekompletnych, nieczytelnych lub błędnych kandydat otrzyma informację zwrotną w systemie IRK o konieczności wgrania prawidłowych plików w wyznaczonym terminie. Brak załączonych plików lub załączenie plików niekompletnych, nieczytelnych lub błędnych skutkuje dyskwalifikacją.

§ 4. Opłata rekrutacyjna

1. Kandydat uiszcza opłatę rekrutacyjną nie później niż w ostatnim dniu rejestracji, dokonując przelewu na numer konta podany w systemie IRK w zakładce „Płatności”.

2. W przypadku, gdy uiszczona w terminie opłata rekrutacyjna nie została odnotowana w systemie IRK lub przypisana do dyscypliny przy właściwej szkole doktorskiej, w celu odznaczenia jej w IRK przez pracownika UG, należy dzień po zakończeniu rejestracji dostarczyć dowód wpłaty do Biura Rekrutacji lub komisji rekrutacyjnej właściwej dla danej szkoły doktorskiej.
Niedopełnienie niniejszego obowiązku wyklucza z postępowania rekrutacyjnego.

3. W przypadku, gdy opłata nie została przyporządkowana do dyscypliny przy właściwej szkole doktorskiej, a rejestracja:
1) nadal trwa – kandydat może dokonać samodzielnie przeniesienia opłaty w systemie IRK;
2) zakończyła się i nie ogłoszono listy kandydatów – kandydat powinien skontaktować się z Biurem Rekrutacji w celu przeniesienia opłaty.

4. Brak opłaty rekrutacyjnej – wniesionej za daną dyscyplinę w szkole doktorskiej w trybie określonym w pkt. 1 – wyklucza z postępowania rekrutacyjnego.

5. W uzasadnionych przypadkach kandydat może ubiegać się o zwrot wniesionej opłaty rekrutacyjnej. Warunki zwrotu opłaty rekrutacyjnej określane są właściwym zarządzeniem Rektora.

§ 5. Ocena merytoryczna dokumentacji złożonej przez kandydata

1. Po zakończeniu rejestracji do szkoły doktorskiej w ramach danej dyscypliny, komisja rekrutacyjna dokonuje oceny merytorycznej dokumentacji wgranej przez kandydata do systemu IRK.

2. Punktacja przyznawana jest na podstawie szczegółowych zasad rekrutacji właściwych dla danej szkoły doktorskiej.

§ 6. Rozmowa kwalifikacyjna

1. Po dokonaniu oceny merytorycznej dokumentacji kandydata, komisja rekrutacyjna poprzez wysłanie wiadomości w systemie IRK oraz e-mailem informuje kandydatów o godzinie, miejscu i formie przeprowadzenia rozmowy.

2. Do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej do szkoły doktorskiej w danej dyscyplinie uprawnione są osoby, które:
1) uiściły w terminie opłatę rekrutacyjną;
2) przeszły pozytywnie etap weryfikacji skanów wgranych w systemie IRK;
3) przeszły etap oceny merytorycznej wgranej dokumentacji.

§ 7. Ogłoszenie listy kandydatów

1. Na liście kandydatów znajdują się wszystkie osoby, które spełniły warunki wymienione w § 7 ust. 2.

2. Osoby mieszczące się w limicie miejsc zostają zakwalifikowane do przyjęcia.

§ 8. Składanie dokumentów w komisji

1. Kandydat zakwalifikowany do przyjęcia do szkoły doktorskiej w danej dyscyplinie jest zobowiązany złożyć komplet wymaganych dokumentów (określonych załącznikiem nr 3 do uchwały) w postaci papierowej w siedzibie komisji rekrutacyjnej w ciągu kolejnych 4 dni pracy komisji od ogłoszenia listy kandydatów.

2. Dokumenty mogą zostać złożone osobiście, przez osobę trzecią, a także nadesłane pocztą lub kurierem (liczy się data doręczenia przesyłki do komisji, a nie data nadania przesyłki). Nie jest wymagane upoważnienie do składania dokumentów przez osobę trzecią.

3. Pozostali kandydaci nie są uprawnieni do złożenia dokumentów w siedzibie komisji.

4. Niezłożenie w terminie kompletu wymaganych dokumentów skutkuje wystawieniem decyzji o nieprzyjęciu do szkoły doktorskiej.

5. Kandydat, który uzyskał wykształcenie poza granicami Polski, w toku postępowania rekrutacyjnego może posługiwać się skanami dokumentów, zaakceptowanych w systemie IRK i nie jest zobligowany na tym etapie do składania dokumentów w postaci papierowej. W przypadku takiego kandydata przewodniczący właściwej komisji rekrutacyjnej, działający na podstawie upoważnienia Rektora, wydaje decyzję o przyjęciu na studia z zastrzeżeniem dopełnienia warunku zawieszającego. Warunek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, polega na dostarczeniu przez kandydata kompletu dokumentów w postaci papierowej w ciągu 30 dni od ogłoszenia listy przyjętych, do siedziby komisji.

6. W przypadku gdy kandydat, o którym mowa w ust. 5, nie dopełni warunku, z którego zastrzeżeniem dopełnienia została wydana decyzja, Rektor stwierdza wygaśnięcie decyzji.

§ 9. Ogłoszenie listy przyjętych

1. Po zakończeniu etapu składania dokumentów właściwa komisja rekrutacyjna ogłasza w systemie IRK listę oso b przyjętych do szkoły doktorskiej.

2. Na ww. liście są umieszczone nazwiska kandydatów, którzy uzyskali liczbę punktów pozwalającą zakwalifikować się do szkoły doktorskiej w danej dyscyplinie w ramach określonego limitu miejsc oraz w terminie złożyli komplet wymaganych dokumentów.

3. Przyjęcie do szkoły doktorskiej następuje w drodze wpisu na listę doktorantów, zaś w przypadku nieprzyjęcia do szkoły doktorskiej – kandydat otrzyma elektroniczną decyzję o odmowie przyjęcia.

§ 1. General Provisions

1. Admission to doctoral schools at the University of Gdańsk is conducted through the Online Candidate Registration System (hereinafter referred to as the “IRK system”).

2. By applying for admission to a doctoral school, the candidate accepts the University’s admission rules, including the following:

   1. consents to the processing of personal data for the purposes of the admission procedure and the maintenance of academic records. Failure to provide consent for the processing of personal data makes participation in the admission process impossible;

   2. consents to receiving an electronic admission decision in the event of non-admission and, in the case of candidates who obtained their education outside Poland, also a conditional admission decision;

   3. confirms that they have read and understood the admission rules of the University of Gdańsk.

3. The University shall not be held liable for the candidate’s failure to upload, or for uploading, incomplete, illegible, or incorrect scans of documents.

§ 2. Creating an Account in the IRK System

The candidate registers at irk.ug.edu.pl, and then:

1. activates their account in the IRK system by clicking the activation link sent by email;

2. logs in to the IRK system;

3. completes the form with personal, address, and educational details.

§ 3. Applying to a Selected Doctoral School

After registering in the IRK system, the candidate may apply to any number of doctoral schools. To do so, the candidate must:

1. select the appropriate discipline within the chosen doctoral school;

2. upload the required documents in .pdf format.

If incomplete, illegible, or incorrect files are uploaded, the candidate will receive a notification in the IRK system requesting that correct files be uploaded within the specified deadline. Failure to upload the required files, or uploading incomplete, illegible, or incorrect files, will result in disqualification.

§ 4. Admission Fee

1. The candidate must pay the admission fee no later than on the final day of registration by making a bank transfer to the account number provided in the “Payments” tab of the IRK system.

2. If the admission fee has been paid on time but has not been recorded in the IRK system or assigned to the appropriate discipline within the relevant doctoral school, the candidate must, on the day following the end of registration, submit proof of payment to the Admissions Office or to the admission committee responsible for the given doctoral school so that the payment may be marked in the IRK system by a University of Gdańsk staff member.
   Failure to comply with this requirement will result in exclusion from the admission procedure.

3. If the fee has not been assigned to the appropriate discipline within the relevant doctoral school and:

   1. registration is still open — the candidate may reassign the fee independently in the IRK system;

   2. registration has ended and the list of candidates has not yet been announced — the candidate should contact the Admissions Office to have the fee reassigned.

4. Failure to pay the admission fee for a given discipline within a doctoral school in the manner specified in section 1 above will result in exclusion from the admission procedure.

5. In justified cases, the candidate may apply for a refund of the admission fee paid. The conditions for refunding the admission fee are specified in the relevant Rector’s ordinance.

§ 5. Substantive Evaluation of the Candidate’s Documentation

1. Once registration for a doctoral school within a given discipline has closed, the admission committee shall conduct a substantive evaluation of the documentation uploaded by the candidate to the IRK system.

2. Points are awarded in accordance with the detailed admission rules applicable to the relevant doctoral school.

§ 6. Interview

1. After the substantive evaluation of the candidate’s documentation has been completed, the admission committee shall inform candidates of the time, place, and format of the interview by sending a message through the IRK system and by email.

2. The following persons are eligible to participate in the admission interview for a doctoral school in a given discipline:

   1. those who have paid the admission fee on time;

   2. those who have successfully passed the verification stage for the scans uploaded to the IRK system;

   3. those who have successfully passed the substantive evaluation stage of the uploaded documentation.

§ 7. Announcement of the List of Candidates

1. The list of candidates includes all persons who have met the conditions set out in § 7(2).

2. Candidates ranking within the admission limit shall be qualified for admission.

§ 8. Submission of Documents to the Committee

1. A candidate qualified for admission to a doctoral school in a given discipline is required to submit the complete set of required documents (as specified in Appendix No. 3 to the resolution) in paper form at the office of the admission committee within the next four working days of the committee following the announcement of the list of candidates.

2. Documents may be submitted in person, by a third party, or sent by post or courier (the date on which the documents are delivered to the committee, not the posting date, shall be decisive). No authorization is required for a third party to submit documents.

3. Other candidates are not entitled to submit documents at the committee’s office.

4. Failure to submit the complete set of required documents within the prescribed deadline shall result in the issuance of a decision refusing admission to the doctoral school.

5. A candidate who obtained their education outside Poland may, during the admission procedure, use scans of documents approved in the IRK system and is not required at this stage to submit paper documents. In the case of such a candidate, the chair of the relevant admission committee, acting under the Rector’s authorization, shall issue a decision on admission subject to the fulfilment of a suspensive condition. The condition referred to in the preceding sentence consists in the candidate submitting the complete set of documents in paper form to the committee’s office within 30 days of the announcement of the list of admitted candidates.

6. If the candidate referred to in section 5 fails to fulfil the condition subject to which the decision was issued, the Rector shall declare the decision null and void.

§ 9. Announcement of the List of Admitted Candidates

1. After the document submission stage has been completed, the relevant admission committee shall publish, in the IRK system, the list of persons admitted to the doctoral school.

2. The above-mentioned list shall include the names of candidates who obtained a number of points sufficient to qualify for admission to the doctoral school in the given discipline within the established admission limit and who submitted the complete set of required documents within the prescribed deadline.

3. Admission to a doctoral school takes place by entering the candidate onto the list of doctoral students. In the event of non-admission to a doctoral school, the candidate shall receive an electronic decision refusing admission.