fbpx Procedura wyjazdowa "krok po kroku" | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Procedura wyjazdowa "krok po kroku" | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Procedura wyjazdowa "krok po kroku"

 

  Czynności przed rozpoczęciem mobilności

•  Czynności w trakcie mobilności

•  Czynności po zakończeniu mobilności

 

Czynności przed rozpoczęciem mobilności

1.  Po pozytywnie zakończonej rekrutacji na macierzystym wydziale Studenci, w okresie marzec-kwiecień są  nominowani do uczelni partnerskich jako uczestnicy programu Erasmus+ w roku akademickim 2019/2020. Procedurę nominowania prowadzi Biuro Współpracy Międzynarodowej (BWM), które odpowiada za stronę administracyjno–finansową wyjazdów w ramach programu Erasmus+ na Uniwersytecie Gdańskim.

2.  Zrekrutowani Studenci  postępując zgodnie z instrukcją przesłaną drogą elektroniczną  przez BWM (koniec marca- początek kwietnia) dokonują pierwszego logowania do elektronicznego systemu rejestracji studentów programu Erasmus+ (ESRS – Erasmus Students Registration System) , weryfikują i uzupełniają wymagane informacje/dane.

3.  Studenci realizujący mobilność w programie Erasmus+  są zobowiązani do osobistego uczestnictwa w spotkaniu informacyjnym organizowanym przez BWM w dwóch terminach (do wyboru), na przełomie kwietnia i maja. Szczegółowa informacja o terminie i miejscu spotkania jest rozsyłana pocztą elektroniczną.

OBECNOŚĆ OBOWIĄZKOWA!

4.  Wymagania :              

A)  uczelni goszczącej:

Studenci przygotowują i samodzielnie wysyłają dokumenty wymagane przez uczelnię goszczącą we wskazanej przez nią formie i przestrzegając wyznaczonych  terminów.

Wyjątek od zasady samodzielnej wysyłki stanowią wyjazdy do tych uczelni partnerskich, które wyraźnie podkreślają w przekazanych informacjach, że komplet dokumentów musi być przesłany przez właściwe biuro uniwersytetu – wówczas dokumenty powinny być złożone w Biurze Wymiany Międzynarodowej (BWM) z dwutygodniowym wyprzedzeniem w stosunku do deadline’u za granicą.

Niezależnie od sposobu składania aplikacji bezwzględnie należy przestrzegać terminu zgłoszeń w uczelni docelowej!

Niektóre uczelnie wymagają od kandydatów formularza Transcript of Records (spis dotychczasowych zaliczeń i egzaminów na uczelni macierzystej), który muszą oni samodzielnie wypełnić i przedłożyć do potwierdzenia na swoim macierzystym wydziale/ w swoim macierzystym instytucie. Formularz ToR do pobrania dostępny jest na niniejszej stronie poniżej ("Formularze i dokumenty pomocnicze").

B)  uczelni macierzystej:

 -  Przed wyjazdem każdy student zobowiązany jest wypełnić pod opieką Koordynatora Wydziałowego/ Instytutowego formularz Learning Agreement (uzgodnienie programu, który będzie realizowany w uczelni goszczącej) i uzyskać na nim podpisy Koordynatora Wydziałowego/Instytutowego oraz (Pro)Dziekana Wydziału. Program powinien być dobrany w taki sposób, aby zapewniał on zdobycie w uczelni przyjmującej 30 ECTS/semestr lub 60 ECTS/rok akademicki. Oryginał Learning Agreement z podpisami studenta, Koordynatora Wydziałowego/ Instytutowego oraz  właściwego (Pro)Dziekana UG musi zostać przedłozony do wglądu w biurze BWM w dniu podpisania umowy.  Szczegółowe instrukcje wypełniania formularza LA zawarte są w pliku „Learning Agreement ERASMUS+ – krok po kroku” dostępnym poniżej ("Formularze i dokumenty pomocnicze") oraz na stronie 2 dokumentu „Learning Agreement Erasmus+”.

-  Przed wyjazdem studenci mają obowiązek dopełnić formalności związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym (KL) oraz ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). Dowodem posiadania ubezpieczenia zdrowotnego jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), wydawana bezpłatnie przez oddziały NFZ. Dowodem posiadania ubezpieczenia NNW jest okazanie polisy ubezpieczeniowej, wykupionej w dowolnej firmie ubezpieczeniowej. Obie formy ubezpieczenia muszą obejmować cały czas trwania mobilności oraz obowiazywać na terenie kraju docelowego. W dniu podpisania umowy stypendialnej należy przedstawić do wglądu kartę EKUZ oraz polisy ubezpieczeniowe wraz z informacją o zakresie terytorialnym działania polisy. 

Aby otrzymać zaświadczenie o pobycie będące podstawą do wystawienia przez NFZ karty EKUZ, należy na około miesiąc przed wyjazdem okazać (w systemie ESRS) tzw. Letter of Acceptance  z uczelni partnerskiej, potwierdzającym przyjęcie na studia w określonym czasie (akceptowane formy: plik pdf, oficjalny mail od uczelni goszczącej lub dokument przesłany pocztą tradycyjną). Następnie, na e-mailową prośbę studenta skierowaną do biura BWM, wystawiane jest zaświadczenie (dostępne w systemie ESRS).

UWAGA! Osoby pracujące lub kończące 26. rok życia napotykają na częste problemy przy uzyskiwaniu karty EKUZ. Warto wcześniej sprawdzić swoją sytuację jako ubezpieczonego (częste niedopatrzenia związane z wyrejestrowaniem członków rodziny w przypadku zmiany pracy przez płatnika składek = rodzica oraz utratą przez studenta statusu ubezpieczeniowego członka rodziny po podjęciu pracy).

Karta EKUZ obowiązuje tylko na terenie UE, dlatego osoby wyjeżdżające do Rosji, Serbii czy Turcji obowiązkowo wykupują ubezpieczenie zdrowotne (komercyjne) na cały czas studiów za granicą.

Zakres ubezpieczenia zdrowotnego oferowanego przez Narodowy Fundusz Zdrowia  (karta EKUZ/polisa obejmująca koszty leczenia) może być niewystarczający, szczególnie w przypadku transportu i szczególnej interwencji medycznej. W związku z tym zalecane jest wykupienie komercyjnej polisy obejmującej koszty leczenia (KL).

-  Studenci posiadający obywatelstwo polskie zobowiązani są zarejestrować się w serwisie Odyseusz prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/).

-  Kandydaci planujący realizację mobilności w uczelniach, w których językiem wykładowym jest: angielski, francuski, hiszpański, niderlandzki, niemiecki, włoski, portugalski, bułgarski, chorwacki, czeski, duński, fiński, grecki, rumuński, słowacki, szwedzki, węgierski, estoński, irlandzki, litewski, łotewski, maltański, słoweński, są zobowiązani przystąpić do testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support (OLS). Szczegółowe instrukcje w tej sprawie będzie zawierała wiadomość mailowa skierowana bezpośrednio do studentów objętych powyższym działaniem. Chociaż wyniki testów nie mają wpływu na ostateczne dopuszczenie kandydatów do uczestnictwa w programie, uczelnie partnerskie coraz częściej weryfikują uzyskane przez studentów oceny. Wynik B1 lub niższy uzyskany na teście skutkuje automatycznym nadaniem przez system licencji na kurs językowy, pod warunkiem że kurs w danym języku jest dostępny. Uczestnik mobilności jest w tej sytuacji zobligowany do uczestnictwa w kursie celem podniesienia swoich kompetencji. Uniwersytet Gdański w miarę możliwości przyznaje licencje na kurs również kandydatom z wynikiem wyższym niż B1.

Kandydat jest zobowiązany do wykonania pierwszego testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support  najpóźniej na dobę przed umówonym spotkaniem w biurze BWM, w celu podpsania umowy o wyjazd stypendialny.

- Na około 2 tygodnie przed wyjazdem studenci mają obowiązek  stawić się osobiście w Biurze Współpracy Międzynarodowej UG, w celu podpisania umowy o wyjazd stypendialny na studia w ramach programu Erasmus+. Ustalenie terminu podpisania umowy wymaga wcześniejszego kontaktu telefonicznego z BWM :  tel.+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 3122.

Czynności w trakcie mobilności

1.  W pierwszym miesiącu pobytu za granicą studenci załatwiają formalności pobytowe zgodnie z instrukcjami uczelni przyjmującej oraz wymogami administracyjnymi państwa goszczącego.  Równolegle uczestnicy programu ustalają ostateczny program zajęć w dokumencie „Learning Agreement”. Wprowadzenie zmian do pierwotnego wyboru przedmiotów (strony 5-6: Changes) jest możliwe w okresie 30 dni od rozpoczęcia pobytu w uczelni goszczącej. Szczegóły dotyczące tego postępowania zawarte są w pliku „Learning Agreement Erasmus+ – krok po kroku” oraz strona 2 dokumentu „Learning Agreement Erasmus+”.

2.  Uczestnicy programu są zobowiązani uzyskać zaliczenia z wszystkich przedmiotów zatwierdzonych
w Learning Agreement oraz przystąpić do egzaminów – w tym również egzaminów poprawkowych –
w terminach wyznaczonych przez uczelnię przyjmującą.

3.  Studenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie semestru/roku akademickiego w uczelni przyjmującej. W ciągu ostatnich 2 tygodni przypadających przed określonym
w „Umowie o wyjazd stypendialny w ramach programu ERASMUS+/studia” maksymalnym terminem zakończenia mobilności  mają oni również obowiązek wypełnienia drogą elektroniczną testu badającego postępy w nauce języka, na którego naukę wcześniej otrzymali licencję.

4.  W ostatnim tygodniu studiów w uczelni goszczącej studenci uzyskują potwierdzenie czasu studiów
na formularzu Confirmation of Study Period wydanym przez koordynatora uczelni zagranicznej.

5.  Przed opuszczeniem uczelni goszczącej student otrzymuje wykaz zaliczeń – Transcript of Records. Jeśli uczelnia goszcząca do tego momentu nie jest w stanie wygenerować powyższego dokumentu, konieczne jest ustalenie terminu oraz adresu jego przesyłki.
 

Czynności po zakończeniu mobilności

1.  Po zakończeniu pobytu w uczelni goszczącej konieczne jest osobiste rozliczenie się z wyjazdu w Biurze Współpracy Międzynarodowej. Musi ono nastąpić w terminie dwóch tygodni od daty zakończenia semestru/roku za granicą    (widniejącej w potwierdzeniu czasu pobytu).

 Biuro Współpracy Międzynarodowej
 Rektorat UG; pokój 202
 pon.-wt. oraz czw.-piat. w godz. 9.00-14.00
 środa – nieczynne

2.  Rozliczenie polega na:
•  złożeniu za pomocą narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej („Mobility Tool”) Ankiety Stypendysty Erasmusa (wyłącznie on-line, zaproszenie wysyłane jest automatycznie na adres e-mail studenta);
•  wypełnieniu w systemie OLS testu końcowego z języka (końcowy test kompetencji językowej nie dotyczy studentów, którzy z pierwszego testu uzyskali wynik C2; link do testu wysyłany jest automatycznie na adres e-mail studenta);
•  przedłożeniu w BWM kompletnych dokumentów :
      a. Confirmation of Study Period;
      b. Transcript of Records
•  okazaniu kompletnego dokumentu Learning Agreement poprzez umieszczenie go na indywidualnym koncie w systemie ESRS  (włącznie z częścią dotyczącą zmian w programie, jeżeli takowe miały miejsce)

3. Rozliczenie merytoryczne (zaliczenie przedmiotów-ekwiwalentów) następuje na wydziale macierzystym studenta, na podstawie oryginału Transcript of Records.

 

Formularze i dokumenty pomocnicze

Last modified by: Monika Butkiewicz
Created by: Joanna Szymańska
Last modified: 
2019, September 13 - 2:48pm