Biuro Współpracy Międzynarodowej | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Biuro Współpracy Międzynarodowej

Rektorat
Jana Bażyńskiego 8
80-309 Gdańsk
Telefon: +48 58 523 23 04, +48 58 523 24 60
Strona WWW: Wyjazdy, Erasmus
Symbol: 
R622

Zadania

1. Realizuje działania związane z inicjowaniem i koordynowaniem współpracy naukowej UG z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym.

2. Przygotowuje porozumienia o współpracy naukowej UG z zagranicznymi uczelniami i instytucjami badawczymi na szczeblu ogólnouczelnianym.

3. Ewidencjonuje dokumentację związaną z umowami i porozumieniami o współpracy naukowej zawieranymi przez Uczelnię z ośrodkami nauki za granicą.

4. Współdziała z wydziałami przy opracowywaniu oferty edukacyjnej i szczegółowych zasad rekrutacji na poszczególne kierunki studiów.

5. Prowadzi działania promocyjne w Polsce i za granicą.

6. Prowadzi aktywne działania w zakresie nawiązywania kontaktów z zagranicznymi podmiotami świadczącymi usługi rekrutacyjne oraz uczelniami i szkołami średnimi w celu pozyskiwania kandydatów na studia.

7. Utrzymuje kontakty z polskimi placówkami dyplomatycznymi w krajach znajdujących się w obszarze zainteresowań Uniwersytetu oraz instytucjami państwowymi zajmującymi się obcokrajowcami przebywającymi w Polsce.

8. Współuczestniczy w tworzeniu materiałów promocyjnych w języku obcym.

9. Organizuje wyjazdy na Międzynarodowe Targi Edukacyjne oraz konferencje związane z procesem umiędzynarodowienia Uczelni.

10. Opracowuje regulaminy, zarządzenia, zasady i wytyczne oraz przygotowuje sprawozdawczość w zakresie prowadzonych spraw.

11. Prowadzi sprawy dotyczące współpracy zagranicznej Uniwersytetu z uczelniami zagranicznymi w oparciu o programy międzynarodowe, związane z wymianą studentów.

12. Aktualizuje stronę internetową (w wersji polskiej i angielskiej) poświęconą zadaniom realizowanym przez Biuro.

13. Prowadzi doradztwo w zakresie możliwości wyjazdów studentów na stypendia zagraniczne.

14. W zakresie zadań związanych z przyjmowaniem obcokrajowców (studentów i doktorantów) na cały tok studiów (studenci komercyjni oraz stypendyści Rządu Polskiego):

1)    Prowadzi sprawy związane z realizacją staży naukowo-badawczych cudzoziemców stypendystów Rządu RP, kierowanych przez NAWA poprzez:

a)    koordynację działań związanych z powołaniem opiekuna naukowego na wydziale;

b)    przygotowanie dokumentacji zgodnej z wymogami umowy.

2)    Prowadzi sprawy związane z realizacją toku studiów cudzoziemców stypendystów Rządu RP, kierowanych przez NAWA przez:

a)    koordynację działań związanych z wypłatami stypendiów na konta stypendystów;

b)    przygotowanie dokumentów finansowych dla NAWA.

3)    Prowadzi rekrutację kandydatów planujących podjąć studia pierwszego lub drugiego stopnia albo jednolite studia magisterskie na zasadzie odpłatności oraz obsługę studentów zagranicznych z krajów niebędących członkami UE poprzez:

a)    weryfikację dokumentów uprawniających do podjęcia studiów;

b)    weryfikację płatności oraz otrzymania wizy;

c)    współpracę ze Strażą Graniczną.

4)    Udziela zagranicznym kandydatom szczegółowych informacji o aktualnej ofercie edukacyjnej, procedury rekrutacyjnej i wizowej oraz spraw socjalno-bytowych związanych z pobytem w Polsce.

5)    Zapewnia wsparcie organizacyjne zagranicznym studentom, doktorantom oraz profesorom wizytującym, którzy podejmują w Uczelni studia, realizują programy badawcze lub dydaktyczne, w szczególności w zakresie:

a)    przygotowania dokumentacji niezbędnej do ubiegania się lub przedłużania wizy,

b)    prowadzenia spraw organizacyjnych i administracyjnych w obrębie Uczelni;

c)    zakwaterowania w domach studenckich UG;

d)    wpłat czesnego;

e)    kursów języka polskiego;

f)    organizacji i zapraszania do udziału w spotkaniach integracyjnych oraz promujących kulturę polską (Wellcome Week, Christmas Party, Polish Easter, UG Campus Picnic);

g)    w innych sprawach wynikających z bieżącego funkcjonowania zagranicznych studentów, doktorantów i naukowców w Uczelni.

6)    Monitoruje proces nostryfikacji zagranicznych świadectw maturalnych (współpracując w tym zakresie z Kuratorium Oświaty) oraz proces nostryfikacji dyplomów ukończenia studiów wyższych.

15. Koordynuje programy: Erasmus + KA103 (kraje programu), Erasmus + KA107 (kraje partnerskie), POWER Mobilność poprzez:

1)   Składanie osobnych wniosków na każdy z programów.

2)   Zarządzanie budżetem każdego z Programów zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej.

3)   sporządzanie raportów finansowych i merytorycznych (po trzy raporty rocznie dla każdego z Programów).

4)   Aktualizowanie informacji o Programie zgodnych z wytycznymi Komisji Europejskiej.

5)   Opracowywanie aplikacji o przyznanie Kontraktu Uczelnianego/Karty Erasmusa dla Uniwersytetu.

6)   Aktywne zabieganie o zawieranie umów dwustronnych z uczelniami zagranicznymi.

7)   Procedowanie procesu podpisywania umów z partnerami zagranicznymi (umowy międzyinstytucjonalne) oraz wprowadzenie ich do systemu Komisji Europejskiej MOBILITY TOOL.

8)   Opracowanie podziału środków finansowych dla Uczelni oraz indywidualnych beneficjentów zgodnie z wytycznymi Programu.

9)   Zgłoszenie każdego zrekrutowanego studenta do partnerskiej uczelni, zgodnie z podpisana umową międzyinstytucjonalną oraz wprowadzenie tych danych do systemów Komisji Europejskiej: MOBILITY TOOL.

10) Organizację cyklicznych spotkań informacyjnych dla studentów oraz zebranie indywidualnych informacji na temat deklaracji językowych i umieszczenie ich na portalu Komisji Europejskiej On-line Language Platform w celu przeprowadzenia testu językowego.

11) Organizację spotkania dla koordynatorów wydziałowych, na których omawiane są bieżące problemy związane z działaniem programu na UG.

12) Realizację indywidualnych umów z beneficjentami Programu (studenci wyjeżdżający na studia /praktykę, pracownicy na wyjazdy dydaktyczne/szkoleniowe):

a)   podpisanie umowy na podstawie wymaganych dokumentów;

b)   doprecyzowanie stawki zgodnie z planowanymi dniami pobytu;

c)   rozliczenie finansowe beneficjentów po powrocie – ponowne wyliczenie stawki zgodne z czasem pobytu (weryfikacja dokumentu Confirmation of Study/Traineeship/Teaching/Training Period – w zależności od rodzaju mobilności);

d)   rozliczenie merytoryczne dokumentacji (zaakceptowany przez uczelnię partnerską Learning/ Trainig/Teaching Agreement, Transcript of Records, weryfikacja raportu indywidualnego oraz kursu językowego on-line na platformach KE – w alezności od rodzaju mobilności).

13) Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją Programu, oraz przygotowanie dokumentacji na czas kontroli poszczególnych zagadnień lub beneficjentów.

14) Organizowanie  wizyt monitoringowych dla  przyjeżdżających pracowników z uczelni partnerskich.

15) Rekrutację oraz organizację pobytu dla studentów przyjeżdżających w ramach programu Erasmus:

a)   obsługa systemu rekrutacji SRS;

b)   organizowanie Wellcome Week (na rozpoczęcie roku akademickiego oraz semestru zimowego) oraz pikniku na zakończenie roku akademickiego;

c)   organizacja imprez propagujących kulturę polską (polska Wielkanoc oraz Wigilia);

d)   współpraca z kołem naukowym studentów Erasmus Student Network przy organizacji spotkań integracyjnych (przekazanie i rozliczenie budżetu, wsparcie organizacyjne);

e)   rozdział miejsc w akademikach;

f)   pośrednictwo w przekazywaniu na wydział dokumentów merytorycznych niezbędnych do realizacji mobilności;

g)         bieżąca pomoc w sprawach socjalno-bytowych.