·     Czynności przed rozpoczęciem mobilności

·     Czynności w trakcie mobilności

·     Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE

Czynności przed rozpoczęciem mobilności

1. Poszukiwanie instytucji goszczącej

• Zainteresowany student samodzielnie wyszukuje instytucję, w której chciałby odbywać praktykę i nawiązuje z nią kontakt. Do poszukiwania placówki goszczącej należy podejść tak, jak do poszukiwania pracy.
• Profil instytucji goszczącej i zadania wykonywane w trakcie praktyki muszą bezpośrednio wiązać się ze studiowanym kierunkiem, zapewniać wykorzystanie kompetencji nabytych w toku studiów oraz umożliwiać zdobycie nowych umiejętności.
• Zadania te muszą gwarantować pracę w środowisku międzynarodowym oraz rozwój kompetencji właściwych dla pracy w takim środowisku.
• Wyjazd na praktykę wymaga podjęcia pracy w pełnym wymiarze godzin przyjętym w instytucji przyjmującej.
• Praktyka nie może być realizowana w:
  • instytucjach Unii Europejskiej,
  • instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej.

2. Ustalenie czasu trwania praktyki

• Najkrótszy możliwy okres trwania praktyki to 2 miesiące/60 dni. Maksymalny okres finansowania przez UG praktyki to 3 miesiące/90 dni. Istnieje jednak możliwość odbywania przez studentów praktyk przez okres dłuższy, bez dofinansowania.
• Początkowy i końcowy dzień trwania praktyki nie powinien przypadać w niedzielę ani inny dzień wolny od pracy.
• W celu umożliwienia osobom wyjeżdżającym obliczenia minimalnego okresu pobytu, uprawniającego do uzyskania grantu, na dole strony został zamieszczony w formie pliku xls „Kalkulator czasu pobytu Erasmus+” (pola dotyczące praktyk zaznaczone zostały kolorem żółtym).
• Jeżeli liczba dni w którymś z miesięcy, w czasie których realizowana jest mobilność, wynosi 31, dzień 31 nie jest wliczany do okresu trwania mobilności. Tak więc przykładowo:
  • od 14.10.2017 r. do 13.01.2018 r. - 90 dni ( październik- 17 dni + 1 niewliczany;     listopad - 30 dni; grudzień - 30 dni + 1 niewliczany; styczeń -13 dni);
  • od 19.06.2018 r. do 01.09.2018 r.: 60 dni + 13 dni niefinansowanych (czerwiec - 12 dni; lipiec -  30 dni + 1 niewliczany; sierpień - 30 dni + 1 niewliczany; wrzesień – 1 dzień );
• Specyficznie będzie się kształtować sytuacja w przypadku, gdy okres mobilności będzie kończył się w miesiącu lutym 2018 r., dla przykładu: osoba, która rozpoczyna trzymiesięczną praktykę w dniu 01.12.2016 r., będzie uprawniona do grantu tylko wówczas, gdy ostatni dzień jej pobytu w instytucji goszczącej będzie przypadał przynajmniej  na dzień 01.03.2018 r.
• WAŻNE!
  • w przypadku  korzystania z  jakiegokolwiek innego modułu programu ERASMUS+ konieczne jest, przed zawarciem kolejnej umowy,  pełne rozliczenie i zakończenie poprzedniego wyjazdu.
  • Już na etapie rekrutacji kandydat deklaruje, czy jego praktyka będzie trwała dwa, czy trzy miesiące. Tej deklaracji nie można zmienić.
  • Niedopuszczalne jest skrócenie praktyki zadeklarowanej/zdefiniowanej jako praktyka dwumiesięczna do mniej niż 60 dni, zaś praktyki trzymiesięcznej: do mniej niż 90 dni (liczonych według zasad przyjętych w programie Erasmus+) . Taki pobyt byłby nieuprawniony, co skutkowałoby obowiązkiem zwrotu przyznanego dofinansowania.

W razie jakichkolwiek wątpliwości w tej sprawie prosimy o kontakt z Sekcją Wymiany Zagranicznej Studentów.

3. Uzyskanie listu intencyjnego (Letter of Intent)

• Wybrana placówka potwierdza, na prośbę zainteresowanego, gotowość przyjęcia kandydata na praktykę poprzez przygotowanie dla niego Letter of Intent.
• Poszukując placówki goszczącej, zainteresowani mogą korzystać z kontaktów pracowników naukowych macierzystego kierunku z zagranicznymi instytucjami. Również w tym przypadku instytucja goszcząca proszona jest o przygotowanie Letter of Intent.

4. Wypełnienie Formularza stypendysty i uzyskanie poparcia Koordynatora

• Po uzyskaniu Letter of Intent od instytucji goszczącej zainteresowany student musi uzyskać poparcie dla swoich planów wyjazdowych ze strony Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego zajmującego się programem Erasmus+ w macierzystej jednostce studenta. Wyrazem akceptacji koordynatora jest złożenie przez niego podpisu na Formularzu stypendysty programu Erasmus+ /praktyki 2017-2018 wypełnionym uprzednio przez osobę aplikującą.
• Kandydat powinien spełniać wymagania stawiane osobom ubiegającym się o wyjazd przez Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego, a dotyczące m.in. znajomości języka obcego, osiągnięć akademickich lub innych wyznaczników.

5. Złożenie kompletu dokumentów rekrutacyjnych w SWZS

• Kandydat składa osobiście komplet dokumentów - Letter of Intent (kopia lub oryginał) oraz  Formularz stypendysty - praktyki Erasmus+ (oryginał) w biurze SWZS (Rektorat UG, II piętro, pok. 203). W przypadku kandydata, który stara się o dofinansowanie z funduszy PO WER   niezbędne jest dołączenie zaświadczenia o otrzymywaniu stypendium socjalnego aktualnego w momencie składania dokumentów aplikacyjnych.
• O kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w SWZS. Dopiero przedstawienie kompletu dokumentów będzie skutkowało zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.
• Konieczne jest osobiste złożenie Formularza stypendysty, gdyż w trakcie wizyty w biurze kandydat otrzymuje wskazówki dotyczące dalszych działań, których odbiór potwierdza własnoręcznym podpisem.

6. Wypełnienie testu biegłości językowej (OLS)

• Kandydaci planujący realizację mobilności w instytucjach, w których komunikacja odbywa się w językach: angielskim, francuskim, hiszpańskim, niderlandzkim, niemieckim, włoskim, portugalskim, bułgarskim, chorwackim, czeskim, duńskim, fińskim, greckim, rumuńskim, słowackim, szwedzkim, węgierskim są zobowiązani po uzyskaniu kwalifikacji do programu przystąpić we wskazanym terminie do testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support (OLS). Szczegółowe instrukcje w tej sprawie będzie zawierała wiadomość mailowa skierowana bezpośrednio do praktykantów objętych powyższym działaniem. Wyniki testu nie będą miały wpływu na ostateczne dopuszczenie kandydatów do uczestnictwa w programie, ale na jego podstawie uczelnia macierzysta w miarę możliwości będzie przydzielać licencje na bezpłatne kursy językowe online.

7. Przygotowanie porozumienia o programie praktyki (Training Agreement)

• Kandydat zakwalifikowany do udziału w programie zobowiązany jest przygotować we współpracy z organizacją przyjmującą i Koordynatorem Wydziałowym/Instytutowym tzw. Training Agreement (patrz: załącznik-Formularze i dokumenty pomocnicze). Dokument ten szczegółowo określa zadania, jakie uczestnik będzie realizował w trakcie praktyki, umiejętności, jakie powinien posiąść oraz sposoby monitorowania i oceny jego pracy.
• Przed wyjazdem uczestnika na praktykę Training Agreement musi zostać zatwierdzony przez organizację przyjmującą  oraz Władze Wydziału (Koordynatora Wydziałowego/Instytutowego oraz Dziekana bądź Prodziekana) - dopuszczalne są zeskanowane podpisy i pieczęcie. Dokument musi być gotowy na ok. miesiąc przed planowanym wyjazdem praktykanta.  
• Sposób wypełniania niektórych rubryk dokumentu i ogólne wskazówki dotyczące jego poprawnego przygotowania zawiera plik o nazwie „Formalności przed wyjazdem i ważne dokumenty”, (patrz: załącznik- Formularze i dokumenty pomocnicze).

8. Uzyskanie dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie za granicą

Kraje partnerskie inne niż Turcja

• Obowiązkiem osoby wyjeżdzającej na praktykę w ramach programu Erasmus+ jest posiadanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), ważnej przez cały czas trwania praktyki za granicą, bezpłatnej dla osób ubezpieczonych w NFZ.
• Aby ją otrzymać, należy przygotować kompletny Training Agreement, uzupełniony o wszystkie wymagane podpisy i zgłosić się z nim do SWZS na około miesiąc przed wyjazdem w celu otrzymania odpowiedniego zaświadczenia o wyjeździe (na tym etapie TA jest jedynie przedstawiany do wglądu pracownikowi BWZE i oddawany uczestnikowi wraz z wystawionym zaświadczeniem).
• Wymagane przez NFZ dokumenty (w tym zaświadczenie z SWZS) należy następnie złożyć w odpowiednim oddziale NFZ.
• W przypadku absolwentów, którzy odbywają praktykę tuż po obronie pracy dyplomowej, przy ubieganiu się o kartę EKUZ zastosowanie będzie miał art. 67 ust. 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, zgodnie  z którym „Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej studentów wygasa po upływie 4 miesięcy od zakończenia nauki”. Po upływie powyższego okresu warunkiem korzystania z EKUZ może być wykupienie dobrowolnego, indywidualnego ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ (informacja na ten temat dostępna  pod  linkiem  http://www.nfz.gov.pl/dla-pacjenta/zalatw-sprawe-krok-po-kroku/jak-ubezpieczyc-sie-dobrowolnie/. )

​Inną możliwością dla tej grupy absolwentów jest wykupienie indywidualnej, komercyjnej polisy ubezpieczeniowej, dostosowanej do jego indywidualnych potrzeb.

• WAŻNE! Osoby pracujące lub kończące 26. rok życia napotykają na częste problemy przy uzyskiwaniu karty EKUZ. Warto wcześniej sprawdzić swoją sytuację jako ubezpieczonego (częste niedopatrzenia związane z wyrejestrowaniem członków rodziny w przypadku zmiany pracy przez płatnika składek = rodzica oraz utratą przez studenta statusu ubezpieczeniowego członka rodziny po podjęciu pracy).

Turcja

• Osoby, które wyjeżdżają do Turcji, gdzie karta EKUZ nie ma zastosowania, obowiązkowo wykupują komercyjne ubezpieczenie zdrowotne na cały czas pobytu za granicą. Szczegółowe informacje przygotowane przez Turecką Agencję Narodową znajdują się w Formularzach i dokumentach pomocniczych na dole strony (info z TAN).
• w razie potrzeby skorzystania z opieki zdrowotnej przebywający na praktyce studenci i absolwenci, którzy dokonali zakupu ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce, mają obowiązek przedstawienia tureckiej placówce medycznej tłumaczenia polisy ubezpieczeniowej na język turecki, poświadczonego notarialnie w Turcji.

9. Podpisanie przez praktykanta umowy z uczelnią

• Warunkiem wyjazdu i wypłaty grantu jest podpisanie przez uczestnika umowy cywilno-prawnej z Uniwersytetem Gdańskim w Sekcji Wymiany Zagranicznej Studentów, na około 2 tygodnie przed planowanym terminem wyjazdu. Podpisanie umowy zajmuje ok. pół godziny, z tego względu konieczne jest telefoniczne ustalenie terminu wizyty w biurze. Umowa określa prawa i obowiązki stron, kwotę dofinansowania oraz warunki rozliczenia praktyki.
• Przy podpisywaniu umowy uczestnik programu przedkłada:

1. dowód osobisty;
2. Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) lub polisę ubezpieczeniową (Turcja);
3. Training Agreement podpisany przez uczestnika, organizację goszczącą oraz UG;
4. dokument bankowy poświadczający posiadanie przez osobę wyjeżdżającą rachunku osobistego (umowa z bankiem, zaświadczenie z banku lub zrzut ekranu komputera):

• uczestnik mobilności musi być jedynym właścicielem rachunku;
• zaleca się posiadanie konta w euro  ponieważ pozwala to uniknąć przewalutowania na PLN. Wyjątek stanowią studenci wyjeżdżający z funduszy PO WER, którym zaleca się posiadanie konta złotówkowego.;
• konto uczestnika musi być założone w banku mającym siedzibę na terenie Polski;

5. kopię polisy ubezpieczeniowej obejmującej następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW)
6. kopię polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) w miejscu pracy. 

• Uczestnik jest także zobowiązany zarejestrować się w serwisie "Odyseusz" prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. 

Czynności w trakcie mobilności

•  Studenci i absolwenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie pobytu na praktyce.
•   Na  około 2 tygodnie przed planowanym terminem zakończenia praktyk  studenci i absolwenci  mają obowiązek wypełnienia drogą   elektroniczną drugiego, końcowego testu badającego postępy w nauce języka.
•  Przed opuszczeniem instytucji goszczącej praktykant otrzymuje zaświadczenie o zrealizowaniu założeń praktyki wraz z opinią  o praktykancie, przygotowane przez opiekuna w placówce goszczącej – Traineeship Certificate (patrz: załącznik- Formularze    i dokumenty pomocnicze).
•  Istnieje możliwość wydłużenia okresu pobytu ponad uzgodniony w TA czas trwania praktyki, nie zmienia to jednak wysokości dofinansowania. W tym celu najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym zakończeniem pobytu praktykant powinien kolejno:

1.  Powiadomić SWZS o planowanej zmianie czasu pobytu;

2.  Wskazać w rubryce: "Planned period of the mobility"  w części IV "Section to be completed during the mobility" (str. 6) ustalony w porozumieniu z instytucją goszczącą i zatwierdzony przez nią zmieniony (przedłużony) okres pobytu;

3.  Uzyskać na części IV skanu TA podpisy koordynatora wydziałowego oraz Dziekana (Prodziekana): dokument taki powinien być odesłany studentowi skanem;

4.  Przedstawić  dowody ubezpieczeń  KL, NNW i OC w miejscu praktyk obejmujących przedłużony okres pobytu.

5.  Najpóźniej w ostatnim dniu  obowiązywania pierwotnej umowy podpisać aneks zmieniający okres pobytu na praktyce.

Czynności po zakończeniu mobilności

W przeciągu czternastu dni roboczych od daty zakończenia praktyki (wyjątek stanowią osoby, których termin zakończenia mobilności przypada na wrzesień 2018 dla których termin rozliczenia wynosi 7 dni roboczych)  Uczestnik rozlicza się z pobytu na praktyce  przedkładając w Sekcji Wymiany Zagranicznej Studentów następujące dokumenty:

- Traineeship Certificate (oryginał lub wydruk skanu)

- Training Agreement (jeżeli wprowadzano zmiany, część „During the mobility”  dokument musi zostać uzupełniony o wymagane podpisy).

-  składając drogą elektroniczną za pośrednictwem narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej o nazwie Mobility Tool tzw. Raportu stypendysty.         Wezwanie do złożenia ankiety wysyłane jest automatycznie na adres e-mail praktykanta krótko po upływie planowanego terminu zakończenia mobilności.

-  Wypełniając drugi/ końcowy test kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support (OLS)

Po terminowym złożeniu prawidłowo przygotowanych dokumentów rozliczeniowych, wypełnieniu ankiety i drugiego testu językowego uczestnikowi praktyki w przeciągu 30 dni wypłacana jest II transza grantu.