fbpx Procedura wyjazdowa | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Jesteś tutaj

Procedura wyjazdowa

Procedura wyjazdowa

 

•     Czynności przed rozpoczęciem mobilności
•     Czynności w trakcie mobilności
•     Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE
 
Czynności przed rozpoczęciem mobilności

I.    Rekrutacja
II.    Umowa


I.    Rekrutacja

a) Poszukiwanie instytucji goszczącej

•    Zainteresowany student samodzielnie wyszukuje instytucję, w której chciałby odbywać praktykę i nawiązuje z nią kontakt. Do poszukiwania placówki goszczącej należy podejść tak, jak do poszukiwania pracy (poszukując miejsca praktyk można wesprzeć się stroną internetową : www.erasmusintern.org/traineeships)
•    Profil instytucji goszczącej i zadania wykonywane w trakcie praktyki muszą bezpośrednio wiązać się ze studiowanym kierunkiem, zapewniać wykorzystanie kompetencji nabytych w toku studiów oraz  umożliwiać zdobycie nowych umiejętności.
•    Zadania te muszą gwarantować pracę w środowisku międzynarodowym oraz rozwój kompetencji właściwych dla pracy w takim środowisku.
•    Wyjazd na praktykę wymaga podjęcia pracy w pełnym wymiarze godzin przyjętym w instytucji przyjmującej.
•    Praktyka nie może być realizowana w:
     o    instytucjach Unii Europejskiej,
     o    instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej,
     o    w placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju kandydata.

b) Ustalenie czasu trwania praktyki

•    Najkrótszy możliwy okres trwania praktyki to 2 miesiące/60 dni. Maksymalny okres finansowania przez UG praktyki to 5 miesięcy/150 dni. Istnieje jednak możliwość odbywania przez studentów praktyk przez okres dłuższy, bez dofinansowania.
•    Początkowy i końcowy dzień trwania praktyki nie powinien przypadać w niedzielę ani inny dzień wolny od pracy.
•    W celu umożliwienia osobom wyjeżdżającym obliczenia minimalnego okresu pobytu, uprawniającego do uzyskania grantu, na dole strony został zamieszczony w formie pliku xls „Kalkulator czasu pobytu Erasmus+”.
     
     WAŻNE!
o    w przypadku  korzystania z  jakiegokolwiek innego modułu programu ERASMUS+ konieczne jest, przed zawarciem kolejnej umowy,  pełne rozliczenie i zakończenie poprzedniego wyjazdu.
o    Niedopuszczalne jest skrócenie praktyki zadeklarowanej/zdefiniowanej jako praktyka dwumiesięczna do mniej niż 60 dni. (liczonych według zasad przyjętych w programie Erasmus+) . Taki pobyt byłby nieuprawniony, co skutkowałoby obowiązkiem zwrotu przyznanego dofinansowania.
W razie jakichkolwiek wątpliwości w tej sprawie prosimy o kontakt z Sekcją Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+).

c) Uzyskanie listu intencyjnego (Letter of Intent)

•    Wybrana placówka potwierdza, na prośbę zainteresowanego, gotowość przyjęcia kandydata na praktykę poprzez przygotowanie dla niego Letter of Entent (załącznik u dołu strony).
•    Poszukując placówki goszczącej, zainteresowani mogą korzystać z kontaktów pracowników naukowych macierzystego kierunku z zagranicznymi instytucjami. Również w tym przypadku instytucja goszcząca proszona jest o przygotowanie Letter of Intent.

d) Wypełnienie Formularza stypendysty i uzyskanie poparcia Koordynatora

•    Po uzyskaniu Letter of Intent od instytucji goszczącej, zainteresowany student musi uzyskać akceptację dla swoich planów wyjazdowych ze strony Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału macierzystego . Wyrazem akceptacji jest złożenie podpisów na Formularzu Stypendysty programu Erasmus+ /praktyki 2019-2020 (załącznik u dołu strony), wypełnionym uprzednio przez osobę aplikującą.
•    Kandydat powinien spełniać wymagania stawiane osobom ubiegającym się o wyjazd przez Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego, dotyczące m.in. znajomości języka obcego, osiągnięć akademickich lub innych wyznaczników.

e) Złożenie kompletu dokumentów rekrutacyjnych w SOP Erasmus+ (Rektorat UG, II piętro, pok. 202)

Kandydat składa osobiście komplet dokumentów:

1. Letter of Intent (kopia lub oryginał)
2. Formularz stypendysty - praktyki Erasmus+ (oryginał)
3. W przypadku kandydata, który stara się o dofinansowanie z funduszy PO WER   niezbędne jest dołączenie zaświadczenia o otrzymywaniu stypendium socjalnego aktualnego w momencie składania dokumentów aplikacyjnych.

•  O kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w SOP Erasmus+. Dopiero przedstawienie kompletu dokumentów będzie skutkowało    zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.
•  Konieczne jest osobiste złożenie Formularza stypendysty, gdyż w trakcie wizyty w biurze kandydat otrzymuje wskazówki dotyczące dalszych działań, których odbiór potwierdza własnoręcznym podpisem.

II.    Umowa

Warunkiem uzyskania dofinansowania praktyki  z programu Erasmus+ jest zawarcie, na około 2 tyg., przed wyjazdem, umowy cywilno- prawnej pomiędzy studentem a Uniwersytetem Gdańskim.

    UWAGA! Ze względu na epidemię COVID-19 zmienia się, do odwołania, sposób zawierania umowy cywilno- prawnej pomiędzy studentem a Uniwersytetem Gdańskim:
 
1. Korespondencyjne zawarcie umowy cywilno-prawnej (preferowane).
 
- W celu omówienia wymaganej dokumentacji i uzgodnienia reguł dotyczących korespondencyjnego zawarcia umowy, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22) ze strony beneficjenta z SOP ERASMUS+ na około 3 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu.
- W kolejnym kroku, po skompletowaniu dokumentów aplikacyjnych przez beneficjenta i weryfikacji  ich przez SOP Erasmus+ w systemie ESRS zostaje wystawiona i przygotowana do pobrania umowa cywilno-prawna. 
- Beneficjent weryfikuje dane oraz treść umowy (w celu wyjaśnienia  ewentualnych niezgodności należy bezzwłocznie skontaktować się mailowo lub telefonicznie z SOP Erasmus+). Następnie Beneficjent pobiera  umowę i drukuje ją w dwóch egzemplarzach, a po podpisaniu odsyła listem poleconym obydwa egzemplarze  na adres SOP ERASMUS+ ( Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk). 
- Po otrzymaniu przesyłki pocztowej przedstawiciel uczelni (pracownik SOP Erasmus+), w imieniu Rektora UG podpisuje 2 egzemplarze umowy cywilno-prawnej i zamieszcza kopię (skan) w pełni podpisanej umowy w systemie ESRS na indywidualnym koncie Beneficjenta.
- oryginał umowy pozostaje do osobistego odebrania w dogodnym, uprzednio ustalonym telefonicznie terminie w SOP ERASMUS+ albo zostaje odesłany listem poleconym na wskazany przez Beneficjenta adres pocztowy (sposób odebrania umowy odbywa się zgodnie z mailową dyspozycją Beneficjenta).
 
2.  Osobiste zawarcie umowy cywilno-prawnej w  biurze SOP Erasmus+ (w uzasadnionych przypadkach).
 
- W celu  omówienia wymaganej dokumentacji i ustalenia terminu wizyty w biurze SOP ERASMUS+, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22)  ze strony beneficjenta  na około 3  tygodnie przed planowaną datą wyjazdu. 
- podczas osobistej wizyty w biurze,  we wcześniej ustalonym terminie, następuje podpisanie umowy przez obydwie strony.
W trakcie wizyty należy nosić maseczkę oraz przestrzegać zasady  zachowania dystansu społecznego.
 
Miejsce podpisania umowy:  Uniwersytet Gdański
             Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+)
             Rektorat UG, pok. 202 (II piętro)
 
 
Przed podpisaniem umowy, bez względu na sposób jej procedowania, Uczestnik jest zobowiązany do:
 
a) wykonania wstępnego testu językowego w systemie  OLS - Online Linguistic Suport (co najmniej na 2 dni przed podpisaniem umowy),
b) zarejestrowania się w serwisie „Odyseusz” prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/) - dotyczy tylko obywateli polskich.
c) uzupełnienia danych i wymaganych dokumentów w systemie ESRS (informacja o ESRS w załączniku u dołu strony)
 

Czynności w trakcie mobilności

•    Zmiany w   dokumencie Training Agreement (TA) – w przypadku potrzeby dokonania zmian w planie praktyki należy zaktualizować TA. Studenci mają na to czas w pierwszym miesiącu trwania mobilności. Aktualizacja polega na uzupełnieniu sekcji „Section to be completed DURING THE MOBILITY” (str. 6 dokumentu TA) oraz na  uzyskaniu akceptacji  tych zmian przez instytucję przyjmującą i wysyłającą (złożenie podpisów).  Daty podpisania dokumentu muszą potwierdzać dokonanie zmian w pierwszym miesiącu pobytu na praktyce.
•    Studenci i absolwenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie pobytu na praktyce.
•    Na  około 2 tygodnie przed planowanym terminem zakończenia praktyk  studenci i absolwenci  mają obowiązek wypełnienia drogą elektroniczną drugiego, końcowego testu badającego postępy w nauce języka.
•    Przed opuszczeniem instytucji goszczącej praktykant otrzymuje zaświadczenie o zrealizowaniu założeń praktyki wraz z opinią o praktykancie, przygotowane przez opiekuna w placówce goszczącej – Traineeship Certificate (formularz w załączniku). Traineeship Certificate  zawiera  część potwierdzającą czas trwania mobilności (ostatnia strona). Część ta musi być  osobno wypełniona i podpisana przez placówkę goszczącą.
•    Istnieje możliwość wydłużenia okresu pobytu ponad uzgodniony w TA czas trwania praktyki, nie zmienia to jednak wysokości dofinansowania. W tym celu najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym zakończeniem pobytu praktykant powinien kolejno:
1.     Powiadomić  SOP Erasmus+ o planowanej zmianie czasu pobytu;
2.     Wskazać w TA, w  rubryce: "Planned period of the mobility"  w części IV "Section to be completed during the mobility" (str. 6) ustalony w porozumieniu z instytucją goszczącą i zatwierdzony przez nią zmieniony (przedłużony) okres pobytu;
3.     Uzyskać na części IV skanu TA podpisy koordynatora wydziałowego oraz Dziekana (Prodziekana): dokument taki powinien być odesłany studentowi skanem;
4.     Przedstawić  dowody ubezpieczeń  KL, NNW i OC w miejscu praktyk obejmujących przedłużony okres pobytu.
5.     Najpóźniej w ostatnim dniu  obowiązywania pierwotnej umowy podpisać aneks zmieniający okres pobytu na praktyce.

 

 Czynności po zakończeniu mobilności

1.  Po zakończeniu pobytu w uczelni goszczącej konieczne jest osobiste rozliczenie się z wyjazdu w SOP Erasmus+. Musi ono nastąpić w terminie dwóch tygodni od daty zakończenia pobytu na praktyce   (wykazanej w dokumencie Traineeship Certificate).

 SOP Erasmus+
 Rektorat UG; pokój 202
 pon.-wt. oraz czw.-piat. w godz. 9.00-14.00
 środa – nieczynne

2.  Rozliczenie polega na:
•  złożeniu za pomocą narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej („Mobility Tool”) ankiety/Raportu stypendysty (wezwanie do złożenia raportu wysyłane jest automatycznie na adres e-mail praktykanta krótko po upływie planowanego terminu zakończenia mobilności);
•  wypełnieniu w systemie OLS testu końcowego z języka (końcowy test kompetencji językowej nie dotyczy praktykantów, którzy z pierwszego testu uzyskali wynik C2; link do testu wysyłany jest automatycznie na adres e-mail praktykanta);
•  przedłożeniu w  SOP Erasmus+ dokumentu Traineeship Certificate z uzupełnioną i podpisaną częścią dotyczącą potwierdzenia czasu pobytu  (oryginał lub wydruk z uwierzytelnionego źródła);
•  okazaniu kompletnego dokumentu Training Agreement  poprzez umieszczenie go na indywidualnym koncie w systemie ESRS  (włącznie z częścią dotyczącą zmian w programie, jeżeli takowe miały miejsce).



Po terminowym złożeniu prawidłowo przygotowanych dokumentów rozliczeniowych, wypełnieniu ankiety i drugiego testu językowego uczestnikowi praktyki w przeciągu 30 dni wypłacana jest II transza grantu.
 

Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Monika Butkiewicz
Treść wprowadzona przez: Monika Butkiewicz
Ostatnia modyfikacja: 
piątek, 26 czerwca 2020 roku, 14:13