Procedura wyjazdowa "krok po kroku"

•  Czynności przed rozpoczęciem mobilności

• Rekrutacja
• System ESRS
• Nominacja
• Spotkanie informacyjne
• Procedury aplikacyjne

•  Czynności w trakcie mobilności

Czynności przed rozpoczęciem mobilności

• Rekrutacja

Po  pozytywnie zakończonej rekrutacji na macierzystym wydziale, w połowie marca, Studenci zostają wpisani przez swoich Koordynatorów wydziałowych/instytutowych do elektronicznego systemu rejestracji studentów programu Erasmus+ (ESRS – Erasmus Students Registration System). Skutkuje to otrzymaniem drogą elektroniczną (systemowy e-mail)  instrukcji  utworzenia indywidualnego konta w ESRS.

• System ESRS

Zrekrutowani Studenci  dokonują pierwszego logowania do elektronicznego systemu rejestracji studentów programu Erasmus+ (ESRS), weryfikują i uzupełniają wymagane informacje/dane w zakładce ‘Informacje o Studencie”.

• Nominacja

W okresie marzec-kwiecień zrekrutowani Studenci zostają nominowani do uczelni partnerskich jako uczestnicy programu Erasmus+ w roku akademickim 2021/2022. Procedurę nominowania prowadzi Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+) w Biurze Współpracy Międzynarodowej  (BWM), które odpowiada za stronę administracyjno–finansową wyjazdów w ramach programu Erasmus+ na Uniwersytecie Gdańskim.

• Spotkanie informacyjne

Studenci realizujący mobilność w programie Erasmus+  są zobowiązani do osobistego uczestnictwa w spotkaniu informacyjnym organizowanym przez SOP Erasmus+  w dwóch terminach (do wyboru), na przełomie kwietnia i maja. Szczegółowa informacja o terminie i miejscu spotkania jest rozsyłana pocztą elektroniczną. Obecność obowiązkowa!

AKTUALIZACJA!!!

Ze względu na trwającą epidemię  koronawirusa COVID-19 spotkania informacyjne w dotychczasowej formie nie odbędą się.  Najważniejsze informacje na temat Programu i czekających Państwa procedur postaramy się przekazać w formie spotkań online na platformie Microsoft Teams w dniach 6-7 Maja. O szczegółach zostaną Państwo powiadomieni drogą mailową (koniec kwietnia). 

• Procedury aplikacyjne 

A) wymagania uczelni goszczącej:

Studenci przygotowują i samodzielnie wysyłają dokumenty wymagane przez uczelnię goszczącą we wskazanej przez nią formie i przestrzegając wyznaczonych  terminów.

Niezależnie od sposobu składania aplikacji bezwzględnie należy przestrzegać terminu zgłoszeń w uczelni docelowej!

Niektóre uczelnie wymagają od kandydatów formularza Transcript of Records (spis dotychczasowych zaliczeń i egzaminów na uczelni macierzystej), który muszą oni samodzielnie wypełnić i przedłożyć do potwierdzenia na swoim macierzystym wydziale/ w swoim macierzystym instytucie. Formularz ToR do pobrania dostępny jest na niniejszej stronie poniżej ("Formularze i dokumenty pomocnicze").

B)  wymagania uczelni macierzystej:

•  Online Learning Agreement (OLA) -   uzgodnienie programu, który będzie realizowany w uczelni goszczącej

Przed wyjazdem każdy student zobowiązany jest przygotować na platformie OLA ( https://learning-agreement.eu ) formularz Online Learning Agreement a następnie przesłać go w formie elektronicznej  do Koordynatora Wydziałowego/ Instytutowego UG w celu uzyskania akceptacji. W kolejnym kroku OLA zostanie przesłane do Koordynatora odpowiedzialnego za uzgodniony program po stronie uczelni przyjmującej. Program musi być dobrany w taki sposób, aby zapewniał   zdobycie w uczelni przyjmującej co najmniej  30 ECTS/semestr lub 60 ECTS/rok akademicki. 

• Internal Addendum to  Learning Agreement

Przed wyjazdem należy przygotować dokument „Internal Addendum to Learning Agreement”. Służy  on do wpisania tych przedmiotów z programu studiów w UG, które nie mają ekwiwalentów w uczelni goszczącej i z tego względu Studenci będą zobowiązani zrealizować je  po powrocie z wymiany (formularz dostępny w załącznikach, na dole strony).

• Ubezpieczenie – KL ( Koszty Leczenia)

Przed wyjazdem studenci mają obowiązek dopełnić formalności związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym obowiązującym przez cały czas pobytu za granicą. Dowodem posiadania ubezpieczenia zdrowotnego jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), wydawana bezpłatnie przez oddziały NFZ, obejmująca czas trwania całej mobilności.

Karta EKUZ musi być wydana na podstawie wniosku o wyjazd w celu studiowania (nie w celu turystycznym). W przypadku posiadania wcześniej wyrobionej długoterminowej  karty EKUZ  wydanej w celu turystycznym, należy ponownie złożyć wniosek. Do wniosku  o wydanie karty EKUZ w celu studiowania należy dołączyć zaświadczenie z uczelni. Aby otrzymać  odpowiednie zaświadczenie, które jest niezbędne do wystawienia przez NFZ karty EKUZ w celu studiowania, należy na około miesiąc przed wyjazdem okazać (w systemie ESRS) tzw. Letter of Acceptance  z uczelni partnerskiej, potwierdzający przyjęcie na studia w określonym czasie (akceptowane formy: plik pdf dokumentu uczelni goszczącej lub oficjalny mail od uczelni goszczącej). Następnie, na e-mailową prośbę studenta skierowaną do biura SOP Erasmus+ (bwzs@ug.edu.pl), wystawiane jest zaświadczenie (dostępne do pobrania w systemie ESRS).

UWAGA! Osoby pracujące lub kończące 26. rok życia napotykają na częste problemy przy uzyskiwaniu karty EKUZ. Warto wcześniej sprawdzić swoją sytuację jako ubezpieczonego (częste niedopatrzenia związane z wyrejestrowaniem członków rodziny w przypadku zmiany pracy przez płatnika składek = rodzica oraz utratą przez studenta statusu ubezpieczeniowego członka rodziny po podjęciu pracy).

Karta EKUZ obowiązuje tylko na terenie UE, dlatego osoby wyjeżdżające poza teren UE  obowiązkowo wykupują komercyjne  ubezpieczenie zdrowotne  na cały czas studiów za granicą.

Zakres ubezpieczenia zdrowotnego oferowanego przez Narodowy Fundusz Zdrowia  (karta EKUZ/polisa obejmująca koszty leczenia) może być niewystarczający, szczególnie w przypadku transportu i szczególnej interwencji medycznej. W związku z tym zalecane jest wykupienie komercyjnej polisy obejmującej koszty leczenia (KL).

• Ubezpieczenie – NNW (Następstwa Nieszczęśliwych Wypadków)

Każdy Student jest zobowiązany wykupić, przed wyjazdem komercyjne  ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW), obejmujące cały czas trwania mobilności.

• Serwis „Odyseusz”

Studenci posiadający obywatelstwo polskie zobowiązani są zarejestrować się w serwisie "Odyseusz" prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/).

• Online Linguistic Support (OLS)

Kandydaci planujący realizację mobilności w uczelniach, w których językiem wykładowym jest: angielski, bułgarski, chorwacki, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, irlandzki, litewski, łotewski, maltański, niderlandzki, niemiecki, portugalski, rumuński, słowacki, słoweński, szwedzki, węgierski, włoski,  są zobowiązani przystąpić do testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support (OLS). Szczegółowe instrukcje w tej sprawie będzie zawierała wiadomość mailowa skierowana bezpośrednio do studentów objętych powyższym działaniem. Chociaż wyniki testów nie mają wpływu na ostateczne dopuszczenie kandydatów do uczestnictwa w programie, uczelnie partnerskie coraz częściej weryfikują uzyskane przez studentów oceny. Wynik B1 lub niższy uzyskany na teście skutkuje automatycznym nadaniem przez system licencji na kurs językowy (online), pod warunkiem że kurs w danym języku jest dostępny. Uczestnik mobilności jest w tej sytuacji zobligowany do uczestnictwa w kursie celem podniesienia swoich kompetencji. Studenci, którzy uzyskali wynik wyższy niż B1 mogą zdecydować się na kurs językowy, ale nie jest on nadawany im obligatoryjnie, a wymaga zaznaczenia odpowiedniej opcji na swoim indywidualnym koncie w systemie OLS.

Studenci są zobowiązani do wykonania pierwszego testu kompetencji językowych w systemie Online Linguistic Support  najpóźniej na dobę przed umówionym spotkaniem w SOP Erasmus+, w celu podpisania umowy o wyjazd stypendialny.

• Zawarcie Umowy Cywilno-prawnej

1. Korespondencyjne zawarcie umowy cywilno-prawnej (preferowane).

- W celu omówienia wymaganej dokumentacji i uzgodnienia reguł dotyczących korespondencyjnego zawarcia umowy, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22) ze strony beneficjenta z SOP ERASMUS+ na około 3 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu.

- W kolejnym kroku, po skompletowaniu dokumentów aplikacyjnych przez beneficjenta i weryfikacji  ich przez SOP Erasmus+ w systemie ESRS zostaje wystawiona i przygotowana do pobrania umowa cywilno-prawna.

- Beneficjent weryfikuje dane oraz treść umowy (w celu wyjaśnienia  ewentualnych niezgodności należy bezzwłocznie skontaktować się mailowo lub telefonicznie z SOP Erasmus+). Następnie Beneficjent pobiera  umowę i drukuje ją w dwóch egzemplarzach, a po podpisaniu:

• odsyła listem poleconym obydwa podpisane na każdej stronie egzemplarze  na adres SOP ERASMUS+ ( Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk) 

       lub

• składa osobiście, po uprzednim telefonicznym  umówieniu wizyty, obydwa podpisane egzemplarze w Sekcji  Obsługi Programu Erasmus+ (Rektorat, pokój 202).

- Po wpłynięciu dokumentów  przedstawiciel uczelni (pracownik SOP Erasmus+), w imieniu Rektora UG podpisuje 2 egzemplarze umowy cywilno-prawnej i zamieszcza kopię (skan) w pełni podpisanej umowy w systemie ESRS na indywidualnym koncie Beneficjenta.

- oryginał umowy pozostaje do osobistego odebrania w dogodnym, uprzednio ustalonym telefonicznie terminie w SOP ERASMUS+ albo zostaje odesłany listem poleconym na wskazany przez Beneficjenta adres pocztowy (sposób odebrania umowy odbywa się zgodnie z mailową dyspozycją Beneficjenta).

2.  Osobiste zawarcie umowy cywilno-prawnej w  biurze SOP Erasmus+ (w uzasadnionych przypadkach).

- W celu  omówienia wymaganej dokumentacji i ustalenia terminu wizyty w biurze SOP ERASMUS+, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22)  ze strony beneficjenta  na około 3  tygodnie przed planowaną datą wyjazdu. 

- podczas osobistej wizyty w biurze,  we wcześniej ustalonym terminie, następuje podpisanie umowy przez obydwie strony.

W trakcie wizyty należy nosić maseczkę oraz przestrzegać zasady  zachowania dystansu społecznego.

Miejsce podpisania umowy:

Przed podpisaniem umowy, bez względu na sposób jej procedowania, Uczestnik jest zobowiązany do:

a) wykonania wstępnego testu językowego w systemie  OLS - Online Linguistic Suport (co najmniej na 2 dni przed podpisaniem umowy),

b) zarejestrowania się w serwisie „Odyseusz” prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/) - dotyczy tylko obywateli polskich.

c) uzupełnienia wszystkich danych i dokumentów wymaganych w systemie ESRS  

Czynności w trakcie mobilności

1.  W pierwszym miesiącu pobytu za granicą studenci załatwiają formalności pobytowe zgodnie z instrukcjami uczelni przyjmującej oraz wymogami administracyjnymi państwa goszczącego.  Równolegle uczestnicy programu ustalają ostateczny program zajęć w dokumencie Learning Agreement - część "Section to be completed DURING THE MOBILITY " (wprowadzenie zmian do pierwotnego wyboru przedmiotów – „Changes to the orginal Learning Agreement”) i uzyskują  na nim podpisy Koordynatora Wydziałowego/Instytutowego UG oraz Koordynatora odpowiedzialnego za zmiany w programie po stronie uczelni przyjmującej (patrz: "wskazówki -  LA ;  Internal Addendum ; ESRS"- w załącznikach na dole strony).

2.  Uczestnicy programu są zobowiązani uzyskać zaliczenia z wszystkich przedmiotów zatwierdzonych w Learning Agreement oraz przystąpić do egzaminów – w tym również egzaminów poprawkowych – w terminach wyznaczonych przez uczelnię przyjmującą.

3.  Studenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie semestru/roku akademickiego w uczelni przyjmującej. W ciągu ostatnich 2 tygodni przypadających przed określonym w „Umowie o wyjazd stypendialny w ramach programu ERASMUS+/studia” maksymalnym terminem zakończenia mobilności  mają oni również obowiązek wypełnienia drogą elektroniczną testu badającego postępy w nauce języka, na którego naukę wcześniej otrzymali licencję.

4.  W ostatnim tygodniu studiów w uczelni goszczącej studenci uzyskują potwierdzenie czasu pobytu wraz z informacją o formie zrealizowanych kursów na formularzu Confirmation of Study Period przygotowanym  przez SOP Erasmus+ i przekazanym beneficjentom przy podpisywaniu umowy stypendialnej Erasmus+/studia (do pobrania z systemu ESRS - Załączniki i dokumenty pomocnicze.. Akceptowalne są także potwierdzenia czasu pobytu przygotowane na formularzach uczelni goszczących, pod warunkiem zawarcia adekwatnych informacji.

5.  Przed opuszczeniem uczelni goszczącej student otrzymuje wykaz zaliczeń – Transcript of Records. Jeśli uczelnia goszcząca do tego momentu nie jest w stanie wygenerować powyższego dokumentu, konieczne jest ustalenie terminu, adresu oraz formy jego przesyłki (oryginał, skan, plik z elektronicznym podpisem).