Pismo okólne nr 1/14 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 20 października 2014 roku w sprawie opracowywania dokumentów finansowych oraz informacji o wpływach i wydatkach dotyczących działalności statutowej – utrzymanie potencjału badawczego w UG

Pismo okólne nr 1/14

Rektora Uniwersytetu Gdańskiego

z dnia 20 października 2014 roku

w sprawie opracowywania dokumentów finansowych oraz informacji o wpływach i wydatkach dotyczących działalności statutowej – utrzymanie potencjału badawczego

w Uniwersytecie Gdańskim

1. Od dnia 3 listopada 2014 roku obieg dokumentów finansowych dotyczących działalności statutowej – na utrzymanie potencjału badawczego, zwanej dalej „DS-UPB”, koordynuje i monitoruje Dział Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych UG.

Osoby uczestniczące w realizacji zadania:

• P. inż. Małgorzata Bastian, tel. wew. 2482, e-mail malgorzata.bastian@ug.edu.pl – bezpośrednio odpowiedzialna,
• P. Ewa Drifkowska, tel. wew. 2341, e-mail reked@ug.edu.pl,
• P. mgr Dominika Wendt, tel. 2482, e-mail dominika.wendt@ug.edu.pl.
• mgr Małgorzata Łęczyńska, tel. 2582, e-mail malgorzata.leczynska@ug.edu.pl.

2. Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące DS-UPB, bez względu na datę wystawienia, tj.:

• faktury,
• faktury pro-forma (przedpłaty),
• faktury zaliczkowe,
• rachunki,
• umowy o dzieło i zlecenia z rachunkami,
• kserokopie umów o pracę, dodatkowych wynagrodzeń, dodatków specjalnych itp. obejmujących wynagrodzenia osobowe,
• delegacje krajowe i zagraniczne,
• noty księgowe,
• inne pisma (prośby, wnioski) dotyczące przeksięgowań wszystkich rodzajów kosztów kierowane są do Działu Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych UG.

3. Dział Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych UG prowadzi bieżącą ewidencję dokumentów finansowych, o których mowa w punkcie 2, przeprowadza ich kontrolę formalno-rachunkową, potwierdza dysponowanie środkami oraz przekazuje je niezwłocznie do jednostek organizacyjnych administracji centralnej UG zgodnie z kompetencjami.

4. Jednostki organizacyjne administracji centralnej UG, a w szczególności: Dział Zamówień Publicznych, Dział Obliczeń Płac, Dział Finansowy,  Dział Księgowości Finansowej przekazują Działowi Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych do wyjaśnienia wszelkie zastrzeżenia, uwagi, wątpliwości o charakterze merytorycznym, finansowym, formalnym i prawnym dotyczące dokumentów finansowych, o których mowa w punkcie 2,
nie odsyłając kwestionowanych dokumentów do beneficjentów dotacji budżetowej DS-UPB (dziekanów wydziałów, kierowników zadań, Centrum Informatycznego, Biblioteki UG).

5. Dział Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych prowadzi i na bieżąco aktualizuje bazę adresowo-telefoniczną wszystkich kierowników zadań finansowanych z dotacji budżetowej DS-UPB. Kierownicy zadań otrzymują drogą elektroniczną informacje ogólne, proceduralne, ale także – po zgłoszeniu zapotrzebowania – finansowe, dotyczące bezpośrednio realizowanego przez nich zadania.

6. Dział Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych sporządza comiesięczną informację o  wpływach i wydatkach dotyczących DS-UPB i udostępnia ją w Portalu zarządczym władzom uczelni oraz dziekanom.