Dzięki działaniom zespołu powołanego przez Rektora prof. Piotra Stepnowskiego możliwe jest już prowadzenie działań komercyjnych w budynkach uniwersyteckich. W perspektywie oznacza to m.in.  prowadzenie odpłatnych studiów stacjonarnych i niestacjonarnych, organizowanie kursów doszkalających i szkoleń specjalistycznych, a także możliwość wynajmowania powierzchni kampusu UG, w tym uruchomienie w tych miejscach punktów gastronomicznych i punktów ksero, czy realizację badań zleconych na infrastrukturze badawczej UG.

System zarządzania infrastrukturą UG powstał w uczelni w związku z upływem okresów trwałości poszczególnych projektów inwestycyjnych oraz uzyskaniem niezbędnych interpretacji podatkowych i stanowi ostatni element nowego podejścia Uniwersytetu Gdańskiego do współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym.

 W 2023 r. wdrożone zostały procedury i narzędzia zapewniające bezpieczną przestrzeń dla komercjalizacji:

• wypracowana została nowa formuła współpracy jednostek uniwersyteckich odpowiedzialnych za relacje z interesariuszami zewnętrznymi (m.in. Biura Współpracy i Rozwoju, Biura Analiz i Ekspertyz, Centrum Transferu Technologii, Centrum Zrównoważonego Rozwoju i in.), mająca na celu synergię działań
• wdrożona została Polityka przeciwdziałania konfliktowi interesów w UG
• zdefiniowane zostały zasady partnerskiej współpracy międzyinstytucjonalnej.

Powołano również Uniwersyteckie Laboratorium Usług Badawczych, odpowiedzialne za koordynację realizowanych w UG zleceń komercyjnych wymagających specjalistycznej infrastruktury badawczej. Innowacyjne podejście uczelni do współpracy z otoczeniem zostało zaprezentowane podczas grudniowego spotkania Rektora z przedstawicielami strategicznych partnerów uczelni.

Zgodnie z przepisami unijnymi, projekt infrastrukturalny podlega okresowi trwałości, tzn. środki trwałe zakupione w ramach projektu nie mogą być wykorzystywane do innych celów niż zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie i studium wykonalności projektu przez cały okres wyznaczony w umowie o dofinansowanie projektu.

Zakończenie okresów trwałości dużych uniwersyteckich projektów infrastrukturalnych UG (m.in. budynki Wydziałów Chemii i Biologii, Instytutu Biotechnologii i Wydziału Filologicznego - Neofilologii) sfinansowanych ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007-2013 oraz Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 oraz uzyskanie niezbędnych interpretacji podatkowych VAT umożliwiło rozszerzenie oferty usług komercyjnych świadczonych przy wykorzystaniu ww. budynków, co pozwala na realizację ich pełnego potencjału. Zgodnie z art. 26 ust. 7 Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014, „jeżeli infrastruktura naukowo-badawcza otrzymuje finansowanie publiczne zarówno na działalność gospodarczą, jak i niegospodarczą, państwo członkowskie wprowadza mechanizm monitorowania i wycofania, aby zapewnić, że w wyniku zwiększenia udziału działalności gospodarczej w stosunku do sytuacji oczekiwanej w momencie przyznania pomocy nie przekroczono obowiązującej maksymalnej intensywności pomocy”.

Z dniem 1 stycznia 2024 r. weszły w życie w Uniwersytecie Gdańskim nowelizacje zarządzeń Rektora UG w sprawie systemu monitorowania wydajności infrastruktury finansowanej ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 i Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 związanej z prowadzeniem działalności komercyjnej zwolnionej z opodatkowania podatkiem VAT. Poza dotychczas prowadzoną działalnością pomocniczą zwolnioną z opodatkowania, związaną z kształceniem obejmującą: prowadzenie odpłatnych studiów stacjonarnych i niestacjonarnych, organizowanie kursów doszkalających, szkoleń specjalistycznych oraz konferencji bez udziału sponsorów, możliwe będzie wykonywanie nowych rodzajów działalności komercyjnej w ramach powstałej infrastruktury, m.in.:

• świadczenie usług badawczych - realizowanie badań zleconych na rzecz podmiotów zewnętrznych
• długoterminowy wynajem powierzchni, m.in. dla celów prowadzenia działalności gastronomicznej, automatów z napojami i przekąskami, punktów ksero, poprawiających jakość pracy i studiowania w uwalnianej infrastrukturze,
• krótkoterminowy wynajem pomieszczeń, np. na potrzeby organizacji komercyjnych konferencji ze sponsorami.

- W ramach projektów sfinansowanych ze środków unijnych przepisy nakładają na Uniwersytet konieczność monitorowania infrastruktury zakupionej ze środków publicznych. Sytuacja ta wymagała wdrożenia rozwiązań systemowych, umożliwiających kompleksowe zarządzanie majątkiem Uniwersytetu Gdańskiego i wykonywanie zobowiązań wynikających z przepisów - mówi Kierownik Katedry Marketingu na Wydziale Zarządzania UG dr hab. Robert Bęben, prof. UG, autor metodyki określającej przewidywany poziom wykorzystania wytworzonej infrastruktury, członek zespołu roboczego pracującego nad przygotowaniem Systemu - W tej sytuacji konieczne stało się zaprojektowanie i wdrożenie narzędzia informatycznego umożliwiającego monitorowanie poziomu wykorzystania infrastruktury przy uwzględnieniu różnych ograniczeń wynikających z finansowania poszczególnych składników majątku. Wyzwaniem było wykorzystanie i skorelowanie w Systemie informacji pochodzących z dotychczasowych baz danych uczelni. System jest wysoce użyteczny dla bieżącej działalności uniwersytetu. Pozwala on na usprawnienie wielu procesów m.in. inwentaryzację pomieszczeń, aparatury i wyposażenia, automatyzację zarządzania powierzchnią, zarządzanie projektami naukowym, inwestycyjnymi i edukacyjnymi, w tym przeniesienie procesu zarządzania projektami do Portalu Pracownika (elektroniczna karta do zgłoszenia projektu, ujednolicony i uwspólniony rejestr projektów).

System umożliwi stworzenie swego rodzaju wirtualnej mapy kampusu uniwersyteckiego w oparciu o całą dostępną infrastrukturę. - Dotychczas monitorowana była jedynie infrastruktura wykorzystywana w ramach działalności związanej z kształceniem. Wdrażany System IT pozwoli na odrębne monitorowanie poziomu wykorzystania pojedynczych środków trwałych do badań zleconych i wynajmu powierzchni, zapewniając spełnienie unijnych wymogów dotyczących nieprzekraczania wskaźnika 20% całkowitej rocznej wydajności Infrastruktury na użytek komercyjnej działalności pomocniczej, a jednocześnie umożliwi bieżącą weryfikację, czy dane urządzenie jest dopuszczone do komercjalizacji - mówi Dyrektor Biura Współpracy i Rozwoju Monika Adamczuk, członek zespołu roboczego pracującego nad przygotowaniem Systemu.

Należy podkreślić, że na rynku nie było do tej pory rozwiązań, które umożliwiłyby monitorowanie poziomu wykorzystania całkowitej wydajności infrastruktury uczelni. Należało taki system zaprojektować i zbudować od podstaw.

– Mamy ogromną satysfakcję, że know-how UG i kompetencje naszych pracowników, którzy znają najlepiej specyfikę funkcjonowania uczelni, doprowadziły do powstania uniwersalnego i autorskiego narzędzia, które będzie użyteczne w codziennej pracy różnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego. Nad budową i wdrożeniem systemu pracowało 40 pracowników uczelni, za co serdecznie dziękujemy - podkreśla Prorektor ds. Współpracy i Rozwoju dr hab. Sylwia Mrozowska, prof. UG.

O dodatkowych zaletach Systemu mówi Jan Pietruszewski, twórca systemu informatycznego z Sekcji Informatycznej Wydziału Zarządzania: - Opracowany system informatyczny można zastosować do całej infrastruktury Uczelni (budynkowej i aparaturowej). Bazuje na danych gromadzonych w istniejących systemach informatycznych UG, tak więc aktualizacja odbywa się w czasie rzeczywistym. System umożliwia powiązanie aparatury z pomieszczeniami, co ułatwi jej inwentaryzację i monitorowanie. Ponadto jego architektura umożliwia rozbudowę zależnie od potrzeb zgłaszanych przez Władze Uczelni oraz ujednolica sposób prezentacji oferty usługowej UG, zasad wyceny świadczeń i procesu komercjalizacji na różnych wydziałach (m.in. rezerwacje, akceptacje).

W najbliższym czasie planowana jest realizacja szkoleń z obsługi oprogramowania, które organizowane będą przez Biuro Współpracy i Rozwoju, odpowiedzialne za wdrożenie Systemu zarządzania infrastrukturą UG.