W dniu 7 marca odbyło się spotkanie warsztatowe z Koordynatorami wydziałowymi ds. systemu POL-on, organizowane przez Koordynatorkę uczelnianą ds. systemu POL-on mgr Monikę Zientarę oraz Główną Specjalistkę ds. Analiz Ekonomiczno-Finansowych mgr Dominikę Wend. Przedmiotem spotkania było wypracowanie optymalnych ścieżek komunikacji i raportowania osiągnięć pracowników Uniwersytetu Gdańskiego, w ramach Strategii Uniwersytetu Gdańskiego na lata 2025 - 2030, a także - co ważne z punktu widzenia uczestników spotkania -  budowanie świadomości wagi danych gromadzonych w systemie POL-on.

Podczas warsztatu zobrazowany został schemat algorytmu podziału subwencji, jaki stosowany jest przez ministerstwo właściwe ds. szkolnictwa wyższego. Przedstawiono również mechanizm zasilenia algorytmu wartościami poszczególnych jednostek będących w grupie uczelni, dla których stosowany jest jednakowy algorytm. Zaprezentowano także symulację konsekwencji finansowych dla wysokości subwencji otrzymywanej przez UG przy zaraportowaniu do POL-on różnych scenariuszy danych. Koordynatorka uczelniana ds. systemu POL-on mgr Monika Zientara podkreśliła wagę systemu POL-on jako głównego narzędzia informatycznego zbierającego dane na temat nauki i szkolnictwa wyższego. Rzetelność gromadzonych w nim danych powinna zatem stanowić priorytet w ich raportowaniu. Dane zgromadzone w poszczególnych modułach podlegają bowiem analizie przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego i stanowią podstawę do oceny podmiotów w zakresie nauki i szkolnictwa wyższego, jak również kształtują politykę finansową. Ponadto służą one ocenie jakości kształcenia i potencjału naukowego instytucji, dokumentowaniu postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora, sporządzaniu statystyk publicznych przez Główny Urząd Statystyczny oraz wspierają prace administracji publicznej (np. Rady Doskonałości Naukowej, Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, Narodowego Centrum Nauki, Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej).

Koordynatorka uczelniana ds. systemu POL-on dokonała analizy danych zgromadzonych przez jednostki w module Pracownicy za rok sprawozdawczy 2024. Poprowadzony następnie przez Monikę Zientarę panel dyskusyjny stworzył przestrzeń do wspólnych rozmów. Pozwolił poznać różne perspektywy, rozwiać wątpliwości, podzielić się wiedzą, doświadczeniami i informacjami.

Koordynatorka uczelniana podziękowała Koordynatorom wydziałowym za współpracę w minionym roku sprawozdawczym. Podkreśliła, że dzięki zaangażowaniu obu stron udało się wypracować bardzo dobre relacje w jakże różnorodnym zespole, co bardzo sobie ceni. Dodała również, że z roku na rok obserwuje progres w rzetelności gromadzonych danych oraz odchodzenie od traktowania systemu POL-on jako istniejącego „przy okazji”, czego podstawą jest właściwa i rzetelna komunikacja oraz świadomość wagi raportowanych danych.

W spotkaniu w roli organizatorów wzięli udział: dr hab. Paweł Antonowicz, prof. UG - Prorektor ds. Rozwoju i Finansów UG, mgr Monika Zientara - Koordynator Uczelniany ds. Systemu POL-on, a także Główny Specjalista ds. Analiz Ekonomiczno-Finansowych - mgr Dominika Wendt.