System ERP One4all dla Szkół Wyższych, zintegrowana platforma informatyczna oparta na Microsoft Dynamics 365/AX, to zaawansowane narzędzie, które zostanie wdrożone w Uniwersytecie Gdańskim. Umożliwi efektywne zarządzanie danymi gromadzonymi na uczelni. System obejmie i zintegruje takie obszary i działy, jak: Finanse, Kadry i Płace, Projekty, Sprzedaż, Środki trwałe, Budżetowanie i kontroling, Hurtownia danych i Business Intelligence.

W przetargu ogłoszonym w styczniu  2020 r. na Zintegrowany System Informatyczny klasy ERP wspomagający zarządzanie uczelnią (ang. Enterprise Resource Planning - planowanie zasobów przedsiębiorstwa), została wybrana oferta firmy Arcus Systemy Informatyczne Sp. z o.o.. Po zakończeniu wdrożenia system usprawni pracę i obejmie głównie działy Administracji Centralnej Uniwersytetu Gdańskiego - łącznie ok 150 pracowników. ERP oparty na systemie Dynamics umożliwia integrację systemu z innymi, w tym usługami internetowymi (np. integrację z systemami bankowymi). Dodatkowo charakteryzuje się elastycznością, która umożliwi skonfigurowanie systemu do potrzeb uczelni.

- Zaawansowane systemy informatyczne, które pomagają uporządkować i zautomatyzować  przepływ procesów, są dziś rozwiązaniami niezbędnymi do sprawnego zarządzania zasobami organizacji. Chcąc usprawnić i uporządkować tę kwestię na Uniwersytecie Gdańskim, podjęto decyzję o wdrożeniu nowego, innowacyjnego systemu klasy ERP. Systemy tej klasy stanowią najbardziej zaawansowaną grupę systemów, których wykorzystanie wspomaga procesy zarządcze – mówi prof. dr hab. Piotr Stepnowski, Rektor Uniwersytetu Gdańskiego.

Wprowadzone rozwiązania pozwolą na zautomatyzowanie wielu procesów z obszaru zarządzania kadrami i finansami, ułatwią i przyspieszą pracę pracownikom tych działów, umożliwiając im m.in. zdalny dostęp do systemu.

- Dzięki zastąpieniu kilku dotychczas funkcjonujących, rozproszonych i niezintegrowanych ze sobą systemów jednym rozwiązaniem, dane gromadzone będą w usystematyzowany sposób, a przepływ i przetwarzanie informacji w połączeniu z automatyzacją procesów znacząco wpłyną na jakość i czas realizowanych zadań - podkreśla dr hab. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek, prof. UG., Dyrektor Centrum Komunikacji i Promocji Uniwersytetu Gdańskiego. - System, który wybrany został w takcie postępowania, w przyszłości będzie można rozszerzyć o nowe funkcjonalności dla kolejnych obszarów działalności UG. Przez kolejne 5 lat od momentu wdrożenia system będzie utrzymywany, aktualizowany i rozwijany przez Wykonawcę.

System ten pozwoli na gromadzenie i przetwarzanie informacji w jednym miejscu, co wyeliminuje konieczność wprowadzania danych do innych systemów lub późniejsze przetwarzanie plików w celu wyciągnięcia przekrojowej informacji. Zwiększy również wiarygodność danych, które nie będą musiały być przetwarzane przez inne źródła/miejsca systemu, gdzie istnieje możliwość popełnienia błędu. System klasy ERP pozwoli na uzyskanie lepszych rezultatów dzięki przekazywaniu danych w czasie rzeczywistym, natomiast optymalizacja procesów wewnętrznych i zewnętrznych, przy wykorzystaniu oferowanych modułów, pozwoli automatyzować wymianę danych, lepszą organizację oraz większą ich użyteczność.

One4all dla Szkół Wyższych zostanie wdrożony przez firmę Arcus SI, która od ponad 20 lat jest jednym z wiodących polskich dostawców narzędzi informatycznych. Ma ona duże doświadczenie w sektorze edukacyjnym -  rozwiązanie, które pojawi się na UG, wdrożyła już w takich uczelniach, jak: Akademia Leona Koźmińskiego, Uniwersytet Adama Mickiewicza, Politechnika Śląska czy Politechnika Poznańska.

- Środowisko naukowe potrzebuje nowoczesnej struktury organizacyjnej, wspieranej przez najnowsze technologie. Cieszymy się, że kolejna uczelnia zdecydowała się korzystać z autorskiego rozwiązania Arcus SI - platformy one4all na bazie Microsoft Dynamics 365, która jest jedynym tego rodzaju rozwiązaniem w Europie. System dedykowany do zarządzania działalnością szkół wyższych z pewnością zapewni kompleksowe wsparcie i integrację procesów zachodzących na Uniwersytecie Gdańskim. To duży krok w stronę cyfryzacji i dalszego rozwoju uczelni przy wsparciu najnowocześniejszych technologii - mówi Maciej Czernaś, Prezes Arcus SI.

Na systemie ERP Dynamics 365, wg. danych Microsoft, bazuje ponad 2,5 tys. dużych, światowych firm. System użytkowany jest we wszystkich sektorach rynku i tłumaczony na ponad 30 języków.

13 maja 2021 r. na Uniwersytecie Gdańskim odbyło się spotkanie inicjalizujące projekt, podczas którego Wykonawca przedstawił wstępny harmonogram prac oraz metodykę planowanego wdrożenia. Pierwszym etapem będzie analiza przedwdrożeniowa w trakcie której określony zostanie harmonogram i doprecyzowany sposób realizacji poszczególnych funkcjonalności. Drugim etapem realizacji projektu będzie tzw. wykonanie systemu, trzecim, który zakończy się w 2023 r., start produkcyjny systemu - jego uruchomienie, odbiór i utrzymanie. Szkolenia dla pracowników UG z obsługi i funkcjonalności systemu przewidziano na drugą połowę 2022 r. 

Całkowity koszt projektu wynosi 9 899 532 PLN brutto, z czego 4 258 000,00 PLN to środki pochodzące z Projektu ProUG.