W ramach projektu EZD EDU na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego odbyła się konferencja poświęcona elektronicznemu obiegowi dokumentów. Następnego dnia w Rektoracie UG miało miejsce posiedzenie Rady MUCI - organu decydującego o kierunku dalszego rozwoju Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji.

Konferencja poświęcona elektronicznemu obiegowi dokumentów odbyła się 2 marca br. na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego. Uczestniczyli w niej przedstawiciele uczelni będących partnerem w projekcie EZD EDU, a także uczelnie zainteresowane przystąpieniem do projektu lub poznaniem wersji EZD RP.

Gości powitali dr hab. inż. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek, prof. UG, Zastępca Kanclerza ds. Informatyzacji, Komunikacji i Promocji oraz Piotr Gwizdała z Centrum Informatycznego UG, którzy omówili aktualne zagadnienia dotyczące projektu.  Prezentacji najnowszej aktualizacji EZD PUW i nowych funkcjonalności dokonał mgr inż. Mariusz Florkiewicz z Centrum Informatycznego UG.

- Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to nie tylko fundament dla działalności kancelaryjno-archiwalnej, ale również narzędzie, które służy ujednoliceniu i unowocześnieniu procesów z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, jak i zgodności z obowiązującymi aktami normatywnymi. To kompleksowe rozwiązanie, którego celem jest prowadzenie nowoczesnej administracji, a właściwie e-administracji na Uczelni - mówi dr hab. inż. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek, prof. UG, członek Dyrekcji Rady MUCI, Zastępca Kanclerza ds. Informatyzacji, Komunikacji i Promocji UG.

Na spotkaniu omówiono aktualne zagadnienia dotyczące projektu EZD PUW, jego najnowszej aktualizacji i nowych funkcjonalności. Zaprezentowano również wersję testową EZD RP.  Wszystkie pytania i uwagi do prezentowanej wersji testowej zostały zebrane i  będą przekazane do NASK (Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej), organu odpowiedzialnego za przygotowanie wersji EZD RP. Dodatkowo omówiono zagadnienia dot. archiwizacji dokumentów w oparciu o system EZD PUW.

3 marca w budynku Rektoratu UG odbyło się również posiedzenie Rady MUCI, na które zaproszeni zostali także członkowie Dyrekcji Rady MUCI, kierowanej przez prof. Marka Kręglewskiego z Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu.

Gości powitał prof. Marek Kręglewski oraz gospodarz, Rektor UG prof. Piotr Stepnowski:

- Bardzo się cieszę, że możemy gościć Państwa w naszych progach. To bardzo ważne spotkanie. To, czym zajmuje się MUCI, jakie ma cele strategiczne, jakie projekty realizuje, jak ważne one są w niekończącym się procesie digitalizacji instytucji akademickich uzmysławia nam, jak wiele pracy i wyzwań jeszcze przed nami. To nie tylko zmiany technologiczne, ale też zmiany na poziomie świadomości środowiska akademickiego – powiedział Rektor UG prof. Piotr Stepnowski.

Podczas spotkania przedstawione zostały cztery sprawozdania merytoryczne i finansowe z działalności w 2022 roku:  Dyrekcji MUCI z, Komisji ds. USOS i IRK, Komisji ds. „Systemu Biur Karier”,Komisji ds. OSA oraz Komisji ds. EZD EDU. W tym czasie, w okresie od 1 stycznia do 28 lutego 2022 roku, Dyrekcja MUCI pracowała w składzie: prof. Marek Kręglewski — Dyrektor MUCI (UAM), prof. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek (UG), prof. Katarzyna Kotarska (US), prof. Marek Michalski (UKSW), prof. Marek Zaionc (UJ), dr Tomasz Wolniewicz (UMK). W marcu 2022 roku do grona Członków Dyrekcji dołączyła mgr Ewelina Zalas.

Rok 2022 był dla MUCI niezwykle pracowity. Obfitował w liczne spotkania (m.in. posiedzenie Rady MUCI w lutym 2022 r., posiedzenia i spotkania konsultacyjne Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich czy spotkania on-line na platformie MS Teams – ich formę wymusił okres pandemii).

Był to też czas intensywnie prowadzonych prac dotyczących następujących obszarów: Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (w projekcie uczestniczy 87 uczelni. W roku 2022 podpisano dziewięć umów sublicencyjnych z nowymi członkami stowarzyszonymi - w tym jedna IRK), Systemu Akademickich Biur Karier (Projekt System Akademickich Biur Karier koordynowany przez panią mgr Annę Bielawiec-Osińską z Uniwersytetu Mikołaja Kopernika ma zapewnić przesyłanie uwierzytelnionych danych studentów pomiędzy USOS a bazami danych Biur Karier oraz synchronizację tych baz w różnych uczelniach), Otwartego Systemu Antyplagiatowego (Zespół pod kierunkiem prof. dr hab. Marka Kowalskiego prowadził dalsze prace nad projektem OSA. System jest do pobrania przez każdą z zainteresowanych uczelni. W projekcie w 2022 roku uczestniczyło 11 uczelni), Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (Centrum Kompetencyjne EZD EDU znajduje się w Uniwersytetem Gdańskim, który podpisał umowę z PUW dającą zespołowi Centrum dostęp do kodów EZD PUW, a także umożliwiające udzielanie licencji do korzystania z EZD PUW uczelniom współpracującym w ramach projektu MUCI.

Obecnie w projekcie uczestniczy 14 uczelni (2 uczelnie zrezygnowały, a dwie podpisały nowe umowy w 2022 roku) oraz w obszarze strategii EUNIS (MUCI jest członkiem korporacyjnym europejskiej organizacji EUNIS (European University Information Systems), gdzie reprezentuje polskie uniwersytety zrzeszone w KRUP.

- Spotykamy się fizycznie po trzech latach, wcześniej, z powodu pandemii możliwe były jedynie spotkania online. Bardzo mnie cieszy, że będziemy mieli okazję dziś porozmawiać twarzą w twarz, bo ma to ogromne znaczenie dla projektów, które opierają się na współpracy, wzajemnym zaufaniu i wiarygodności - mówi Dyrektor MUCI prof. Marek Kręglewski. - W ostatnim roku zdarzyło się bardzo wiele. Stanęliśmy, jak wszyscy, obliczu skoków kosztów, ale może skupię się nad konkretnymi postępami w projektach, bo wiele dobrego udało się zrobić. Mamy cztery projekty, we wszystkich rośnie liczba uczestników, co szczególnie widoczne było w projekcie USOS, do którego w ciągu ostatniego roku dołączyło siedem uczelni. Tym samym już ponad 50 proc. studentów wszystkich uczelni wyższych korzysta z tego systemu w Polsce. Działamy na rzecz informatyzacji, a wszystkie nasze projekty skupiają się na wypracowaniu i wdrożeniu jak najlepszych narzędzi wspomagających zarządzanie uczelnią.

Przypomnijmy, że Członkami Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji jest 20 uniwersytetów: Uniwersytet Warszawski, Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, Uniwersytet Wrocławski, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, Uniwersytet Łódzki, Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Uniwersytet Śląski w Katowicach, Katolicki Uniwersytet Lubelski, Uniwersytet Gdański, Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, Uniwersytet Opolski, Uniwersytet w Białymstoku, Uniwersytet Szczeciński, Uniwersytet Zielonogórski, Uniwersytet Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy, Uniwersytet Rzeszowski, Uniwersytet Jana Kochanowskiego, Uniwersytet Papieski Jana Pawła II.

Status członków stowarzyszonych w projekcie USOS posiadają zaś 73 uczelnie wyższe: Akademia Finansów i Biznesu Vistula w Warszawie, Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, Akademia Ignatianum w Krakowie, Akademia Kaliska im. Prezydenta Stanisława Wojciechowskiego, Akademia Medycznych i Społecznych Nauk Stosowanych w Elblągu, Akademia Muzyczna im. Feliksa Nowowiejskiego w Bydgoszczy, Akademia Nauk Stosowanych Angelusa Silesiusa w Wałbrzychu, Akademia Nauk Stosowanych im. Jana Amosa Komeńskiego w Lesznie, Akademia Nauk Stosowanych im. Stanisława Staszica w Pile, Akademia Nauk Stosowanych im. Hipolita Cegielskiego w Gnieźnie Uczelnia Państwowa (2022), Akademia Nauk Stosowanych Stefana Batorego w Skierniewicach, Akademia Nauk Stosowanych w Elblągu, Akademia Nauk Stosowanych w Koninie, Akademia Nauk Stosowanych w Łomży, Akademia Pedagogiki Specjalnej im. M. Grzegorzewskiej w Warszawie, Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach, Akademia Teatralna im. Aleksandra Zelwerowicza w Warszawie, Akademia Techniczno-Humanistyczna w Bielsku-Białej, Akademia Wychowania Fizycznego im. Bronisława Czecha w Krakowie 20 Akademia Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach, Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu (2022), Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Dolnośląska Szkoła Wyższa we Wrocławiu, Instytut Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN w Warszawie, Karpacka Państwowa Uczelnia w Krośnie, Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury w Krakowie, Małopolska Uczelnia Państwowa w Oświęcimiu, Niepubliczna Wyższa Szkoła Medyczna we Wrocławiu, Olsztyńska Szkoła Wyższa, Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Głogowie, Państwowa Akademia Nauk Stosowanych w Chełmie, Państwowa Wyższa Szkoła Techniczno-Ekonomiczna im. ks. Bronisława Markiewicza w Jarosławiu, Papieski Wydział Teologiczny we Wrocławiu, Politechnika Częstochowska, Politechnika Białostocka, Politechnika Bydgoska im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich, Politechnika Koszalińska, Politechnika Opolska, Politechnika Poznańska, Politechnika Rzeszowska, Politechnika Śląska, Politechnika Świętokrzyska, Politechnika Warszawska, Politechnika Wrocławska, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Szkoła Główna Służby Pożarniczej w Warszawie, Szkoła Główna Turystyki i Hotelarstwa Vistula w Warszawie, Szkoła Wyższa Wymiaru Sprawiedliwości, Uczelnia Państwowa im. Jana Grodka w Sanoku, Uczelnia Techniczno-Handlowa im. H. Chodkowskiej w Warszawie, Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, Akademia im. Jana Długosza w Częstochowie, Uniwersytet Medyczny w Lublinie, Uniwersytet Morski w Gdyni, Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, Uniwersytet Muzyczny Fryderyka Chopina w Warszawie, Uniwersytet Przyrodniczo-Humanistyczny w Siedlcach, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Uniwersytet Rolniczy im. Hugona Kołłątaja w Krakowie, Wojskowa Akademia Techniczna im. Jarosława Dąbrowskiego w Warszawie, Wrocławska Akademia Biznesu w Naukach Stosowanych, Wyższa Szkoła Bezpieczeństwa Publicznego i Indywidualnego APEIRON w Krakowie, Wyższa Szkoła Bezpieczeństwa w Poznaniu, Wyższa Szkoła Ekonomiczna w Białymstoku, Wyższa Szkoła Gospodarki Euroregionalnej im. Alcide De Gasperi w Józefowie, Wyższa Szkoła Kadr Menadżerskich w Koninie, Wyższa Szkoła Prawa we Wrocławiu, Wyższa Szkoła Turystyki i Ekologii w Suchej Beskidzkiej, Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie.

Podobnie w projekcie OSA status członków stowarzyszonych mają Politechnika Warszawska i Państwowa Wyższa Szkoła Techniczno-Ekonomiczna im. ks. Bronisława Markiewicza w Jarosławiu (w 2022 uczelnia wróciła do projektu)

W projekcie System Akademickich Biur Karier status członka stowarzyszonego posiada: Dolnośląska Szkoła Wyższa we Wrocławiu, Instytut Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności Polskiej Akademii Nauk w Olsztynie, Uczelnia Państwowa im. Jana Grodka w Sanoku.

W projekcie Elektronicznego Zarządzania uczestniczyły następujące uczelnie: Akademia Nauk Stosowanych im. Stanisława Staszica w Pile, Politechnika Bydgoska im. Jana i Jędrzeja Śniadeckich, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego, Uniwersytet Gdański, Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Uniwersytet Łódzki, Uniwersytet Mikołaja Kopernika, Uniwersytet Medyczny w Lublinie, Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu, Uniwersytet Morski w Gdyni, Uniwersytet Przyrodniczo-Humanistyczny w Siedlcach, Uniwersytet Śląski, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski i Uniwersytet Wrocławski.