Opracowanie zadań strategicznych przyporządkowanych do poszczególnych celów operacyjnych, a także powiązanie strategii UG ze strategiami wydziałów - to najważniejsze cele kolejnego szkolenia, które odbyło się 16 stycznia 2025 r. w Bibliotece Uniwersytetu Gdańskiego. Spotkanie, przygotowane przez członków Senackiej Komisji ds. Organizacji i Rozwoju, poprowadził dr hab. Paweł Antonowicz, prof. UG, Prorektor ds. Rozwoju i Finansów.

- Rzadko spotyka się organizację tak dużą, tak wielowymiarową, która, mając tak wiele ambitnych, ciekawych i kreatywnych pomysłów na obszarowy rozwój, jest w stanie wypracować konsensus na drodze tylko trzech warsztatów strategicznych, jak udało się to w naszym przypadku - zauważył dr hab. Paweł Antonowicz, prof. UG, podczas podsumowania dotychczasowych prac zmierzających do stworzenia i wdrożenia strategii Uniwersytetu Gdańskiego na lata 2025-2030. Prorektor podkreślił również unikatowość uniwersyteckiego przedsięwzięcia, pomimo wykorzystania pewnych elementów rozwiązań strategicznych stosowanych w innych dużych organizacjach: - Wszystko, co tu robimy, jest prototypowe, prekursorskie z perspektywy sposobu zarządzania strategią tak skomplikowanego podmiotu, jakim jest nasza uczelnia. Mogą Państwo czuć się dumni, że realizujecie to na tak wysokim poziomie szacunku, dyplomacji i wzajemnego wsłuchiwania się w stanowiska osób reprezentujących inne dyscypliny naukowe, a także inne grupy pracownicze.

Prowadzący przedstawił kolejne etapy wdrażania strategii UG w praktyce. Najbliższym zadaniem, będącym zasadniczym elementem spotkania, jest opracowanie przez właścicieli celów operacyjnych zadań przyporządkowanym tym celom - tzw. zadań strategicznych. Taki kaskadowy model planowania - od perspektyw strategicznych w BSC, przez cele strategiczne i cele operacyjne, aż do zadań strategicznych, realizowanych w poszczególnych jednostkach Administracji Rektora i na wydziałach UG - ma ułatwić utworzenie kompleksowej strategii uniwersytetu oraz zapewnienie jej spójności ze strategiami wydziałowymi. Dlatego właśnie kluczowe jest takie sformułowanie zadań strategicznych, by mogły być one zaadoptowane (odziedziczone - mówiąc językiem naszego planowania strategicznego) do strategii wydziałowych.

Wydziały (oprócz powiązań z celami zapisanymi w strategii generalnej naszej uczelni) zachowają pełną autonomię w wyznaczaniu własnych celów strategicznych. Uzupełnienie strategii wydziałowych o autonomicznie definiowane zadania strategiczne ma być jednym z ostatnich etapów wdrażania systemu zarządzania strategią UG na najbliższe pięć lat.

Podczas szkolenia Prorektor ds. Rozwoju i Finansów przedstawił także autorskie spostrzeżenia zatytułowane: „7 grzechów głównych zarządzania strategicznego" - oraz 7 głównych odpowiedzi UG, jakie implementowane są w przestrzeni zarządzania strategicznego na Uniwersytecie Gdańskim (tj. na poziomie tworzenia i realizacji strategii UG):

• STRATEGIA KASKADOWA, w pełni umożliwiająca delegację odpowiedzialności oraz operacjonalizację Strategii;
• STRATEGIA WŁAŚCICIELSKA, z której jasno wynika odpowiedzialność stanowiskowa za „odcinkowe” wykonanie poszczególnych fragmentów Strategii;
• STRATEGIA Z TARGETAMI, z której jasno wynikają zarówno jednostki miary, jak i kwantyfikowalne cele, predefiniowane w Strategii UG;
• STRATEGIA MONITOROWANA, oparta na okresowych (w przypadku UG kwartalnych) przeglądach pakietu strategicznego, co jest nie tylko zgodne z fundamentalnymi założeniami zarządzania opartego na niwelowaniu odchyleń od zakładanych planów, ale także zgodne z rekomendacjami płynącymi z wewnętrznego audytu strategicznego, jaki był przeprowadzony na zlecenie ministerstwa;
• STRATEGIA ZMIENNA, oparta na założeniu, że to, co dziś planujemy, może ulec zmianie w jej horyzoncie - więc należy ten aspekt dynamicznego zarządzania strategią uwzględnić w procesie zarządzania zmianą;
• STRATEGIA TRANSPARENTNIE KOMUNIKOWANA I SZEROKO KONSULTOWANA z określonymi właścicielami, którzy zarówno merytorycznie, jak również na poziomie zdefiniowanych celów MBO identyfikują się, czują się odpowiedzialni, a także doskonale wiedzą, że w okresie obowiązywania strategii są w niej merytorycznie umocowani.

Pod koniec spotkania został omówiony sposób wypełniania karty zadania strategicznego przez właścicieli celów operacyjnych. Prorektorzy (odpowiadający za poszczególne obszary strategiczne) poinformowali o terminach wykonania zadań oraz o planowanych spotkaniach i sposobach pracy.

Kolejne szkolenie dla właścicieli celów operacyjnych strategii UG odbędzie się 23 stycznia br.

O wcześniejszych spotkaniach warsztatowych w celu opracowania kompleksowej strategii UG (22 października 2024, 5 listopada 2024 oraz 8 listopada 2024) pisaliśmy wcześniej na naszej stronie internetowej.