W związku z wejściem w życie z dniem 15.03.2021 roku Zarządzenia nr 37/R/21 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 2 marca 2021 roku w sprawie Zasad zawierania umów cywilnoprawnych w Uniwersytecie Gdańskim oraz zbliżającym się terminem wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych informujemy, że również z dniem 15. 03.2021 roku zostanie wprowadzony System Informatyczny do Generowania i Rejestrowania Umów Cywilnoprawnych (umowy zlecenia i umowy o dzieło) zawieranych przez jednostki organizacyjne uczelni, zwany dalej „GUCiR”.
System ten przeznaczony jest do jednolitego przygotowywania i wygenerowania umów cywilnoprawnych wraz z niezbędnymi załącznikami.
Po podpisaniu umowy i załączników przez Wykonawcę/Zleceniobiorcę oraz Zamawiającego, do uprawnionych osób będzie należało zeskanowanie dokumentów oraz wgranie ich do rejestru umów.
W trakcie wgrywania skanów zostanie nadany ogólnouniwersytecki numer umowy, który trzeba będzie następnie nanieść na oryginał umowy.
Umowy z systemu GUCiR zostaną automatycznie przekazane do Centralnego Rejestru Umów Cywilnoprawnych (dalej: „CRUC”).
Niezależnie, oryginał takiej umowy musi niezwłocznie zostać przesłany do Działu Płac – Prace zlecone (nie później niż w ciągu 5 dni od jej zawarcia).
Wdrożenie systemu pozwoli na terminowe zgłaszanie zawartych umów do systemu ubezpieczeń społecznych Płatnik oraz do systemu PPK.
Szanowni Państwo Dziekani, Dyrektorzy jednostek międzywydziałowych, Kierownicy Jednostek Organizacyjnych oraz Kierownicy Projektów,
prosimy o pilne wskazanie osób zajmujących się na Państwa wydziale/jednostce/projekcie przygotowywaniem i zawieraniem umów cywilnoprawnych i przesłanie przedmiotowej listy do Centrum Informatycznego w terminie do dnia 10 marca 2021 roku, na adres gucir@ug.edu.pl.
W celu uzyskania uprawnienia do użytkowania systemu wyznaczone osoby muszą złożyć wniosek w systemie ODO w zakresie przetwarzania danych osobowych. Po otrzymaniu uprawnień w Portalu Pracownika w menu pojawi się nowa zakładka „Rejestr umów”.
W celu wypełnienia wniosku ODO należy wypełnić poniższe dane:
Do dnia 14 marca 2021 roku istnieje możliwość przetestowania systemu oraz wniesienia uwag. Zainteresowane tym osoby prosimy o kontakt na adres gucir@ug.edu.pl.
W dniu 14 marca wszystkie dane zostaną usunięte i wersja testowa zostanie przekształcona w wersję produkcyjną.
UWAGA!
Przy zawieraniu umów należy pamiętać o tym, że:
- W systemie nie jest możliwe wprowadzenie daty rozpoczęcia wykonywania umowy z datą wsteczną,
- Skan podpisanej umowy należy wgrać do GUCiR w nieprzekraczalnym terminie dwóch dni od daty jej zawarcia,
- Data zawarcia umowy nie może być późniejsza niż data rozpoczęcia wykonywania umowy,
- W terminie nieprzekraczającym 5 dni od daty zawarcia umowy cywilnoprawnej, oryginał zawartej umowy wraz z wymaganymi dokumentami, które wymieniono w § 11 i w §12 Zasad zawierania umów cywilnoprawnych oraz kontrasygnatą finansową potwierdzająca środki finansowe §9 p.2 należy przekazać do Działu Płac - Prace Zlecone.
- Umowa o dzieło przed podpisaniem musi uzyskać akceptację Radcy Prawnego w programie GUCiR
Szczegółowe instrukcje dotyczące użytkowania systemu będą umieszczone w GUCiR.
Szanowni Państwo, bardzo prosimy o przestrzeganie wprowadzonych i obowiązujących Zasad zawierania umów cywilnoprawnych oraz instrukcji użytkowania systemu GUCiR.
