Zasady realizacji umów instytucjonalnych w programie Erasmus+ KA171 konkurs 2025
Spis treści:
- Wprowadzenie
- Terminy realizacji
- Zasady ogólne realizacji mobilności
- 3.1. Realizacja mobilności zgodnie z planem zatwierdzonym przez Narodową Agencję Erasmus +
- 3.2. Brak możliwości wprowadzania zmian w typach mobilności
- 3.3. Wyjątek dotyczący mobilności STA outgoing
o 4.1. Przestrzeganie zasad programu Erasmus KA171
o 4.2. Informowanie uczestników o ich obowiązkach
o 5.1. Śródokresowy monitoring postępów
o 5.2. Dodatkowy konkurs wewnętrzny
o 6.1. Podpisywanie umów międzyinstytucjonalnych
o 6.2. Kontakty z uczelniami partnerskimi
o 6.3. Procedowanie mobilności SMS out (studenci wyjeżdżający)
o 6.4. Procedowanie mobilności SMS in (studenci przyjeżdżający)
o 6.5. Procedowanie mobilności STA i STT out (pracownicy wyjeżdżający)
o 6.6. Procedowanie mobilności STA i STT in (pracownicy przyjeżdżający)
o 6.7. Administracja i dokumentacja
o 6.8. Współpraca i komunikacja
o 6.9. Zapewnienie zgodności i jakości
o 6.10. Rozwój kompetencji i przeszkolenie nowego koordynatora
o 6.11. Administracja i dokumentacja
o 6.12. Sprawozdawczość
- Uprawnienia Koordynatora Programu Erasmus+ KA171
- Współpraca z jednostkami UG
- Checklist i roadmap dla uczestników STA i STT
- Postanowienia końcowe
Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie zasad realizacji umów instytucjonalnych w ramach programu Erasmus+ KA171 konkurs 2025 na Uniwersytecie Gdańskim. Zasady te mają na celu zapewnienie wysokiej jakości realizacji mobilności oraz zgodności z wytycznymi Agencji Narodowej Programu Erasmus+.
- Terminy realizacji mobilności w ramach Erasmus KA 171 edycja 2025
Mobilności w programie Erasmus+ powinny być zrealizowane w terminach określonych w umowie, jednak nie później niż do 15 czerwca 2027 roku.
- Zasady ogólne realizacji mobilności
- Realizacja mobilności zgodnie z planem przyznanym przez Narodową Agencję Erasmus +
Wszystkie mobilności w ramach programu Erasmus+ KA171 muszą być realizowane dokładnie w formie przyznanej przez Narodową Agencję Erasmus +.
-
- Brak możliwości wprowadzania zmian w typach mobilności
Aby zachować integralność programu i zapewnić jego skuteczną realizację, wprowadza się następujące ograniczenia:
- Brak możliwości zamiany mobilności studenckich (SMS) na mobilności pracownicze (STA lub STT).
- Brak możliwości zmiany celu mobilności, np. z dydaktycznej (STA) na szkoleniową (STT) po
podpisaniu umowy międzyinstytucjonalnej
- Wszystkie mobilności muszą być realizowane zgodnie z warunkami zawartymi w umowie międzyinstytucjonalnej.
- Odpowiedzialność Koordynatora Wydziałowego / Jednostki UG
Koordynator Wydziałowy jest odpowiedzialny za:
- Ścisłe przestrzeganie zasad realizacji mobilności określonych przez Agencję Narodową i Uniwersytet Gdański.
- Monitorowanie realizacji mobilności w ramach swojej jednostki UG.
- Zapewnienie, że wszystkie mobilności są realizowane zgodnie z zatwierdzonym planem i nie dochodzi do nieautoryzowanych zmian.
Koordynator ma obowiązek:
- Informować uczestników programu (studentów i pracowników) o ich obowiązkach wynikających z udziału w programie Erasmus+ KA171.
- Wyjaśniać zasady realizacji mobilności zgodnie z wytycznymi UG.
- Udzielać wsparcia w zakresie formalności i procedur związanych z realizacją mobilności.
- Monitorowanie realizacji mobilności
Po upływie 12 miesięcy od momentu udostępnienia koordynatorom wydziałowym draftów umów międzyinstytucjonalnych, zostanie przeprowadzony monitoring postępów w realizacji mobilności.
Celem monitoringu jest ocena:
- Liczby zrealizowanych mobilności w stosunku do planu.
- Ewentualnych problemów i opóźnień w realizacji mobilności.
- Potrzeby podjęcia działań korygujących.
Jednostka, w obrębie której stwierdzono niewystarczającą realizację założonych planów mobilności, jest zobowiązana - w terminie 2 tygodni od uzyskania informacji o wynikach monitoringu- do przedstawienia pisemnego planu naprawczego. Plan należy przesłać na adres e-mail: erasmus.none@ug.edu.pl
W przypadku stwierdzenia braku postępów w realizacji mobilności w danej jednostce Uniwersytetu Gdańskiego dopuszcza się możliwość zorganizowania dodatkowego konkursu centralnego, przeprowadzanego na podstawie kryteriów ustalonych w porozumieniu z Władzami UG.
Celem konkursu będzie wyłonienie innej jednostki UG, która podejmie się procedowania niezrealizowanych mobilności.
Nowo wyłoniona jednostka będzie zobowiązana do realizacji mobilności zgodnie z przedstawionym planem zagospodarowania dodatkowych środków.
- Szczegółowe obowiązki Koordynatora po uzyskaniu środków
- Przygotowanie i koordynacja procesu podpisywania umów w terminie do 03 kwietnia 2026 roku.
- Aktualizacja i monitorowanie stanu realizacji w ramach istniejących umów międzyinstytucjonalnych.
- Terminowe zgłaszanie do BWiU wszelkich przeszkód związanych z podpisaniem i realizacją umów międzyinstytucjonalnych.
- Stała współpraca z BWiU w zakresie realizacji umów międzyinstytucjonalnych.
- Utrzymywanie regularnej komunikacji z koordynatorami uczelni partnerskich.
- Rozwijanie współpracy i poszukiwanie nowych możliwości.
- Rozwiązywanie bieżących problemów związanych z mobilnością.
- Terminowe zgłaszanie do BWiU wszelkich przeszkód związanych z realizacją umów międzyinstytucjonalnych.
- Procedowanie mobilności SMS (studenci wyjeżdżający)
- Przygotowanie i ogłoszenie zasad rekrutacji na stronie jednostki UG oraz w miarę możliwości, w mediach społecznościowych.
- Przeprowadzenie rekrutacji zgodnie z wytycznymi
Przekazanie protokołu z rekrutacji do BWiU w terminach rekrutacyjnych wskazanych przez BWiU.
- Zatwierdzanie ewentualnych rezygnacji studentów z wyjazdów.
- Informowanie studentów o programie i uczelniach partnerskich.
- Pomoc w przygotowaniu Learning Agreement (LA) i jego podpisanie.
- Konsultacje i wsparcie dla studentów
- Zachęcanie zakwalifikowanych studentów do przygotowania krótkich materiałów promujących realizowaną mobilność (np. wywiad, zdjęcie, opis uczelni partnerskiej), które mogą zostać opublikowane na stronie wydziału lub w mediach społecznościowych jednostki.
W trakcie mobilności:
- Utrzymywanie kontaktu ze studentami.
- Pomoc w zmianach w Learning Agreement (LA) i ich zatwierdzanie.
- Konsultacje i wsparcie dla studentów.
- Koordynator powinien zachęcać studentów do dokumentowania przebiegu mobilności (zdjęcia, krótkie relacje, nagrania) z myślą o przygotowaniu materiału promującego wyjazdy Erasmus+.
- Monitorowanie uznawania wyników uzyskanych za granicą.
- Konsultacje i wsparcie dla studentów.
- Razem ze studentem/studentami podjąć działania w zakresie przygotowania relacji z mobilności wraz
z fotorelacją (2–5 zdjęć) obejmującą uczelnię partnerską, zajęcia, doświadczenia kulturowe itp. Relacja ta
powinna zostać opublikowana na stronie jednostki UG i – w miarę możliwości – w jej mediach
społecznościowych. Kopia materiału powinna zostać przekazana do Biura Współpracy
i Umiędzynarodowienia (BWiU) w celu publikacji centralnej.
-
- Procedowanie mobilności SMS (studenci przyjeżdżający)
- Aktualizacja oferty edukacyjnej i publikacja na stronie jednostki UG-warunek konieczny.
- Informowanie studentów o dostępnej ofercie edukacyjnej.
- Pomoc w przygotowaniu i podpisaniu Learning Agreement (LA).
- Konsultacje i wsparcie dla studentów.
- Koordynator Wydziałowy zobowiązany jest do zapewnienia, aby rekrutacja studentów przyjeżdżających
odbyła się w terminach rekrutacyjnych wskazanych przez Biuro Współpracy i Umiędzynarodowienia
(BWiU)
oraz
za przekazanie w odpowiednich terminach kompletnej dokumentacji dotyczącej przyjazdu studentów do
BWiU, zgodnie z harmonogramem przekazanym przez biuro.
- Organizacja spotkań informacyjnych.
- Pomoc w zmianach w Learning Agreement (LA) i ich zatwierdzanie.
- Konsultacje i wsparcie dla studentów.
- Koordynator Wydziałowy zobowiązany jest do podjęcia działań promujących pobyt studentów
zagranicznych na wydziale:
- przygotowanie i opublikowanie co najmniej jednego materiału promocyjnego
dotyczącego przyjazdu studentów w formie posta na stronie wydziałowej
lub
- w miarę możliwości, w mediach społecznościowych jednostki.
Materiały te mogą przyjąć formę fotorelacji z zajęć, wywiadów z uczestnikami
mobilności, krótkich opisów doświadczeń studentów lub reportażu fotograficznego z życia
akademickiego.
- Koordynator powinien zachęcić studentów przyjeżdżających do współtworzenia takich materiałów
oraz uzyskania ich zgody na publikację zdjęć i wypowiedzi.
Rozliczenie mobilności:
- Zapewnienie wprowadzenia ocen do systemu przez osoby prowadzące zajęcia.
- Przygotowanie i przekazanie Transcript of Records (ToR).
- Przypomnienie o wypełnieniu EU Survey i kontakcie z BWiU celem zatwierdzenia rozliczenia mobilności.
- Konsultacje i wsparcie dla studentów.
- Koordynator Wydziałowy powinien również podjąć działania mające na celu, aby informacje
o zrealizowanych mobilnościach, materiałach promocyjnych i relacjach studentów zostały udostępnione
przez uczelnię wysyłającą. W tym celu może przekazać materiały promocyjne Uniwersytetu Gdańskiego
i programu Erasmus+ do publikacji w kanałach informacyjnych uczelni partnerskiej (np. na stronie
internetowej, profilu w mediach społecznościowych).
-
- Procedowanie mobilności STA i STT (pracownicy wyjeżdżający)
- Informowanie pracowników o programie i uczelniach partnerskich.
- Przygotowanie i ogłoszenie zasad rekrutacji
. - Przeprowadzenie rekrutacji.
- Wsparcie w kontaktach z uczelnią partnerską.
- Pomoc w przygotowaniu dokumentacji mobilności.
- Akceptacja i podpisanie niezbędnych dokumentów.
- Przekazanie protokołu rekrutacyjnego do BWiU.
- Zatwierdzanie rezygnacji z wyjazdów.
- Procedowanie mobilności STA i STT (pracownicy przyjeżdżający)
- Komunikacja z koordynatorami uczelni partnerskich w sprawie rekrutacji
- Udział w przygotowaniu i zatwierdzeniu Mobility Agreement.
- Przekazanie dokumentów rekrutacyjnych do BWiU.
- Zgłaszanie przyjazdów zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 160/R/21.
- Zapewnienie minimum 8 godzin dydaktycznych dla STA - zgodnie z określonym językiem w Mobility Agreement.
- Zapewnienie realizacji programu szkoleniowego dla STT.
- Zapewnienie opieki nad gośćmi w ramach jednostki UG.
- Przygotowanie i przekazanie do BWiU oryginału Confirmation of Teaching/Training Period.
- Konsultacje i wsparcie dla uczestników programu Erasmus+.
- Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji mobilności.
- Wprowadzanie danych do systemów informatycznych (np. ESRS).
- Przygotowywanie raportów i sprawozdań dla jednostki i BWiU.
- Ewidencja mobilności w ramach programu Erasmus+.
- Współpraca z BWiU i innymi jednostkami UG.
- Udział w spotkaniach i szkoleniach dla koordynatorów.
- Wymiana dobrych praktyk z innymi koordynatorami.
- Przestrzeganie postanowień Karty Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego (ECHE).
- Działanie zgodnie z wytycznymi programu i przepisami uczelni.
- Monitorowanie jakości mobilności i podejmowanie działań naprawczych.
- Identyfikacja ryzyk i podejmowanie działań prewencyjnych.
- Systematyczne doskonalenie kompetencji w zakresie programu Erasmus+ KA171.
- W przypadku zmiany na stanowisku, przeszkolenie i przekazanie obowiązków nowemu koordynatorowi.
- Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji mobilności.
- Wprowadzanie danych do systemów informatycznych (np. ESRS).
- Przygotowywanie raportów i sprawozdań dla jednostki i BWiU.
- Ewidencja mobilności w ramach programu Erasmus+.
Sprawozdawczość jednostek Uniwersytetu Gdańskiego realizujących działania w ramach programu Erasmus+ (KA171) stanowi istotny element całościowego raportowania prowadzonego przez BWiU wobec Narodowej Agencji programu.
Dane i materiały przekazywane przez jednostki UG są niezbędne do przygotowania raportu końcowego uczelni oraz stanowią podstawę oceny efektywności realizacji programu.
Z tego względu każda jednostka zobowiązana jest do terminowego i rzetelnego wypełniania obowiązków sprawozdawczych, zgodnie z poniższymi zasadami:
Przygotowanie sprawozdania końcowego
Jednostka opracowuje końcowe sprawozdanie obejmujące realizację wszystkich podpisanych umów instytucjonalnych.
Sprawozdanie powinno zawierać informacje o działaniach upowszechniających program Erasmus+ w jednostce, w tym:
- relacje z każdej zrealizowanej mobilności, obejmujące opis działań, osiągnięte rezultaty oraz dokumentację fotograficzną,
- publikację relacji na stronie internetowej jednostki, a w miarę możliwości także w jej mediach społecznościowych,
- przekazanie kopii materiałów (tekst i zdjęcia) do BWiU w celu publikacji na stronach centralnych Uniwersytetu Gdańskiego oraz archiwizacji działań w zakresie umiędzynarodowienia.
Wymogi formalne dotyczące sprawozdawczości
Warunek złożenia raportu w systemie ESRS
Złożenie końcowego sprawozdania przez uczestnika mobilności w systemie ESRS jest możliwe wyłącznie po:
- opublikowaniu relacji z mobilności na stronie internetowej jednostki (lub w jej mediach społecznościowych),
- umieszczeniu w sprawozdaniu aktywnych linków do tych publikacji.
Konsekwencje braku lub opóźnienia sprawozdania
Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego lub nieterminowe przekazanie materiałów przez uczestnika mobilności oraz koordynatora wydziałowego może skutkować:
- ograniczeniem środków finansowych przyznawanych jednostce w kolejnych naborach programu,
- wstrzymaniem rozliczenia bieżącego projektu do momentu uzupełnienia wymaganej dokumentacji.
- Uprawnienia Koordynatora Programu Erasmus+ KA171
- Uczestnictwo w szkoleniach i konferencjach związanych z programem.
- Współpraca z innymi jednostkami UG w celu realizacji celów programu.
- Inicjowanie nowych form współpracy międzynarodowej w ramach programu KA171.
Koordynator współpracuje z:
- Biurem Współpracy i Umiędzynarodowienia (BWiU) - w zakresie formalności i procedur programu.
- Dziekanatem/Biurem Dziekana/International Officer - w celu zapewnienia sprawnego przebiegu
- mobilności.
- Pracownikami naukowo-dydaktycznymi jednostki UG - w koordynacji programów edukacyjnych i szkoleniowych.
W ciągu 7 dni od złożenia przez Koordynatora KA171 protokołu rekrutacji wraz dokumentacją, uczestnik otrzyma informację mailową z procedurą informacyjną dotyczącą realizacji mobilności oraz checklist.
W przypadku braku otrzymania wskazanej wiadomości mailowej w ustalonym terminie, uczestnik zobowiązany jest do kontaktu mailowego z BWiU.
- Zapoznaj się z regulaminem programu.
- Skontaktuj się z Koordynatorem Wydziałowym / Jednostki UG, aby uzyskać informacje na temat konkursów KA171.
- Przygotuj i podpisz plan dydaktyczny lub szkoleniowy (Mobility Agreement for STA / STT) oraz uzyskaj podpisy uczelni partnerskiej, w miejscu, gdzie będzie realizowana mobilność.
- Złóż dokumenty w ramach konkursu naboru wniosków STA lub STT.
- Po otrzymaniu dokumentacji konkursowej, BWiU przekaże informacje o dalszych krokach dotyczących realizacji mobilności (m.in. ESRS, podpisanie umowy, zakup biletów, przekazanie numeru rachunku bankowego, zakup ubezpieczenia i przekazanie dokumentu bez hasła).
- Uzupełnij informacje na swoim koncie ESRS zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez BWiU.
- Upewnij się, że posiadasz odpowiednie ubezpieczenie na czas wyjazdu.
- Podpisz indywidualną umowę z uczelnią (warunek konieczny dla otrzymania grantu Erasmus+).
- Zabierz ze sobą dokumenty potrzebne do potwierdzenia pobytu na uczelni partnerskiej w ramach mobilności STA lub STT.
- Upewnij się, że wyjazd rozpoczynasz zgodnie z podpisaną umową na realizację mobilności STA lub STT.
- Realizuj plan dydaktyczny lub szkoleniowy zgodnie z podpisaną umową.
- Zbierz potwierdzenia udziału w zajęciach lub szkoleniach. Dokument Confirmation of teaching / training period dla STA i STT powinien zawierać oryginalne podpisy osoby upoważnionej na uczelni partnerskiej oraz pieczątkę jednostki lub uczelni partnerskiej.
Przekazany uczestnikowi dokument Confirmation of teaching / training period nie może być modyfikowany (np. zawierać skreśleń, korekt).
- Zadbaj o promocję realizowanej mobilności na stronie internetowej uczelni partnerskiej oraz w mediach społecznościowych.
- Upewnij się, że powrót odbywa się zgodnie z terminami określonymi w umowie na realizację mobilności STA lub STT.
- Dostarczenie do Biura Współpracy i Umiędzynarodowienia:
- Potwierdzenia zrealizowania mobilności dokument pt. "Confirmation of teaching / training period"-oryginał z podpisem i pieczęcią uczelni partnerskiej
- Skanów kart pokładowych, biletów na pociąg lub autobus - wgrane do systemu ESRS.
- Sprawozdania uzupełnionego przez przekazany Uczestnikowi mobilności formularz FORMS
- Wypełnienie ankiety uczestnika programu Erasmus+ - EU Survey (Uczestnik otrzyma drogą emailową link z zaproszeniem do wypełnienia ankiety).
- Podzielenie się swoimi doświadczeniami z innymi Pracownikami i Studentami.
- Przygotowanie krótkiej relacji z pobytu wraz z fotorelacją (2-5 zdjęć) dokumentującą realizację mobilności,
zajęcia dydaktyczne lub szkoleniowe, spotkania z partnerami itp.
- Przesłanie relacji do Koordynatora Wydziałowego/ Jednostki UG w terminie 7 dni po powrocie.
- Opublikowanie relacji na stronie wydziału oraz przekazanie jej do Biura Współpracy
i Umiędzynarodowienia (BWIU)
- Złożenie sprawozdania końcowego w systemie ESRS, które możliwe będzie dopiero po publikacji relacji na
stronie internetowej jednostki lub w jej mediach społecznościowych.
Brak publikacji relacji uniemożliwia formalne zakończenie mobilności i rozliczenie wyjazdu w systemie ESRS
10. Postanowienia końcowe
Koordynator jest zobowiązany do przestrzegania niniejszych zasad oraz wszystkich obowiązujących przepisów uczelni i programu Erasmus+ KA171.
W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących zasad realizacji umów instytucjonalnych w programie Erasmus+ KA171 edycja 2025, prosimy o kontakt z Biurem Współpracy i Umiędzynarodowienia Uniwersytetu Gdańskiego:
E-mail: erasmus.noneu@ug.edu.pl
Tel. 58 523 24 42
