W związku z wdrożeniem systemu EZD PUW jako podstawowego system dokumentowania i prowadzenia spraw dla Uniwersytetu Gdańskiego, od dnia 1 stycznia 2022r. pracownicy Uniwersytetu Gdańskiego powinni posługiwać się głównie dokumentami elektronicznymi. Dokumenty tworzone wewnątrz jednostki mogą być od razu tworzone w postaci elektronicznej, jako naturalne dokumenty elektroniczne. W takiej postaci rejestrowane, przetwarzane, przechowywane, podpisywane i przekazywane do innego pracownika lub wysyłane na zewnątrz Uniwersytetu.
W przypadku wytworzenia lub wpływu dokumentu w postaci innej niż elektroniczna, wykonuje się jego odwzorowanie cyfrowe, czyli kopię elektroniczną, która umożliwia zapoznanie się z treścią dokumentu, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru w postaci papierowej. Dla przechowywania dokumentacji nieelektronicznej tworzy się skład chronologiczny, czyli uporządkowany zbiór tej dokumentacji, w kolejności wynikającej z rejestracji w systemie EZD.
Należy pamiętać, że system EZD stanowi jednocześnie archiwum zakładowe.
Na każdym etapie pracy z systemem EZD możliwe jest wygenerowanie dokumentu – chronologicznego zapisu wszystkich czynności, jakie w odniesieniu do danego dokumentu zostały wykonane. System EZD przechowuje i w prosty sposób udostępnia wszystkie kolejne wersje dokumentu wraz z informacją kto (imię i nazwisko pracownika) i kiedy (czas w formacie rrrr-mm-dd gg:mm:ss) daną wersję utworzył.
Ponadto udostępniono materiały szkoleniowe w formie nagrań wideo i instrukcji, które znajdują się w zakładce EZD na Portalu Pracownika, jak również na Portalu Edukacyjnym. W przypadku pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt do Sekcji ds. Cyfryzacji Obiegu Dokumentów na ezd@ug.edu.pl
