Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

Komunikat Zastępcy Kanclerza ds. Informatyzacji, Komunikacji i Promocji

Szanowni Państwo,

w związku z wdrożeniem systemu EZD jako podstawowego system dokumentowania i prowadzenia spraw dla Uniwersytetu Gdańskiego, informuję, że od dnia 1 stycznia 2022r. pracownicy Uniwersytetu Gdańskiego będą posługiwali się głównie dokumentami elektronicznymi. Dokumenty tworzone wewnątrz jednostki mogą być od razu tworzone w postaci elektronicznej, jako naturalne dokumenty elektroniczne. W takiej postaci rejestrowane, przetwarzane, przechowywane, podpisywane i przekazywane do innego pracownika lub wysyłane na zewnątrz Uniwersytetu.

W przypadku wytworzenia lub wpływu dokumentu w postaci innej niż elektroniczna, wykonuje się jego odwzorowanie cyfrowe, czyli kopię elektroniczną, która umożliwia zapoznanie się z treścią dokumentu, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru w postaci papierowej. Dla przechowywania dokumentacji nieelektronicznej tworzy się skład chronologiczny, czyli uporządkowany zbiór tej dokumentacji, w kolejności  wynikającej z rejestracji w systemie EZD. 

Należy pamiętać, że system EZD stanowi jednocześnie archiwum zakładowe.

Na każdym etapie pracy z systemem EZD możliwe jest wygenerowanie  dokumentu – chronologicznego zapisu wszystkich czynności, jakie w odniesieniu do danego dokumentu zostały wykonane. System EZD przechowuje i w prosty sposób udostępnia wszystkie kolejne wersje dokumentu wraz z informacją kto (imię i nazwisko pracownika) i kiedy (czas w formacie rrrr-mm-dd gg:mm:ss) daną wersję utworzył. 

Centrum Informatyczne uruchomiło zapisy na szkolenia za pośrednictwem formularza internetowego (link poniżej). Zajęcia zostały podzielone na trzy rodzaje, tj. szkolenie podstawowe, zaawansowane w tym poruszające między innymi kwestie podpisu elektronicznego i platformy ePUAP oraz uzupełniające dodatkowe. W szkoleniach można wziąć udział w sposób tradycyjny, w sali komputerowej lub on-line poprzez aplikację Teams. Ponadto udostępniono materiały szkoleniowe w formie nagrań wideo i instrukcji, które znajdują się w zakładce EZD na Portalu Pracownika.

Zachęcam Państwa do udziału w szkoleniach.

Link do zapisów na szkolenia:

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=7FC5suMenU2sXk3Z214LcwbMVgSLYVZDvShdy03jU9pUOUFFQU5GR09QWFBQNkdFWjczOUNOWEk1MS4u

 

dr hab. n. ek. inż. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek
profesor Uniwersytetu Gdańskiego  

Associate Professor  
 
Zastępca Kanclerza ds. Informatyzacji, Komunikacji i Promocji
Vice-Chancellor for Informatisation, Communication and Promotion 

Pokaż rejestr zmian

Data publikacji: czwartek, 3 Wrzesień 2015, 12:35 Ostatnia modyfikacja: środa, 20 Październik 2021, 13:43