Informacja Sekcji Realizacji Umów Działu Zamówień Publicznych UG dotycząca konieczności zamieszczania istotnych dat realizacji zamówień w opracowaniach faktur oraz jeśli wymagane umową - dołączania protokołów odbioru.
Szanowni Państwo,
Niniejszym zobowiązuje się osoby dokonujące czynności związanych z zamawianiem towarów, ich odbiorem, dokumentowaniem oraz opracowaniem faktur do bezwzględnego zamieszczania na odwrocie faktury przekazywanej do Sekcji Realizacji Umów Działu Zamówień Publicznych, w jej opisie, podpisanych czytelnie imieniem i nazwiskiem następujących dat:
• data złożenia zamówienia
(kiedy złożono zamówienie; przekazano je Wykonawcy lub dołączyć kopię zamówienia)
• data otrzymania towaru
(kiedy ostatecznie całe zamówienie zostało zrealizowane przez Wykonawcę)
• data otrzymania faktury
(kiedy faktura wpłynęła do Uniwersytetu Gdańskiego)
Przypominamy, że na mocy § 8 OBIEG DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (FAKTURY, NOTY KSIĘGOWE, RACHUNKI) Instrukcji postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Uniwersytecie Gdańskim (Zarządzenie JM Rektora nr 101/R/14 z dnia 7 listopada 2014 roku):
„1. Opracowany dokument księgowy zgodnie z obowiązującymi na Uniwersytecie Gdańskim warunkami oraz zasadami, jednostka organizacyjna UG przekazuje do DZP w terminie 7 dni od daty jego otrzymania (w przypadku, gdy płatność została już uiszczona) lub do 10 dni przed terminem zapłaty (w przypadku odroczonego terminu płatności). Dokument ten musi mieć nadany numer z Rejestru (§ 2 ust. 8) dla zamówień, o których mowa w § 3 i § 4 lub numer postępowania przeprowadzonego przez DZP zgodnie z § 5 i § 6. W sytuacji, gdy termin płatności faktury lub data jej wpływu do Uczelni nie pozwalają na zachowanie wyżej wymienionego 10. dniowego terminu, jednostka organizacyjna, niezwłocznie opracowuje fakturę pod względem merytorycznym i przekazuje do DZP najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych.
2. DZP sprawdza dokument księgowy pod względem zamówień publicznych i przekazuje go do Działu Finansowego.
3. W przypadku przekroczenia terminów opracowania dokumentów księgowych przez jednostkę organizacyjną, dla której zrealizowane było zamówienie, konsekwencje z tytułu przekroczenia terminów płatności i naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponosi kierownik tej jednostki.”
Powyższe ma na celu przyspieszenie obiegu dokumentów księgowych oraz wpłynąć na poprawę reżimu finansowego związanego z dokonywaniem płatności za dostarczony towar w terminie wynikającym z warunków umowy. Ponadto ma na celu przyspieszenie procesu obiegu dokumentacji pomiędzy naszymi jednostkami i pozwoli na unikniecie konieczności prowadzenia w tej sprawie korespondencji wyjaśniającej, w tym w ich zwrotu, przypadku braku prawidłowości w opracowaniu faktur.
Przypominamy jednocześnie o obowiązku dołączania do faktur prawidłowo podpisanych protokołów odbioru dostawy/usługi, w przypadku gdy taki protokół jest wymagany umową.
mgr Jacek Jętczak
Zastępca Kierownika Działu Zamówień Publicznych
Kierownik Sekcji Realizacji Umów
