Najważniejsze informacje o systemie EZD PUW w Uniwersytecie Gdańskim:
Od 1 stycznia 2022 r. podstawowym systemem dokumentowania i prowadzenia spraw w Uniwersytecie Gdańskim jest system EZD PUW.
System EZD to teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych (czyli obiegu pism/dokumentów od momentu ich powstania/wpłynięcia na Uczelnie, aż do momentu ich archiwizacji).
System umożliwia nam, bez konieczności tworzenia i drukowania wersji papierowej:
- tworzenie pism/dokumentów,
- podpisywanie pism/dokumentów,
- przekazywanie/udostępnianie pism/dokumentów do innych osób pracujących w Uczelni,
- wysyłkę pism/dokumentów do innych instytucji/osób prywatnych,
- archiwizację dokumentacji.
Dokumenty papierowe
Jeśli dokument powstał lub wpłynął w postaci papierowej, wykonuje się jego odwzorowanie cyfrowe (skan).
Oryginał papierowy przechowuje się w składzie chronologicznym, czyli zbiorze dokumentów uporządkowanych według kolejności ich rejestracji w systemie EZD.
Archiwizacja i historia dokumentów
System EZD pełni również funkcję archiwum zakładowego.
System zapisuje historię wszystkich czynności wykonanych na dokumencie.
Można sprawdzić:
- kolejne wersje dokumentu,
- kto je utworzył (imię i nazwisko),
- kiedy zostały utworzone (format: rrrr-mm-dd gg:mm:ss).
