§ 1. Warunki ogólne

1. Rekrutacja do szkół doktorskich w Uniwersytecie Gdańskim odbywa się za pośrednictwem systemu Internetowej Rekrutacji Kandydatów (zwanej dalej IRK).

2. Kandydat ubiegający się o przyjęcie do szkoły doktorskiej akceptuje warunki rekrutacji na Uczelni, w tym:
1) wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentowania toku studiów. Brak wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwia wzięcie udziału w rekrutacji,
2) wyraża zgodę na otrzymanie elektronicznej decyzji w przypadku nieprzyjęcia na studia, a w przypadku kandydatów, którzy uzyskali wykształcenie poza granicami Polski również warunkowej decyzji o przyjęciu,
3) potwierdza zapoznanie się z zasadami rekrutacji na UG.

3. Uczelnia nie ponosi odpowiedzialności za brak załączenia lub załączenie przez kandydata: niekompletnych, nieczytelnych lub błędnych skanów dokumentów.

§ 2. Zakładanie konta w IRK

Kandydat dokonuje rejestracji na stronie internetowej irk.ug.edu.pl, a następnie:
1) aktywuje konto w systemie IRK, klikając na link aktywacyjny przysłany w e-mailu,
2) loguje się do systemu IRK,
3) wypełnia formularz z danymi osobowymi, adresowymi oraz dotyczącymi wykształcenia.

§ 3. Zapisy do wybranej szkoły doktorskiej

Po zarejestrowaniu się w systemie IRK, kandydat, ma możliwość zapisu do dowolnej liczby szkół doktorskich. W tym celu należy:
1) wybrać właściwą dyscyplinę w danej szkole doktorskiej,
2) załączyć pliki wymaganych dokumentów (w formacie .pdf).
W przypadku załączenia pliko w niekompletnych, nieczytelnych lub błędnych kandydat otrzyma informację zwrotną w systemie IRK o konieczności wgrania prawidłowych plików w wyznaczonym terminie. Brak załączonych plików lub załączenie plików niekompletnych, nieczytelnych lub błędnych skutkuje dyskwalifikacją.

§ 4. Opłata rekrutacyjna

1. Kandydat uiszcza opłatę rekrutacyjną nie później niż w ostatnim dniu rejestracji, dokonując przelewu na numer konta podany w systemie IRK w zakładce „Płatności”.

2. W przypadku, gdy uiszczona w terminie opłata rekrutacyjna nie została odnotowana w systemie IRK lub przypisana do dyscypliny przy właściwej szkole doktorskiej, w celu odznaczenia jej w IRK przez pracownika UG, należy dzień po zakończeniu rejestracji dostarczyć dowód wpłaty do Biura Rekrutacji lub komisji rekrutacyjnej właściwej dla danej szkoły doktorskiej.
Niedopełnienie niniejszego obowiązku wyklucza z postępowania rekrutacyjnego.

3. W przypadku, gdy opłata nie została przyporządkowana do dyscypliny przy właściwej szkole doktorskiej, a rejestracja:
1) nadal trwa – kandydat może dokonać samodzielnie przeniesienia opłaty w systemie IRK;
2) zakończyła się i nie ogłoszono listy kandydatów – kandydat powinien skontaktować się z Biurem Rekrutacji w celu przeniesienia opłaty.

4. Brak opłaty rekrutacyjnej – wniesionej za daną dyscyplinę w szkole doktorskiej w trybie określonym w pkt. 1 – wyklucza z postępowania rekrutacyjnego.

5. W uzasadnionych przypadkach kandydat może ubiegać się o zwrot wniesionej opłaty rekrutacyjnej. Warunki zwrotu opłaty rekrutacyjnej określane są właściwym zarządzeniem Rektora.

§ 5. Ocena merytoryczna dokumentacji złożonej przez kandydata

1. Po zakończeniu rejestracji do szkoły doktorskiej w ramach danej dyscypliny, komisja rekrutacyjna dokonuje oceny merytorycznej dokumentacji wgranej przez kandydata do systemu IRK.

2. Punktacja przyznawana jest na podstawie szczegółowych zasad rekrutacji właściwych dla danej szkoły doktorskiej.

§ 6. Rozmowa kwalifikacyjna

1. Po dokonaniu oceny merytorycznej dokumentacji kandydata, komisja rekrutacyjna poprzez wysłanie wiadomości w systemie IRK oraz e-mailem informuje kandydatów o godzinie, miejscu i formie przeprowadzenia rozmowy.

2. Do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej do szkoły doktorskiej w danej dyscyplinie uprawnione są osoby, które:
1) uiściły w terminie opłatę rekrutacyjną;
2) przeszły pozytywnie etap weryfikacji skanów wgranych w systemie IRK;
3) przeszły etap oceny merytorycznej wgranej dokumentacji.

§ 7. Ogłoszenie listy kandydatów

1. Na liście kandydatów znajdują się wszystkie osoby, które spełniły warunki wymienione w § 7 ust. 2.

2. Osoby mieszczące się w limicie miejsc zostają zakwalifikowane do przyjęcia.

§ 8. Składanie dokumentów w komisji

1. Kandydat zakwalifikowany do przyjęcia do szkoły doktorskiej w danej dyscyplinie jest zobowiązany złożyć komplet wymaganych dokumentów (określonych załącznikiem nr 3 do uchwały) w postaci papierowej w siedzibie komisji rekrutacyjnej w ciągu kolejnych 4 dni pracy komisji od ogłoszenia listy kandydatów.

2. Dokumenty mogą zostać złożone osobiście, przez osobę trzecią, a także nadesłane pocztą lub kurierem (liczy się data doręczenia przesyłki do komisji, a nie data nadania przesyłki). Nie jest wymagane upoważnienie do składania dokumentów przez osobę trzecią.

3. Pozostali kandydaci nie są uprawnieni do złożenia dokumentów w siedzibie komisji.

4. Niezłożenie w terminie kompletu wymaganych dokumentów skutkuje wystawieniem decyzji o nieprzyjęciu do szkoły doktorskiej.

5. Kandydat, który uzyskał wykształcenie poza granicami Polski, w toku postępowania rekrutacyjnego może posługiwać się skanami dokumentów, zaakceptowanych w systemie IRK i nie jest zobligowany na tym etapie do składania dokumentów w postaci papierowej. W przypadku takiego kandydata przewodniczący właściwej komisji rekrutacyjnej, działający na podstawie upoważnienia Rektora, wydaje decyzję o przyjęciu na studia z zastrzeżeniem dopełnienia warunku zawieszającego. Warunek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, polega na dostarczeniu przez kandydata kompletu dokumentów w postaci papierowej w ciągu 30 dni od ogłoszenia listy przyjętych, do siedziby komisji.

6. W przypadku gdy kandydat, o którym mowa w ust. 5, nie dopełni warunku, z którego zastrzeżeniem dopełnienia została wydana decyzja, Rektor stwierdza wygaśnięcie decyzji.

§ 9. Ogłoszenie listy przyjętych

1. Po zakończeniu etapu składania dokumentów właściwa komisja rekrutacyjna ogłasza w systemie IRK listę oso b przyjętych do szkoły doktorskiej.

2. Na ww. liście są umieszczone nazwiska kandydatów, którzy uzyskali liczbę punktów pozwalającą zakwalifikować się do szkoły doktorskiej w danej dyscyplinie w ramach określonego limitu miejsc oraz w terminie złożyli komplet wymaganych dokumentów.

3. Przyjęcie do szkoły doktorskiej następuje w drodze wpisu na listę doktorantów, zaś w przypadku nieprzyjęcia do szkoły doktorskiej – kandydat otrzyma elektroniczną decyzję o odmowie przyjęcia.