Wyjazdy dydaktyczne (STA) – zasady rekrutacji i realizacji mobilności

Pracownicy naukowo-dydaktyczni UG mogą zrealizować mobilność w celu przeprowadzenia zajęć dla studentów instytucji partnerskiej (mobilność „STA”) w ramach programu Erasmus+ KA 107, czyli współpracy z tzw. krajami partnerskimi. 
    

1.    Miejsce docelowe

Mobilność może być zrealizowana tylko w uczelni zlokalizowanej w kraju partnerskim, z którą dany Wydział lub Instytut ma podpisaną umowę międzyinstytucjonalną Erasmus+ zawierającą moduł Staff Mobility for Teaching (STA). 
    
2.    Termin wyjazdu dydaktycznego i jego czas trwania
Wyjazd powinien być zaplanowany w taki sposób, aby zakończył się najpóźniej 23 czerwca 2023 r. Musi obejmować liczbę dni roboczych oraz dni podróży zgodną z umową międzyinstytucjonalną zawartą pomiędzy Uniwersytetem Gdańskim a uczelnią partnerską, przy spełnieniu warunku minimum 5 kolejnych dni mobilności (nie licząc czasu podróży). Założeniem programu Erasmus jest przeprowadzenie przez pracownika naukowo-dydaktycznego minimum 8 godzin zajęć dydaktycznych w ciągu pięciodniowego tygodnia roboczego (lub proporcjonalnie zwiększonej liczby godzin w zależności od czasu trwania mobilności). 

3.    Potencjalny uczestnik mobilności
Każdy nauczyciel akademicki zatrudniony w jednostce UG, która posiada obowiązujące umowy Erasmus+ z krajami partnerskimi zawierające moduł STA, powinien mieć możliwość wzięcia udziału w rekrutacji (por. pkt 5). Pierwszeństwo przy rekrutacji powinny mieć osoby aplikujące o wyjazd po raz pierwszy, osoby prowadzące zajęcia w językach obcych (zwłaszcza jeśli stanowią one część oferty dydaktycznej dla studentów zagranicznych w UG) oraz osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację działań erasmusowych na wydziałach (np. rekrutacja studentów, opieka merytoryczna nad studentami przyjezdnymi, współudział w tworzeniu projektów współpracy KA107, współpraca z uczelniami spoza UE). Podstawą kwalifikacji kandydata powinien być dokument E+ Partner Countries Mobility Agreement for Teaching (wystarczy skan dokumentu). 

4.    Kwota dofinansowania
Wysokość stawek dla mobilności z krajami partnerskimi została określona na poziomie europejskim, obowiązuje ona wszystkie kraje i nie można jej modyfikować. 
Dla uczestników wyjeżdżających z Polski stawka dzienna (wsparcie indywidualne) wynosi 180 € na dzień przy pobytach nie przekraczających 14 dni i 126 € na dzień od 15. dnia pobytu. Przewidziano również dofinansowanie dwóch dni podróży dla każdego uczestnika (ta sama stawka dzienna). 
Dodatkowo uczestnik otrzymuje ryczałt na podróż z Gdańska do siedziby uczelni przyjmującej. Kwota ryczałtu jest uzależniona od odległości dzielącej dwa miasta – siedziby uczelni partnerskich, a do jej obliczenia uczelnia ma obowiązek zastosować kalkulator opracowany przez Komisję Europejską, dostępny na stronie http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_en. 

Wysokość dofinansowania kosztów podróży w zależności od liczby kilometrów jest następująca:

od 100 do 499 km: 180 €; 
od 500 do 1 999 km: 275 €;
od 2 000 do 2 999 km: 360 €;
od 3 000 do 3 999 km: 530 €; 
od 4 000 do 7 999 km: 820 €; 
8 000 km lub więcej: 1 500 €.
 
Stypendium pracownika realizującego pobyt dydaktyczny E+ w kraju partnerskim: stawka dzienna x (liczba dni nauczania + dwa dni podróży) + ryczałt na podróż.

5.    Rekrutacja dotycząca mobilności dydaktycznej w kraju partnerskim (STA KA107)

Rekrutacja, a tym samym ocena kandydatów, odbywa się na wydziale, w terminie i na warunkach szczegółowo określonych przez Koordynatora Erasmus+ opiekującego się daną umową z krajem partnerskim, zawierającą moduł Staff Mobility for Teaching. Ogłoszenie o rekrutacji powinno być ogólnie dostępne i opublikowane w miejscach do tego przeznaczonych (strona www, tablice ogłoszeń etc.). Decyzja o zakwalifikowaniu pracowników do wyjazdu w celach dydaktycznych musi zapaść na podstawie z góry określonych i podanych do publicznej wiadomości kryteriów, a następnie musi zostać ujęta w protokole z postępowania rekrutacyjnego (jego wzór zapewnia koordynatorom Biuro Współpracy Międzynarodowej – Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ „SOP E+)”). Niezbędnymi załącznikami do protokołu są „Formularze Uczestnika – WYJAZD STA Kraje Partnerskie KA107” (druk dwustronny – podpisana klauzula „Rodo” na odwrocie) uzupełnione przez każdą osobę zakwalifikowaną do wyjazdu.
Protokół oraz Formularze Uczestników należy przekazać do SOP E+ nie później niż 1,5 – 2 miesiące przed planowanym wyjazdem dydaktycznym. Niedostarczenie wspomnianych dokumentów na czas skutkować będzie brakiem możliwości zrealizowania mobilności w wyznaczonych terminach. Wskazane jest zachowanie dodatkowego egzemplarza w dokumentacji wydziałowej. 

Uwaga: dopuszcza się składanie Formularza Uczestnika drogą elektroniczną na adres erasmus.noneu@ug.edu.pl
z domeny UG (adres „uczelniany”). Po otrzymaniu i zaakceptowaniu wniosku SOP Erasmus+ przekaże, drogą mailową, informacje dotyczące dalszych działań.

Od listopada roku akademickiego 2022/23 wszystkie mobilności dofinansowywane z programu Erasmus+KA107  procedowane są z wykorzystaniem elektronicznego, wewnętrznego systemu ESRS, co wymaga od osób aplikujących utworzenia indywidualnego konta w tym systemie. Dokładne informacje na temat  założeniu konta i  korzystania z ESRS przesyłane są drogą mailową w odpowiedzi na złożenie Formularza Uczestnika  przez aplikującego o dofinansowanie  pracownika UG.

6.    Organizacja wyjazdu dydaktycznego krok po kroku

Pracownik zakwalifikowany do wyjazdu dydaktycznego jest zobowiązany podpisać w SOP E+ umowę cywilno-prawną o dofinansowanie pobytu z budżetu programu Erasmus+ (na ok. 3 tygodnie przed wyjazdem). W tym celu konieczne jest przygotowanie następujących dokumentów: 

- dołączony do protokołu Formularz Uczestnika – WYJAZD STA Kraje Partnerskie KA107 (druk dwustronny – podpisana klauzula „Rodo” na odwrocie) lub przekazany drogą elektroniczną (skan) na adres erasmus.noneu@ug.edu.pl z domeny UG (adres „uczelniany”).
- E+ Partner Countries Mobility Agreement for Teaching zaakceptowany przez obie uczelnie (wystarczy wersja zeskanowana); 
    - dokument potwierdzający posiadanie przez Uczestnika rachunku bankowego, na który ma zostać przekazana kwota dofinansowania. Powinien on zawierać następujące dane: imię i nazwisko właściciela rachunku, nazwę banku, IBAN (26-cyfrowy numer rachunku) oraz (w przypadku rachunków walutowych) kod SWIFT/BIC niezbędny do wykonania przelewu. Uczestnik mobilności samodzielnie decyduje, na jakie konto chce otrzymać stypendium, ale zaleca się, aby było to konto walutowe w €;
    - kopia polisy ubezpieczeniowej obejmującej przynajmniej podstawowe ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) w czasie podróży i pobytu za granicą. 

Przypominamy: Wszyscy pracownicy UG udający się w podróż służbową, zgodnie z zarządzeniem nr 18/R/22, zobowiązani są do złożenia w Biurze Nauki (Rektorat p. 510) oryginału WNIOSKU O WYJAZD SŁUŻBOWY ZA GRANICĘ (wniosek do pobrania ze strony: Wzory dokumentów | Uniwersytet Gdański (ug.edu.pl) ).

Wniosek wymaga wpisu i  akceptacji ze strony pracownika SOP Erasmus+.  W związku z tym, przed złożeniem wniosku w Biurze Nauki zapraszamy do naszego biura (Rektorat , p.227) , w celu dokonania odpowiednich wpisów.

Uczestnik mobilności jest proszony o wcześniejsze telefoniczne ustalenie terminu podpisania umowy. 
Uczelnia ma 30 dni od dnia podpisania umowy na przekazanie dofinansowania uczestnikowi, w praktyce jednak wypłaty są zlecane na bieżąco. 

7.    Erasmus+ a podatek
Zaniechanie poboru podatku  dochodowego od osób fizycznych od dochodów (przychodów) z tytułu stypendiów otrzymywanych w ramach programu "Erasmus+" zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw z 7 listopada 2018, pozycja 2114. Zaniechanie ma zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od 1 stycznia 2019 do 31 grudnia 2023 r.

8.    Rozliczenie wyjazdu dydaktycznego
Rozliczenie wyjazdu następuje w ciągu 14 dni od dnia zakończenia pobytu na uczelni partnerskiej określonego w umowie cywilno-prawnej. Składa się na nie:
- Sprawozdanie on-line z wyjazdu – stosowną instrukcję zawiera informacja mailowa wysyłana indywidualnie do każdego Uczestnika mobilności w ostatnich dniach pobytu w uczelni goszczącej przez system Komisji Europejskiej Mobility Tool+. UWAGA! System przewiduje krótki termin na dopełnienie tej formalności po zakończonym pobycie;
- Potwierdzenie zrealizowania wyjazdu dydaktycznego („Confirmation of Teaching Period – Partner Countries”) – podpisane przez uczelnię partnerską i dostarczone do SOP Erasmus+” (wzór otrzymuje się w trakcie podpisywania umowy o wyjazd). 

9.    Kontakt w Biurze Współpracy Międzynarodowej UG
Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ (SOP E+)

Ewa Chmurzyńska
Katarzyna Flis
tel: +58 523 24 42 (wew. 24 42)
erasmus.noneu@ug.edu.pl godziny pracy: 08:00 – 15:00 codziennie oprócz środy (dzień pracy wewnętrznej)
nowy Rektorat, II piętro, pok. 227.