Zasady realizacji mobilności KA 171 2024

Zasady realizacji umów instytucjonalnych w programie Erasmus+ KA171 konkurs 2024

Spis treści:

1. Wprowadzenie
2. Terminy realizacji
3. Zasady ogólne realizacji mobilności
   • 3.1. Realizacja mobilności zgodnie z zatwierdzonym planem realizacji mobilności zatwierdzonych przez Agencję Narodową Erasmus +
   • 3.2. Brak możliwości wprowadzania zmian w typach mobilności
   • 3.3. Wyjątek dotyczący mobilności STA outgoing
4. Odpowiedzialność Koordynatora Wydziałowego / Jednostki UG
   • 4.1. Przestrzeganie zasad programu Erasmus KA171
   • 4.2. Informowanie uczestników o ich obowiązkach
5. Monitorowanie realizacji mobilności
   • 5.1. Śródokresowy monitoring postępów
   • 5.2. Dodatkowy konkurs wewnętrzny
6. Szczegółowe obowiązki Koordynatora po uzyskaniu środków
   • 6.1. Podpisywanie umów międzyinstytucjonalnych
   • 6.2. Kontakty z uczelniami partnerskimi
   • 6.3. Procedowanie mobilności SMS (studenci wyjeżdżający)
   • 6.4. Procedowanie mobilności SMS (studenci przyjeżdżający)
   • 6.5. Procedowanie mobilności STA i STT (pracownicy wyjeżdżający)
   • 6.6. Procedowanie mobilności STA i STT (pracownicy przyjeżdżający)
   • 6.7. Administracja i dokumentacja
   • 6.8. Współpraca i komunikacja
   • 6.9. Zapewnienie zgodności i jakości
   • 6.10. Rozwój kompetencji i przeszkolenie nowego koordynatora
   • 6.11. Administracja i dokumentacja
   • 6.12. Zapewnienie zgodności i jakości
7. Uprawnienia Koordynatora Programu Erasmus+ KA171
8. Współpraca z jednostkami UG
9. Checklist i roadmap dla uczestników STA i STT
10. Postanowienia końcowe

1. Wprowadzenie

Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie zasad realizacji umów instytucjonalnych w ramach programu Erasmus+ KA171 konkurs 2024 na Uniwersytecie Gdańskim. Zasady te mają na celu zapewnienie wysokiej jakości realizacji mobilności oraz zgodności z wytycznymi Agencji Narodowej Programu Erasmus+.

2. Terminy realizacji mobilności w ramach Erasmus KA 171 edycja 2024

• Mobilności w programie Erasmus+ powinny być zrealizowane w terminach określonych w umowie, jednak nie później niż do 15 czerwca 2026 roku.

3. Zasady ogólne realizacji mobilności

3.1. Realizacja mobilności zgodnie z planem realizacji mobilności przyznanym przez Agencję Narodową Erasmus +

Wszystkie mobilności w ramach programu Erasmus+ KA171 muszą być realizowane dokładnie w formie przyznanej przez Narodową Agencję Erasmus +.

3.2. Brak możliwości wprowadzania zmian w typach mobilności

Aby zachować integralność programu i zapewnić jego skuteczną realizację, wprowadza się następujące ograniczenia:

• Brak możliwości zamiany mobilności studenckich na mobilności pracownicze (STA lub STT).
• Brak możliwości zmiany celu mobilności, np. z dydaktycznej (STA) na szkoleniową (STT).
• Ograniczenia te obowiązują zarówno przed, jak i po podpisaniu umowy międzyinstytucjonalnej.
• Wszystkie mobilności muszą być realizowane zgodnie z warunkami ustalonymi przez Narodową Agencję Erasmus + i zawartymi w umowie międzyinstytucjonalnej.

3.3. Wyjątek dotyczący mobilności STA outgoing

W wyjątkowych przypadkach, gdy po podpisaniu umowy międzyinstytucjonalnej okaże się, że mobilność dydaktyczna pracownika Uniwersytetu Gdańskiego (STA outgoing) nie może być zrealizowana, istnieje możliwość zamiany tej mobilności na mobilność dydaktyczną pracownika uczelni partnerskiej (STA incoming). Przykładem takiej sytuacji może być niemożność realizacji wyjazdu z powodu trwającego konfliktu zbrojnego w kraju partnerskim.

Warunki zamiany:

• Zamiana może dotyczyć wyłącznie mobilności STA outgoing na STA incoming.
• Zamiana musi być uzasadniona i zgłoszona do Biura Współpracy i Umiędzynarodowienia (BWiU).
• Należy uzyskać zgodę BWiU na dokonanie takiej zmiany.

4. Odpowiedzialność Koordynatora Wydziałowego / Jendostki UG

4.1. Przestrzeganie zasad programu

Koordynator Wydziałowy jest odpowiedzialny za:

• Ścisłe przestrzeganie zasad realizacji mobilności określonych przez Agencję Narodową i Uniwersytet Gdański.
• Monitorowanie realizacji mobilności w ramach swojej jednostki UG.
• Zapewnienie, że wszystkie mobilności są realizowane zgodnie z zatwierdzonym planem i nie dochodzi do nieautoryzowanych zmian.

4.2. Informowanie uczestników o ich obowiązkach

Koordynator ma obowiązek:

• Informować uczestników programu (studentów i pracowników) o ich obowiązkach wynikających z udziału w programie Erasmus+ KA171.
• Wyjaśniać zasady realizacji mobilności i ograniczenia związane z brakiem możliwości wprowadzania zmian.
• Udzielać wsparcia w zakresie formalności i procedur związanych z realizacją mobilności.

5. Monitorowanie realizacji mobilności

5.1. Śródokresowy monitoring postępów

W połowie okresu realizacji projektu KA171 planowany jest monitoring postępów w realizacji mobilności. Celem monitoringu jest ocena:

• Liczby zrealizowanych mobilności w stosunku do planu.
• Ewentualnych problemów i opóźnień w realizacji mobilności.
• Potrzeby podjęcia działań korygujących.

5.2. Dodatkowy konkurs wewnętrzny

W przypadku stwierdzenia braku postępów w realizacji mobilności w danej jednostce UG, dopuszcza się możliwość:

• Zorganizowania przez BWiU dodatkowego konkursu wewnętrznego.
• Celem konkursu będzie wyłonienie innej jednostki UG, która podejmie się procedowania niezrealizowanych mobilności.
• Nowa jednostka UG będzie zobowiązana do realizacji mobilności zgodnie z pierwotnymi warunkami zatwierdzonymi przez Agencję Narodową Erasmus +.

6. Szczegółowe obowiązki Koordynatora po uzyskaniu środków

6.1. Podpisywanie umów międzyinstytucjonalnych

• Przygotowanie i koordynacja procesu podpisywania umów w terminie do 15 marca 2025 roku.
• Aktualizacja i monitorowanie stanu realizacji w ramach istniejących umów międzyinstytucjonalnych.
• Terminowe zgłaszanie do BWiU wszelkich przeszkód związanych z podpisaniem i realizacją umów międzyinstytucjonalnych.
• Stała współpraca z BWiU w zakresie realizacji umów międzyinstytucjonalnych.

6.2. Kontakty z uczelniami partnerskimi

• Utrzymywanie regularnej komunikacji z koordynatorami uczelni partnerskich.
• Rozwijanie współpracy i poszukiwanie nowych możliwości.
• Rozwiązywanie bieżących problemów związanych z mobilnością.
• Terminowe zgłaszanie do BWiU wszelkich przeszkód związanych z realizacją umów międzyinstytucjonalnych.

6.3. Procedowanie mobilności SMS (studenci wyjeżdżający)

Rekrutacja:

• Przygotowanie i ogłoszenie zasad rekrutacji na stronie jednostki UG.
• Przeprowadzenie rekrutacji zgodnie z wytycznymi.
• Przekazanie protokołu z rekrutacji do BWiU w terminie.
• Zatwierdzanie ewentualnych rezygnacji studentów z wyjazdów.

Przed wyjazdem:

• Informowanie studentów o programie i uczelniach partnerskich.
• Pomoc w przygotowaniu Learning Agreement (LA) i jego podpisanie.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.

W trakcie mobilności:

• Utrzymywanie kontaktu ze studentami.
• Pomoc w zmianach w Learning Agreement (LA) i ich zatwierdzanie.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.

Po powrocie:

• Monitorowanie uznawania wyników uzyskanych za granicą.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.

6.4. Procedowanie mobilności SMS (studenci przyjeżdżający)

Przed przyjazdem:

• Aktualizacja oferty edukacyjnej i publikacja na stronie jednostki UG.
• Informowanie studentów o dostępnej ofercie edukacyjnej.
• Pomoc w przygotowaniu i podpisaniu Learning Agreement (LA).
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.

W trakcie pobytu:

• Organizacja spotkań informacyjnych.
• Pomoc w zmianach w Learning Agreement (LA) i ich zatwierdzanie.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.

Rozliczenie mobilności:

• Zapewnienie wprowadzenia ocen do systemu przez osoby prowadzące zajęcia.
• Przygotowanie i przekazanie Transcript of Records (ToR).
• Przypomnienie o wypełnieniu EU Survey i kontakcie z BWiU.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.

6.5. Procedowanie mobilności STA i STT (pracownicy wyjeżdżający)

• Informowanie pracowników o programie i uczelniach partnerskich.
• Przygotowanie i ogłoszenie zasad rekrutacji.
• Przeprowadzenie rekrutacji.
• Wsparcie w kontaktach z uczelnią partnerską.
• Pomoc w przygotowaniu dokumentacji mobilności.
• Akceptacja i podpisanie niezbędnych dokumentów.
• Przekazanie protokołu rekrutacyjnego do BWiU.
• Zatwierdzanie rezygnacji z wyjazdów.

6.6. Procedowanie mobilności STA i STT (pracownicy przyjeżdżający)

• Komunikacja z koordynatorami uczelni partnerskich w sprawie rekrutacji.
• Udział w przygotowaniu i zatwierdzeniu Mobility Agreement.
• Przekazanie dokumentów rekrutacyjnych do BWiU.
• Zgłaszanie przyjazdów zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 160/R/21.
• Zapewnienie minimum 8 godzin dydaktycznych dla STA – zgodnie z określonym językiem w Mobility Agreement.
• Zapewnienie realizacji programu szkoleniowego dla STT.
• Obsługa wizyty pracowników w jednostce UG.
• Przygotowanie i przekazanie Confirmation of Teaching/Training Period.
• Konsultacje i wsparcie dla uczestników programu Erasmus+.

6.7. Administracja i dokumentacja

• Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji mobilności.
• Wprowadzanie danych do systemów informatycznych (np. ESRS).
• Przygotowywanie raportów i sprawozdań dla jednostki i BWiU.
• Ewidencja mobilności w ramach programu Erasmus+.

6.8. Współpraca i komunikacja

• Współpraca z BWiU i innymi jednostkami UG.
• Udział w spotkaniach i szkoleniach dla koordynatorów.
• Wymiana dobrych praktyk z innymi koordynatorami.

6.9. Zapewnienie zgodności i jakości

• Przestrzeganie postanowień Karty Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego (ECHE).
• Działanie zgodnie z wytycznymi programu i przepisami uczelni.
• Monitorowanie jakości mobilności i podejmowanie działań naprawczych.
• Identyfikacja ryzyk i podejmowanie działań prewencyjnych.

6.10. Rozwój kompetencji i przeszkolenie nowego koordynatora

• Systematyczne doskonalenie kompetencji w zakresie programu Erasmus+ KA171.
• W przypadku zmiany na stanowisku, przeszkolenie i przekazanie obowiązków nowemu koordynatorowi.

6.11. Administracja i dokumentacja

• Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji mobilności.
• Wprowadzanie danych do systemów informatycznych (np. ESRS).
• Przygotowywanie raportów i sprawozdań dla jednostki i BWiU.
• Ewidencja mobilności w ramach programu Erasmus+.

6.12. Zapewnienie zgodności i jakości

• Przestrzeganie postanowień Karty Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego (ECHE).
• Działanie zgodnie z wytycznymi programu i przepisami uczelni.
• Monitorowanie jakości mobilności i podejmowanie działań naprawczych.
• Identyfikacja ryzyk i podejmowanie działań prewencyjnych.
• Przygotowanie końcowego sprawozdania dotyczącego realizacji wszystkich umów instytucjonalnych, ze szczególnym wskazaniem stron jednostki UG, gdzie zamieszczono informacje o upowszechnianiu programu Erasmus KA171.

7. Uprawnienia Koordynatora Programu Erasmus+ KA171

• Uczestnictwo w szkoleniach i konferencjach związanych z programem.
• Współpraca z innymi jednostkami UG w celu realizacji celów programu.
• Inicjowanie nowych form współpracy międzynarodowej w ramach programu.

8. Współpraca z jednostkami UG

Koordynator współpracuje z:

• Biurem Współpracy i Umiędzynarodowienia (BWiU) – w zakresie formalności i procedur programu.
• Dziekanatem – w celu zapewnienia sprawnego przebiegu mobilności.
• Pracownikami naukowo-dydaktycznymi jednostki UG – w koordynacji programów edukacyjnych i szkoleniowych.

9. Checklist i roadmap dla uczestników STA i STT:

• W ciągu 7 dni od złożenia przez Koordynatora KA171 protokołu rekrutacji wraz dokumentacją, uczestnik otrzyma informację mailową z procedurą informacyjną dotyczącą realizacji mobilności oraz checklist.
• W przypadku braku otrzymania wskazanej wiadomości mailowej w ustalonym terminie, uczestnik zobowiązany jest do kontaktu mailowego z BWiU.

Checklist - przed wyjazdem:

1. Zapoznaj się z regulaminem programu.
2. Skontaktuj się z Koordynatorem Wydziałowym / Jednostki UG, aby uzyskać informacje na temat konkursów KA171.
3. Przygotuj i podpisz plan dydaktyczny lub szkoleniowy (Learning Agreement for Staff) oraz uzyskaj podpisy uczelni partnerskiej, w miejscu gdzie będzie realizowana mobilność.
4. Złóż dokumenty w ramach konkursu naboru wniosków STA lub STT.
5. Po otrzymaniu dokumentacji konkursowej, Biuro Współpracy i Umiędzynarodowienia (BWiU) przekaże informacje o dalszych krokach dotyczących realizacji mobilności (m.in. ESRS, podpisanie umowy, zakup biletów, przekazanie numeru rachunku bankowego, zakup ubezpieczenia i przekazanie dokumentu bez hasła).
6. Uzupełnij informacje na swoim koncie ESRS zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez BWiU.
7. Upewnij się, że posiadasz odpowiednie ubezpieczenie na czas wyjazdu.
8. Podpisz indywidualną umowę z uczelnią.
9. Zabierz ze sobą dokumenty potrzebne do potwierdzenia pobytu na uczelni partnerskiej w ramach mobilności STA lub STT.
10. Upewnij się, że wyjazd rozpoczynasz zgodnie z podpisaną umową na realizację mobilności STA lub STT.

W trakcie wyjazdu:

1. Realizuj plan dydaktyczny lub szkoleniowy zgodnie z podpisaną umową.
2. Zbierz potwierdzenia udziału w zajęciach lub szkoleniach. Dokument pt."Confirmation of teaching / training period" dla STA i STT powinien zawierać oryginalne podpisy osoby upoważnionej na uczelni partnerskiej oraz pieczątkę jednostki lub uczelni partnerskiej.
3. Przekazany uczestnikowi dokument pt. "Confirmation of teaching / training period" nie może być modyfikowany (np. zawierać skreśleń, korekt).
4. Zadbaj o promocję realizowanej mobilności na stronie internetowej uczelni partnerskiej oraz w mediach społecznościowych.
5. Upewnij się, że powrót odbywa się zgodnie z terminami określonymi w umowie na realizację mobilności STA lub STT.

         Po powrocie:

1. Dostarcz do Biura Współpracy i Umiędzynarodowienia (BWiU):

• • Potwierdzenie zrealizowania mobilności dokument pt. "Confirmation of teaching / training period"– oryginał z podpisem i pieczęcią uczelni partnerskiej
  • Skany kart pokładowych, biletów na pociąg lub autobus – wgrane do systemu ESRS.

2. Wypełnij ankietę uczestnika programu Erasmus+ - EU Survey (uczestnik otrzyma drogą emailową link z zaproszeniem do wypełnienia ankiety).
3. Podziel się swoimi doświadczeniami z innymi pracownikami i studentami.

10. Postanowienia końcowe

10.1. Przestrzeganie zasad

Koordynator jest zobowiązany do przestrzegania niniejszych zasad oraz wszystkich obowiązujących przepisów uczelni i programu Erasmus+ KA171.

Kontakt:

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących zasad realizacji umów instytucjonalnych w programie Erasmus+ KA171 edycja 2024, prosimy o kontakt z Biurem Współpracy i Umiędzynarodowienia Uniwersytetu Gdańskiego:

Tel. : 58 523 2442

E-mail: erasmus.noneu@ug.edu.pl

Koordynatorki prowadzące projekt : mgr Ewa Chmurzyńska

                                                              mgr Katarzyna Poborca