Zasady realizacji programu Erasmus+ KA171 2025

Zasady realizacji umów instytucjonalnych w programie Erasmus+ KA171 konkurs 2025

Spis treści:

1. Wprowadzenie
2. Terminy realizacji
3. Zasady ogólne realizacji mobilności

• 3.1. Realizacja mobilności zgodnie z planem zatwierdzonym przez Narodową Agencję Erasmus +
• 3.2. Brak możliwości wprowadzania zmian w typach mobilności
• 3.3. Wyjątek dotyczący mobilności STA outgoing

4. Odpowiedzialność Koordynatora Wydziałowego / Jednostki UG

o 4.1. Przestrzeganie zasad programu Erasmus KA171

o 4.2. Informowanie uczestników o ich obowiązkach

5. Monitorowanie realizacji mobilności

o 5.1. Śródokresowy monitoring postępów

o 5.2. Dodatkowy konkurs wewnętrzny

6. Szczegółowe obowiązki Koordynatora po uzyskaniu środków

o 6.1. Podpisywanie umów międzyinstytucjonalnych

o 6.2. Kontakty z uczelniami partnerskimi

o 6.3. Procedowanie mobilności SMS out (studenci wyjeżdżający)

o 6.4. Procedowanie mobilności SMS in (studenci przyjeżdżający)

o 6.5. Procedowanie mobilności STA i STT out (pracownicy wyjeżdżający)

o 6.6. Procedowanie mobilności STA i STT in (pracownicy przyjeżdżający)

o 6.7. Administracja i dokumentacja

o 6.8. Współpraca i komunikacja

o 6.9. Zapewnienie zgodności i jakości

o 6.10. Rozwój kompetencji i przeszkolenie nowego koordynatora

o 6.11. Administracja i dokumentacja

o 6.12. Sprawozdawczość

7. Uprawnienia Koordynatora Programu Erasmus+ KA171
8. Współpraca z jednostkami UG
9. Checklist i roadmap dla uczestników STA i STT
10. Postanowienia końcowe

1. Wprowadzenie

Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie zasad realizacji umów instytucjonalnych w ramach programu Erasmus+ KA171 konkurs 2025 na Uniwersytecie Gdańskim. Zasady te mają na celu zapewnienie wysokiej jakości realizacji mobilności oraz zgodności z wytycznymi Agencji Narodowej Programu Erasmus+.

2. Terminy realizacji mobilności w ramach Erasmus KA 171 edycja 2025

Mobilności w programie Erasmus+ powinny być zrealizowane w terminach określonych w umowie, jednak nie później niż do 15 czerwca 2027 roku.

3. Zasady ogólne realizacji mobilności
   1. Realizacja mobilności zgodnie z planem przyznanym przez Narodową Agencję  Erasmus +

Wszystkie mobilności w ramach programu Erasmus+ KA171 muszą być realizowane dokładnie w formie przyznanej przez Narodową Agencję Erasmus +.

1. 2. Brak możliwości wprowadzania zmian w typach mobilności

Aby zachować integralność programu i zapewnić jego skuteczną realizację, wprowadza się następujące ograniczenia:

• Brak możliwości zamiany mobilności studenckich (SMS) na mobilności pracownicze (STA lub STT).
• Brak możliwości zmiany celu mobilności, np. z dydaktycznej (STA) na szkoleniową (STT) po 

       podpisaniu umowy międzyinstytucjonalnej

• Wszystkie mobilności muszą być realizowane zgodnie z warunkami zawartymi w umowie międzyinstytucjonalnej.

4. Odpowiedzialność Koordynatora Wydziałowego / Jednostki UG
   1. Przestrzeganie zasad programu

Koordynator Wydziałowy jest odpowiedzialny za:

• Ścisłe przestrzeganie zasad realizacji mobilności określonych przez Agencję Narodową i Uniwersytet Gdański.
• Monitorowanie realizacji mobilności w ramach swojej jednostki UG.
• Zapewnienie, że wszystkie mobilności są realizowane zgodnie z zatwierdzonym planem i nie dochodzi do nieautoryzowanych zmian.
  2. Informowanie uczestników o ich obowiązkach

Koordynator ma obowiązek:

• Informować uczestników programu (studentów i pracowników) o ich obowiązkach wynikających z udziału w programie Erasmus+ KA171.
• Wyjaśniać zasady realizacji mobilności zgodnie z wytycznymi UG.
• Udzielać wsparcia w zakresie formalności i procedur związanych z realizacją mobilności.

5. Monitorowanie realizacji mobilności
   1. Śródokresowy monitoring postępów

Po upływie 12 miesięcy od momentu udostępnienia koordynatorom wydziałowym draftów umów międzyinstytucjonalnych, zostanie przeprowadzony monitoring postępów w realizacji mobilności.

Celem monitoringu jest ocena:

• Liczby zrealizowanych mobilności w stosunku do planu.
• Ewentualnych problemów i opóźnień w realizacji mobilności.
• Potrzeby podjęcia działań korygujących.

Jednostka, w obrębie której stwierdzono niewystarczającą realizację założonych planów mobilności, jest zobowiązana - w terminie 2 tygodni od uzyskania informacji o wynikach monitoringu- do przedstawienia pisemnego planu naprawczego. Plan należy przesłać na adres e-mail: erasmus.none@ug.edu.pl  

1. 2. Dodatkowy konkurs wewnętrzny

W przypadku stwierdzenia braku postępów w realizacji mobilności w danej jednostce Uniwersytetu Gdańskiego dopuszcza się możliwość zorganizowania dodatkowego konkursu centralnego, przeprowadzanego na podstawie kryteriów ustalonych w porozumieniu z Władzami UG.

Celem konkursu będzie wyłonienie innej jednostki UG, która podejmie się procedowania niezrealizowanych mobilności.

Nowo wyłoniona jednostka będzie zobowiązana do realizacji mobilności zgodnie z przedstawionym planem zagospodarowania dodatkowych środków.

6. Szczegółowe obowiązki Koordynatora po uzyskaniu środków
   1. Podpisywanie umów międzyinstytucjonalnych

• Przygotowanie i koordynacja procesu podpisywania umów w terminie do 03 kwietnia 2026 roku.
• Aktualizacja i monitorowanie stanu realizacji w ramach istniejących umów międzyinstytucjonalnych.
• Terminowe zgłaszanie do BWiU wszelkich przeszkód związanych z podpisaniem i realizacją umów międzyinstytucjonalnych.
• Stała współpraca z BWiU w zakresie realizacji umów międzyinstytucjonalnych.
  2. Kontakty z uczelniami partnerskimi

• Utrzymywanie regularnej komunikacji z koordynatorami uczelni partnerskich.
• Rozwijanie współpracy i poszukiwanie nowych możliwości.
• Rozwiązywanie bieżących problemów związanych z mobilnością.
• Terminowe zgłaszanie do BWiU wszelkich przeszkód związanych z realizacją umów międzyinstytucjonalnych.
  3. Procedowanie mobilności SMS (studenci wyjeżdżający)

Rekrutacja:

• Przygotowanie i ogłoszenie zasad rekrutacji na stronie jednostki UG oraz w miarę możliwości, w mediach społecznościowych.
• Przeprowadzenie rekrutacji zgodnie z wytycznymi

              Przekazanie protokołu z rekrutacji do BWiU w terminach rekrutacyjnych wskazanych przez BWiU.

• Zatwierdzanie ewentualnych rezygnacji studentów z wyjazdów.

Przed wyjazdem:

• Informowanie studentów o programie i uczelniach partnerskich.
• Pomoc w przygotowaniu Learning Agreement (LA) i jego podpisanie.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów
• Zachęcanie zakwalifikowanych studentów do przygotowania krótkich materiałów promujących realizowaną mobilność (np. wywiad, zdjęcie, opis uczelni partnerskiej), które mogą zostać opublikowane na stronie wydziału lub w mediach społecznościowych jednostki.

W trakcie mobilności:

• Utrzymywanie kontaktu ze studentami.
• Pomoc w zmianach w Learning Agreement (LA) i ich zatwierdzanie.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.
• Koordynator powinien zachęcać studentów do dokumentowania przebiegu mobilności (zdjęcia, krótkie relacje, nagrania) z myślą o przygotowaniu materiału promującego wyjazdy Erasmus+.

Po powrocie:

• Monitorowanie uznawania wyników uzyskanych za granicą.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.
• Razem ze studentem/studentami podjąć działania w zakresie przygotowania relacji z mobilności wraz

       z  fotorelacją (2–5 zdjęć) obejmującą uczelnię partnerską, zajęcia, doświadczenia kulturowe itp. Relacja ta  

       powinna zostać opublikowana na stronie jednostki UG i – w miarę możliwości – w jej mediach

       społecznościowych. Kopia materiału powinna zostać przekazana do Biura Współpracy   

       i Umiędzynarodowienia (BWiU) w celu publikacji centralnej.
 

1. 4. Procedowanie mobilności SMS (studenci przyjeżdżający)

Przed przyjazdem:

• Aktualizacja oferty edukacyjnej i publikacja na stronie jednostki UG-warunek konieczny.
• Informowanie studentów o dostępnej ofercie edukacyjnej.
• Pomoc w przygotowaniu i podpisaniu Learning Agreement (LA).
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.
• Koordynator Wydziałowy zobowiązany jest do zapewnienia, aby rekrutacja studentów przyjeżdżających

       odbyła się w terminach rekrutacyjnych wskazanych przez Biuro Współpracy i Umiędzynarodowienia

       (BWiU)
       oraz

       za przekazanie w odpowiednich terminach kompletnej dokumentacji dotyczącej przyjazdu studentów do

       BWiU, zgodnie z harmonogramem przekazanym przez biuro.

W trakcie pobytu:

• Organizacja spotkań informacyjnych.
• Pomoc w zmianach w Learning Agreement (LA) i ich zatwierdzanie.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.
• Koordynator Wydziałowy zobowiązany jest do podjęcia działań promujących pobyt studentów

       zagranicznych na wydziale:

• przygotowanie i opublikowanie co najmniej jednego materiału promocyjnego  

                     dotyczącego przyjazdu studentów w formie posta na stronie wydziałowej

                     lub

• w miarę możliwości, w mediach społecznościowych jednostki.

                     Materiały te mogą przyjąć formę fotorelacji z zajęć, wywiadów z uczestnikami

                     mobilności, krótkich opisów doświadczeń studentów lub reportażu fotograficznego z życia

                     akademickiego.

• Koordynator powinien zachęcić studentów przyjeżdżających do współtworzenia takich materiałów

       oraz uzyskania ich zgody na publikację zdjęć i wypowiedzi.

Rozliczenie mobilności:

• Zapewnienie wprowadzenia ocen do systemu przez osoby prowadzące zajęcia.
• Przygotowanie i przekazanie Transcript of Records (ToR).
• Przypomnienie o wypełnieniu EU Survey i kontakcie z BWiU celem zatwierdzenia rozliczenia mobilności.
• Konsultacje i wsparcie dla studentów.
• Koordynator Wydziałowy powinien również podjąć działania mające na celu, aby informacje  

       o zrealizowanych mobilnościach, materiałach promocyjnych i relacjach studentów zostały udostępnione

       przez uczelnię wysyłającą. W tym celu może przekazać materiały promocyjne Uniwersytetu Gdańskiego  

       i programu Erasmus+ do publikacji w kanałach informacyjnych uczelni partnerskiej (np. na stronie

       internetowej, profilu w mediach społecznościowych).

• 5. Procedowanie mobilności STA i STT (pracownicy wyjeżdżający)
• Informowanie pracowników o programie i uczelniach partnerskich.
• Przygotowanie i ogłoszenie zasad rekrutacji.
• Przeprowadzenie rekrutacji.
• Wsparcie w kontaktach z uczelnią partnerską.
• Pomoc w przygotowaniu dokumentacji mobilności.
• Akceptacja i podpisanie niezbędnych dokumentów.
• Przekazanie protokołu rekrutacyjnego do BWiU.
• Zatwierdzanie rezygnacji z wyjazdów.
  6. Procedowanie mobilności STA i STT (pracownicy przyjeżdżający)

• Komunikacja z koordynatorami uczelni partnerskich w sprawie rekrutacji
• Udział w przygotowaniu i zatwierdzeniu Mobility Agreement.
• Przekazanie dokumentów rekrutacyjnych do BWiU.
• Zgłaszanie przyjazdów zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 160/R/21.
• Zapewnienie minimum 8 godzin dydaktycznych dla STA - zgodnie z określonym językiem w Mobility Agreement.
• Zapewnienie realizacji programu szkoleniowego dla STT.
• Zapewnienie opieki nad gośćmi w ramach jednostki UG.
• Przygotowanie i przekazanie do BWiU oryginału Confirmation of Teaching/Training Period.
• Konsultacje i wsparcie dla uczestników programu Erasmus+.

• 7. Administracja i dokumentacja
• Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji mobilności.
• Wprowadzanie danych do systemów informatycznych (np. ESRS).
• Przygotowywanie raportów i sprawozdań dla jednostki i BWiU.
• Ewidencja mobilności w ramach programu Erasmus+.
  8. Współpraca i komunikacja

• Współpraca z BWiU i innymi jednostkami UG.
• Udział w spotkaniach i szkoleniach dla koordynatorów.
• Wymiana dobrych praktyk z innymi koordynatorami.
  9. Zapewnienie zgodności i jakości

• Przestrzeganie postanowień Karty Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego (ECHE).
• Działanie zgodnie z wytycznymi programu i przepisami uczelni.
• Monitorowanie jakości mobilności i podejmowanie działań naprawczych.
• Identyfikacja ryzyk i podejmowanie działań prewencyjnych.
  10. Rozwój kompetencji i przeszkolenie nowego koordynatora

• Systematyczne doskonalenie kompetencji w zakresie programu Erasmus+ KA171.
• W przypadku zmiany na stanowisku, przeszkolenie i przekazanie obowiązków nowemu koordynatorowi.
  11. Administracja i dokumentacja

• Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji mobilności.
• Wprowadzanie danych do systemów informatycznych (np. ESRS).
• Przygotowywanie raportów i sprawozdań dla jednostki i BWiU.
• Ewidencja mobilności w ramach programu Erasmus+.

6.12     Sprawozdawczość

Sprawozdawczość jednostek Uniwersytetu Gdańskiego realizujących działania w ramach programu Erasmus+ (KA171) stanowi istotny element całościowego raportowania prowadzonego przez BWiU wobec Narodowej Agencji programu.

Dane i materiały przekazywane przez jednostki UG są niezbędne do przygotowania raportu końcowego uczelni oraz stanowią podstawę oceny efektywności realizacji programu.

Z tego względu każda jednostka zobowiązana jest do terminowego i rzetelnego wypełniania obowiązków sprawozdawczych, zgodnie z poniższymi zasadami:

Przygotowanie sprawozdania końcowego

Jednostka opracowuje końcowe sprawozdanie obejmujące realizację wszystkich podpisanych umów instytucjonalnych.
Sprawozdanie powinno zawierać informacje o działaniach upowszechniających program Erasmus+ w jednostce, w tym:

• relacje z każdej zrealizowanej mobilności, obejmujące opis działań, osiągnięte rezultaty oraz dokumentację fotograficzną,
• publikację relacji na stronie internetowej jednostki, a w miarę możliwości także w jej mediach społecznościowych,
• przekazanie kopii materiałów (tekst i zdjęcia) do BWiU w celu publikacji na stronach centralnych Uniwersytetu Gdańskiego oraz archiwizacji działań w zakresie umiędzynarodowienia.

Wymogi formalne dotyczące sprawozdawczości

Warunek złożenia raportu w systemie ESRS

Złożenie końcowego sprawozdania przez uczestnika mobilności w systemie ESRS jest możliwe wyłącznie po:

• opublikowaniu relacji z mobilności na stronie internetowej jednostki (lub w jej mediach społecznościowych),
• umieszczeniu w sprawozdaniu aktywnych linków do tych publikacji.

Konsekwencje braku lub opóźnienia sprawozdania

Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego lub nieterminowe przekazanie materiałów przez uczestnika mobilności oraz koordynatora wydziałowego może skutkować:

• ograniczeniem środków finansowych przyznawanych jednostce w kolejnych naborach programu,
• wstrzymaniem rozliczenia bieżącego projektu do momentu uzupełnienia wymaganej dokumentacji.

7. Uprawnienia Koordynatora Programu Erasmus+ KA171

• Uczestnictwo w szkoleniach i konferencjach związanych z programem.
• Współpraca z innymi jednostkami UG w celu realizacji celów programu.
• Inicjowanie nowych form współpracy międzynarodowej w ramach programu KA171.

8. Współpraca z jednostkami UG

Koordynator współpracuje z:

• Biurem Współpracy i Umiędzynarodowienia (BWiU) - w zakresie formalności i procedur programu.
  •   Dziekanatem/Biurem Dziekana/International Officer - w celu zapewnienia sprawnego przebiegu
  •   mobilności.

• Pracownikami naukowo-dydaktycznymi jednostki UG - w koordynacji programów edukacyjnych i szkoleniowych.

9. Checklist i roadmap dla uczestników STA i STT:

W ciągu 7 dni od złożenia przez Koordynatora KA171 protokołu rekrutacji wraz dokumentacją, uczestnik otrzyma informację mailową z procedurą informacyjną dotyczącą realizacji mobilności oraz checklist.

W przypadku braku otrzymania wskazanej wiadomości mailowej w ustalonym terminie, uczestnik zobowiązany jest do kontaktu mailowego z BWiU.

Checklist - przed wyjazdem:

1. Zapoznaj się z regulaminem programu.
2. Skontaktuj się z Koordynatorem Wydziałowym / Jednostki UG, aby uzyskać informacje na temat konkursów KA171.
3. Przygotuj i podpisz plan dydaktyczny lub szkoleniowy (Mobility Agreement for STA / STT) oraz uzyskaj podpisy uczelni partnerskiej, w miejscu, gdzie będzie realizowana mobilność.
4. Złóż dokumenty w ramach konkursu naboru wniosków STA lub STT.
5. Po otrzymaniu dokumentacji konkursowej, BWiU przekaże informacje o dalszych krokach dotyczących realizacji mobilności (m.in. ESRS, podpisanie umowy, zakup biletów, przekazanie numeru rachunku bankowego, zakup ubezpieczenia i przekazanie dokumentu bez hasła).
6. Uzupełnij informacje na swoim koncie ESRS zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez BWiU.
7. Upewnij się, że posiadasz odpowiednie ubezpieczenie na czas wyjazdu.
8. Podpisz indywidualną umowę z uczelnią (warunek konieczny dla otrzymania grantu Erasmus+).
9. Zabierz ze sobą dokumenty potrzebne do potwierdzenia pobytu na uczelni partnerskiej w ramach mobilności STA lub STT.
10. Upewnij się, że wyjazd rozpoczynasz zgodnie z podpisaną umową na realizację mobilności STA lub STT.

W trakcie wyjazdu:

1. Realizuj plan dydaktyczny lub szkoleniowy zgodnie z podpisaną umową.
2. Zbierz potwierdzenia udziału w zajęciach lub szkoleniach. Dokument Confirmation of teaching / training period dla STA i STT powinien zawierać oryginalne podpisy osoby upoważnionej na uczelni partnerskiej oraz pieczątkę jednostki lub uczelni partnerskiej.

Przekazany uczestnikowi dokument Confirmation of teaching / training period nie może być modyfikowany (np. zawierać skreśleń, korekt).

3. Zadbaj o promocję realizowanej mobilności na stronie internetowej uczelni partnerskiej oraz w mediach społecznościowych.
4. Upewnij się, że powrót odbywa się zgodnie z terminami określonymi w umowie na realizację mobilności STA lub STT.

Po powrocie:

1. Dostarczenie do Biura Współpracy i Umiędzynarodowienia:

• Potwierdzenia zrealizowania mobilności dokument pt. "Confirmation of teaching / training period"-oryginał z podpisem i pieczęcią uczelni partnerskiej
• Skanów kart pokładowych, biletów na pociąg lub autobus - wgrane do systemu ESRS.
• Sprawozdania uzupełnionego przez przekazany Uczestnikowi mobilności formularz FORMS

2. Wypełnienie ankiety uczestnika programu Erasmus+ - EU Survey (Uczestnik otrzyma drogą emailową link z zaproszeniem do wypełnienia ankiety).
3. Podzielenie się swoimi doświadczeniami z innymi Pracownikami i Studentami.
4. Przygotowanie krótkiej relacji z pobytu wraz z fotorelacją (2-5 zdjęć) dokumentującą realizację   mobilności,   

               zajęcia dydaktyczne lub szkoleniowe, spotkania z partnerami itp.

5. Przesłanie relacji do Koordynatora Wydziałowego/ Jednostki UG w terminie 7 dni po powrocie.
6. Opublikowanie relacji na stronie wydziału oraz przekazanie jej do Biura Współpracy

       i Umiędzynarodowienia (BWIU)

7. Złożenie sprawozdania końcowego w systemie ESRS, które możliwe będzie dopiero po publikacji relacji na   

       stronie internetowej jednostki lub w jej mediach społecznościowych.

Brak publikacji relacji uniemożliwia formalne zakończenie mobilności i rozliczenie wyjazdu w systemie ESRS

10. Postanowienia końcowe

1. 1. Przestrzeganie zasad

Kontakt:

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących zasad realizacji umów instytucjonalnych w programie Erasmus+ KA171 edycja 2025, prosimy o kontakt z Biurem Współpracy i Umiędzynarodowienia Uniwersytetu Gdańskiego:

E-mail: erasmus.noneu@ug.edu.pl

Tel. 58 523 24 42

tresc cdn