Procedura wyjazdowa

• Czynności przed rozpoczęciem mobilności

• Czynności w trakcie mobilności

• Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE

 
Czynności przed rozpoczęciem mobilności

a) Poszukiwanie instytucji goszczącej

• Praktykę można realizować w dowolnej organizacji w jednym z krajów uczestniczących w programie Erasmus+ (wyjątkami są: instytucje, organy i agencje Unii Europejskiej, polskie placówki dyplomatyczne, instytucje zarządzające programami Unii Europejskiej wymienione na stronie https://europa.eu/european-union/about-eu/institutions-bodies_en); 
• Zainteresowany student samodzielnie wyszukuje instytucję, w której chciałby odbywać praktykę i nawiązuje z nią kontakt. Do poszukiwania placówki goszczącej należy podejść tak, jak do poszukiwania pracy (poszukując miejsca praktyk można wesprzeć się stroną internetową: www.erasmusintern.org/traineeships;
• Profil instytucji goszczącej i zadania wykonywane w trakcie praktyki muszą bezpośrednio wiązać się ze studiowanym kierunkiem, zapewniać wykorzystanie kompetencji nabytych w toku studiów oraz  umożliwiać zdobycie nowych umiejętności;
•  Zadania te muszą gwarantować pracę w środowisku międzynarodowym oraz rozwój kompetencji właściwych dla pracy w takim środowisku.
• Wyjazd na praktykę wymaga podjęcia pracy w pełnym wymiarze godzin przyjętym w instytucji przyjmującej.

b) Ustalenie czasu trwania praktyki

• Najkrótszy możliwy okres trwania praktyki to 2 miesiące/60 dni. Maksymalny okres finansowania przez UG praktyki to 5 miesięcy/150 dni. Istnieje jednak możliwość odbywania przez studentów praktyk przez okres dłuższy, bez dofinansowania.
• Początkowy i końcowy dzień trwania praktyki nie powinien przypadać w niedzielę ani inny dzień wolny od pracy.   

W celu obliczenia minimalnego okresu pobytu, uprawniającego do uzyskania grantu można skontaktować się z Działem Obsługi Programu Erasmus+. Student przed aplikowaniem o wyjazd zobowiązany jest sprawdzić czy pozostał mu kapitał mobilności, aby zrealizować mobilność.

     
     WAŻNE!

• w przypadku  korzystania z  jakiegokolwiek innego modułu programu ERASMUS+ konieczne jest, przed zawarciem kolejnej umowy,  pełne rozliczenie i zakończenie poprzedniego wyjazdu.
• Niedopuszczalne jest skrócenie praktyki zadeklarowanej/zdefiniowanej jako praktyka dwumiesięczna do mniej niż 60 dni (liczonych według zasad przyjętych w programie Erasmus+). Taki pobyt byłby nieuprawniony, co skutkowałoby obowiązkiem zwrotu przyznanego dofinansowania.

W razie jakichkolwiek wątpliwości w tej sprawie prosimy o kontakt z Działem Obsługi Programu Erasmus+.

c) Uzyskanie listu intencyjnego (Letter of Intent)

• Wybrana placówka potwierdza, na prośbę zainteresowanego, gotowość przyjęcia kandydata na praktykę poprzez przygotowanie dla niego Letter of Intent.
• Poszukując placówki goszczącej, zainteresowani mogą korzystać z kontaktów pracowników naukowych macierzystego kierunku z zagranicznymi instytucjami. Również w tym przypadku instytucja goszcząca proszona jest o przygotowanie Letter of Intent.

d) Wypełnienie Formularza stypendysty i uzyskanie poparcia Koordynatora

• Po uzyskaniu Letter of Intent od instytucji goszczącej, zainteresowany student musi uzyskać akceptację dla swoich planów wyjazdowych ze strony Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału macierzystego . Wyrazem akceptacji jest złożenie podpisów na Formularzu Stypendysty programu Erasmus+ , wypełnionym uprzednio przez osobę aplikującą.
• Kandydat powinien spełniać wymagania stawiane osobom ubiegającym się o wyjazd przez Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego, dotyczące m.in. znajomości języka obcego, osiągnięć akademickich lub innych wyznaczników.

e) Osobiste złożenie kompletu dokumentów rekrutacyjnych w Dziale Obsługi Programu Erasmus+ (Rektorat UG, II piętro, pok. 222)

Kandydat składa osobiście (wyklucza się składanie dokumentów w imieniu osób trzecich i „rezerwowanie miejsc” drogą telefoniczną) komplet dokumentów:

1. Letter of Intent (oryginał lub kopia)
2. Formularz stypendysty - praktyki Erasmus+ (oryginał lub kopia)
3. Zaświadczenie potwierdzające fakt otrzymywania stypendium socjalnego  – dotyczy tylko  osób, które chcą się ubiegać o stypendium z dodatkiem dla "osób z mniejszymi szansami" (zaświadczenie musi stwierdzać/dokumentować otrzymywanie stypendium socjalnego w momencie składania dokumentów aplikacyjnych).

 •  O kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w Dziale Obsługi Programu Erasmus+. Dopiero przedstawienie kompletu dokumentów będzie skutkowało    zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.
 

UWAGA! Akceptowany będzie komplet dokumentów przesłany drogą elektroniczną, z domeny UG (adres "uczelniany"), zawarty w jednej korespondencji mailowej (zaleca się hasłowanie korespondencji zawierającej dane osobowe). Po otrzymaniu i zaakceptowaniu kompletu dokumentów aplikacyjnych, Dział Obsługi Programu Erasmus+ przekaże, drogą mailową, informacje dotyczące dalszych działań;

f) Umowa

Przed podpisaniem umowy, bez względu na sposób jej procedowania, Uczestnik jest zobowiązany do:

I. wykonania wstępnego testu językowego w systemie  OLS - Online Language Suport (co najmniej na 2 dni przed podpisaniem umowy), dostęp do wykonania testu nadaje Uczestnikowi SOPE+.

II. uzupełnienia danych i wymaganych dokumentów w systemie ESRS (informacja o ESRS w załączniku u dołu strony - " System ESRS i wybrane zagadnienia procedury aplikacyjnej").

III. Zalecane: zarejestrowanie się w serwisie „Odyseusz” prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/) - dotyczy tylko obywateli polskich.

Warunkiem uzyskania dofinansowania praktyki  z programu Erasmus+ jest zawarcie, przed wyjazdem, umowy cywilno-prawnej pomiędzy studentem a Uniwersytetem Gdańskim.

Osobiste zawarcie umowy cywilno-prawnej  w  Dziale Obsługi Programu Erasmus+ 

- W celu  omówienia wymaganej dokumentacji i ustalenia terminu wizyty w Dziale Obsługi Programu Erasmus+, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22)  ze strony beneficjenta  na około 3  tygodnie przed planowaną datą wyjazdu. 

- Podczas osobistej wizyty w biurze, we wcześniej ustalonym terminie, następuje podpisanie umowy przez obydwie strony.

Miejsce podpisania umowy: 

Uniwersytet Gdański

Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+)

Rektorat UG, pok. 222 (II piętro)

 UWAGA!  Dopuszcza się korespondencyjne zawarcie umowy cywilno-prawnej według reguł opisanych poniżej.

• W celu omówienia wymaganej dokumentacji i uzgodnienia reguł dotyczących korespondencyjnego zawarcia umowy, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22) ze strony beneficjenta z Działem Obsługi Programu ERASMUS+ (DOPE+) na około 3 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu.
• W kolejnym kroku, po skompletowaniu dokumentów aplikacyjnych przez beneficjenta i weryfikacji  ich przez DOP Erasmus+ w systemie ESRS zostaje wystawiona i przygotowana do pobrania umowa cywilno-prawna. 
• Beneficjent weryfikuje dane oraz treść umowy (w celu wyjaśnienia  ewentualnych niezgodności należy bezzwłocznie skontaktować się mailowo lub telefonicznie z DOP Erasmus+). Następnie Beneficjent pobiera  umowę i drukuje ją dwustronnie, w dwóch egzemplarzach, a po podpisaniu i parafowaniu każdej strony:
  • odsyła listem poleconym obydwa podpisane na każdej ze stron  egzemplarze  na adres DOP ERASMUS+ ( Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk)  
           lub
  • w wyznaczonym terminie  składa osobiście obydwa podpisane egzemplarze w DOP Erasmus+ (Rektorat, pokój 222).
• Po wpłynięciu dokumentów  przedstawiciel uczelni (pracownik DOP Erasmus+), w imieniu Rektora UG podpisuje 2 egzemplarze umowy cywilno-prawnej i zamieszcza kopię (skan) w pełni podpisanej umowy w systemie ESRS na indywidualnym koncie Beneficjenta.
• Oryginał umowy pozostaje do osobistego odebrania w dogodnym, uprzednio ustalonym telefonicznie terminie w DOP ERASMUS+ albo zostaje odesłany listem poleconym na wskazany przez Beneficjenta adres pocztowy (sposób odebrania umowy odbywa się zgodnie z mailową dyspozycją Beneficjenta).

Czynności w trakcie mobilności

• Zmiany w   dokumencie Training Agreement (TA) – w przypadku potrzeby dokonania zmian w planie praktyki należy zaktualizować TA. Studenci mają na to czas w pierwszym miesiącu trwania mobilności. Aktualizacja polega na uzupełnieniu sekcji „Section to be completed DURING THE MOBILITY” (str. 6 dokumentu TA) oraz na  uzyskaniu akceptacji  tych zmian przez instytucję przyjmującą i wysyłającą (złożenie podpisów).  Daty podpisania dokumentu muszą potwierdzać dokonanie zmian w pierwszym miesiącu pobytu na praktyce.
• Studenci i absolwenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie pobytu na praktyce.
• Przed opuszczeniem instytucji goszczącej praktykant otrzymuje zaświadczenie o zrealizowaniu założeń praktyki wraz z opinią o praktykancie, przygotowane przez opiekuna w placówce goszczącej – Traineeship Certificate (formularz w załączniku). Traineeship Certificate  zawiera  część potwierdzającą czas trwania mobilności (ostatnia strona). Część ta musi być  osobno wypełniona i podpisana przez placówkę goszczącą.
• Istnieje możliwość wydłużenia okresu pobytu ponad uzgodniony w TA czas trwania praktyki. Na przedłużony okres mobilności przysługuje dofinansowanie jednak nie dłużej niż  na 150 dni liczonych od czasu obowiązywania pierwotnej umowy jeśli kapitał mobilności jest dostępny.

Przedłużenie mobilności:

W  celu  wydłużenia praktyki najpóźniej na 3 tygodnie przed planowanym zakończeniem pobytu praktykant powinien kolejno:

1. Powiadomić DOP Erasmus+ o planowanej zmianie czasu pobytu;
2. Wskazać w TA, w  rubryce: "Planned period of the mobility"  w części IV "Section to be completed during the mobility" (str. 6) ustalony w porozumieniu z instytucją goszczącą i zatwierdzony przez nią zmieniony (przedłużony) okres pobytu;
3. Uzyskać na części IV skanu TA podpisy koordynatora wydziałowego oraz Dziekana (Prodziekana): dokument taki powinien być odesłany studentowi skanem;
4. Przedstawić  dowody ubezpieczeń  KL, NNW i OC w miejscu praktyk obejmujących przedłużony okres pobytu.
5. Najpóźniej w ostatnim dniu  obowiązywania pierwotnej umowy podpisać aneks zmieniający okres pobytu na praktyce. Aneks jest przygotowany przez DOPE+ oraz wysyłany drogą emailową. Uczestnik sprawdza dane, drukuje dwa egzemplarze, podpisuje w miejscu dedykowanym i wysyła dwa oryginały do biura pocztą tradycyjną. Po podpisaniu dokumentów przez ostatnią ze stron zostaje zlecona wypłata uzupełniająca. Skan aneksu jest dostępny dla uczestnika w systemie ESRS, a oryginał jest wysyłany na wskazany adres lub czeka na odbiór w dogodnym dla Uczestnika terminie.

Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE

Po zakończeniu pobytu w instytucji goszczącej konieczne jest rozliczenie mobilności. Musi ono nastąpić w terminie  do dwóch tygodni od daty zakończenia pobytu na praktyce, wykazanej w  potwierdzeniu czasu pobytu – „Confirmation of Traineeship Period”). Uczestnicy mobilności, którzy kończą mobilność po 16.09.2025 zobowiązani są do rozliczenia mobilności w terminie przyspieszonym niż wskazane dwa tygodnie- najpóźniej do 26.09.2025.

Po prawidłowym rozliczeniu mobilności następuje wypłata drugiej transzy dofinansowania. 

Nierozliczenie wyjazdu w wyznaczonym terminie, zgodnie z zapisem  indywidualnej umowy stypendialnej, skutkuje wezwaniem do zwrotu całości przyznanych  uprzednio środków finansowych.

Rozliczenie polega na:

• złożeniu za pomocą narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej („Beneficiary Module”) Ankiety Stypendysty Erasmusa (wyłącznie on-line, zaproszenie wysyłane jest automatycznie na adres e-mail praktykanta, krótko po upływie planowanego terminu zakończenia mobilności); 
• przedłożeniu kompletnych dokumentów (wymagana forma: oryginał lub wydruk z uwierzytelnionego źródła) lub wysłane z oficjalnego adresu emailowego przez placówkę/ instytucję przyjmującą:
  1. Traineeship Certificate 
  2. Confirmation of Traineeship Period (zawierającym informację o formie zrealizowanej praktyki) 

Forma dostarczenia: rejestrowana poczta tradycyjna ( adres: Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk), osobiste złożenie dokumentów w Dziale Obsługi Programu Erasmus+ lub drogą elektroniczną z oficjalnego adresu emaila instytucji/placówki/firmy.

• okazaniu w systemie ESRS kompletnego dokumentu  Training Agreement (włącznie z częścią dotyczącą zmian w programie, jeżeli takowe miały miejsce); 
• okazaniu w systemie ESRS dowodów podróży i zakwaterowania (dotyczy tylko tych Beneficjentów programu Erasmus+, którzy:
  • w części realizowali praktykę w formie zdalnej,
  • przerwali mobilność wskutek wystąpienia siły wyższej,
  • otrzymali dofinansowanie z tytułu korzystania z niskoemisyjnych środków transportu - "Green Travel").