INSTRUKCJA FINANSOWA MNiD
dotycząca zadań badawczych oraz opracowywania i obiegu dokumentów finansowych związanych z wydatkowaniem dotacji na działalność podstawowych jednostek organizacyjnych uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich
I. ZADANIA BADAWCZE
- Realizowanym zadaniom badawczym, na podstawie pisemnej informacji dziekana, uwzględniającej wysokość środków przyznanych na ich realizację, Sekcja ds. Rozliczeń nadaje numery z oznaczeniem roku ich rozpoczęcia.
- Sekcja ds. Rozliczeń informuje o nadanych numerach zadań badawczych dziekana oraz Sekcję Działalności Naukowej.
II. OPRACOWYWANIE DOKUMENTÓW FINANSOWYCH
- Dokumenty finansowe związane z wydatkowaniem dotacji na działalność podstawowych jednostek organizacyjnych Uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich muszą być opracowywane w następujący sposób:
539 – JO – Nr zadania – Rok rozpoczęcia zadania – SO
gdzie:
539 – oznacza konto księgowe dotacji na działalność podstawowych jednostek organizacyjnych uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich,
JO – oznacza symbol jednostki organizacyjnej zgodny z aktualnym wykazem symboli jednostek organizacyjnych UG,
Nr zadania – oznacza numer zadania badawczego nadany przez Sekcję ds. Rozliczeń, Rok rozpoczęcia zadania – oznacza rok na który została przyznana dotacja,
SO - jest to kod źródła finansowania przypisany dla dotacji na działalność podstawowych jednostek organizacyjnych uczelni polegajacą na prowadzeniu działań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi zwiazanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich.
- Za prawidłowy opis dokumentów finansowych i ich kontrolę merytoryczną odpowiada kierownik zadania badawczego. Odpowiednio opisane przez kierownika zadania badawczego dokumenty, należy przedłożyć pracownikowi dziekanatu/sekretariatu w celu rejestracji i przekazania do podpisu dziekana lub innej osoby upoważnionej (bezpośredni przełożony/promotor/kierownik studium doktoranckiego).
III. OBIEG DOKUMENTÓW FINANSOWYCH
- Obieg dokumentów finansowych związanych z wydatkowaniem dotacji na działalność podstawowych jednostek organizacyjnych uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich, koordynuje i monitoruje Sekcja Dzialalności Naukowej.
- Niżej wymienione dokumenty finansowe dotyczące MNiD:
- faktury,
- faktury pro-forma,
- faktury zaliczkowe,
- faktury korygujące,
- przedpłaty,
- rachunki,
- umowy o dzieło i zlecenia z rachunkami,
- delegacje krajowe,
- noty księgowe,
- wniosek o zaliczkę,
- inne pisma (prośby, wnioski) dotyczące przeksięgowań wszystkich rodzajów kosztów po akceptacji dziekana lub osoby upoważnionej, kierownicy zadań badawczych składają do Sekcji Działalności Naukowej.
- Sekcja Działalności Naukowej prowadzi bieżącą ewidencję dokumentów finansowych, o których mowa w punkcie 2, przeprowadza ich kontrolę formalno-rachunkową, potwierdza dysponowanie środkami oraz przekazuje do dalszego procedowania w jednostkach administracji centralnej UG, zgodnie z kompetencjami.
- Sekcja Działalności Naukowej sporządza raz na kwartał informację o wpływach i wydatkach dotyczących MNiD i przesyła ją dziekanom.
- Sekcja Działalności Naukowej przekazuje pracownikowi dziekanatu/sekretariatu oraz kierownikom zadań badawczych, po zgłoszeniu przez nich zapotrzebowania, informacje finansowe dotyczące bezpośrednio realizowanego przez nich zadania.
IV. OPRACOWYWANIE I OBIEG DOKUMENTÓW DOTYCZĄCYCH WYJAZDÓW
SŁUŻBOWYCH ZA GRANICĘ
- Wniosek o wyjazd służbowy za granicę finansowany z dotacji na działalność podstawowych jednostek organizacyjnych uczelni polegającą na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich, kierownik zadania badawczego po uzyskaniu zgody dziekana lub osoby upoważnionej, składa w Biurze Nauki - Sekcji Działalności Naukowej, która, po potwierdzeniu dostępności środków, przekazuje go do dalszego procedowania.
- Sekcja Działalności Naukowej nadaje wnioskowi, o którym mowa w punkcie 1, kod wyjazdu.
- Zgodę na wyjazd służbowy za granicę, o którym mowa w punkcie 1, wydaje prorektor właściwy ds.nauki wyłącznie po uzyskaniu potwierdzenia dostępności środków finansowych.
4. Niżej wymienione dokumenty finansowe potwierdzające poniesione koszty wyjazdu, o którym mowa w punkcie 1:
- druk polecenia wyjazdu służbowego,
- rozliczenie dewizowe,
- faktura za koszty podróży,
- faktura za ubezpieczenie,
- faktura za noclegi,
- faktura za udział w konferencji,
- pozostałe dokumenty np. oświadczenie o poniesionych kosztach,
opracowane zgodnie z postanowieniami zawartymi w dziale II niniejszej instrukcji, kierownik zadania badawczego rozlicza w Sekcji Działalności Naukowej.
- Sekcja Działalności Naukowej weryfikuje poniesione koszty wyjazdu w odniesieniu do kosztów planowanych i uzupełnia opis dokumentów wymienionych w punkcie 4 o kod wyjazdu zgodny z wnioskiem, po czym przekazuje je wg kompetencji do Działu Zamówień Publicznych, a informację o całkowitym poniesionym koszcie wyjazdu zagranicznego do Działu Finansowego.
V. DANE FINANSOWE W SPRAWOZDANIACH ROCZNYCH I KOŃCOWYCH
Dane finansowe w rocznych i końcowych sprawozdaniach merytoryczno-finansowych z realizacji zadań badawczych muszą być zgodne z ewidencją księgową UG oraz potwierdzone przez Sekcję Działalności Naukowej w uzgodnieniu z Działem Księgowości Finansowej.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Załącznik nr 4 do Zasad gospodarowania środkami budżetowymi na działalność statutową wydziałów UG
KATALOG KOSZTÓW BEZPOŚREDNICH
DOTYCZĄCY WYDATKOWANIA DOTACJI CELOWEJ PRZEZNACZONEJ NA PROWADZENIE
BADAŃ NAUKOWYCH LUB PRAC ROZWOJOWYCH ORAZ ZADAŃ Z NIMI ZWIĄZANYCH,
SŁUŻĄCYCH ROZWOJOWI MŁODYCH NAUKOWCÓW
ORAZ UCZESTNIKÓW STUDIÓW DOKTORANCKICH
- Z dotacji budżetowej na prowadzenie badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich mogą być pokryte następujące koszty bezpośrednie:
1) Koszty zakupu literatury naukowej krajowej i zagranicznej,
2) Koszty prenumeraty czasopism naukowych krajowych i zagranicznych,
3) Koszty zakupu usług obcych niezbędnych do zrealizowania zdania badawczego,
4) Koszty zakupu materiałów, odczynników wykorzystywanych bezpośrednio do zrealizowania zdania badawczego,
5) Koszty nabycia sprzętu laboratoryjnego o wartości poniżej 3.500 zł,
6) Koszty zakupu sprzętu komputerowego niezbędnego do realizacji zadania badawczego,
7) Koszty odbycia podróży służbowych krajowych i zagranicznych związanych bezpośrednio z wykonywanym zadaniem badawczym,
8) Koszty kwerendy bibliotecznej oraz wypożyczenia literatury pomiędzy bibliotecznej niezbędnej do realizacji zadania,
9) Koszty udziału w konferencjach, seminariach i warsztatach naukowych krajowych i zagranicznych,
10) Koszty udziału w ściśle specjalistycznych kursach i szkoleniach związanych z prowadzeniem badań,
11) Koszty związane z publikacją prac naukowych, w tym m.in. redakcja, tłumaczenie, recenzja, druk,
12) Opłata za publikację prac naukowych w czasopismach krajowych i zagranicznych.
13) Innych wyżej niewymienionych pozostających w bezpośrednim związku z wykonywanym zadaniem.
Koszty bezpośrednie niezbędne do zrealizowania zadania badawczego powinny być ujęte w kosztorysie wniosku o dofinansowanie zadania badawczego. Każda zmiana katalogu wymienionego w kosztorysie wymaga zgody dziekana wydziału.
- Z dotacji budżetowej na prowadzenie badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich nie można finansować:
1) Kosztów zakupów inwestycyjnych niezwiązanych z realizacją zadania,
2) Kosztów indywidualnych składek członkowskich wnioskującego z tytułu przynależności do organizacji zawodowych,
3) Kosztów usług edukacyjnych, takich jak udział w płatnych studiach I, II stopnia oraz studiach podyplomowych, stanowiących podnoszenie kwalifikacji
zawodowych w rozumieniu kodeksu pracy
4) Kosztów usług telekomunikacyjnych, transportowych, kurierskich i pocztowych niezwiązanych bezpośrednio z koniecznością wykonywania badań w
ramach zadania
5) Kosztów usług gastronomicznych, artykułów spożywczych jeżeli nie jest to uzasadnione wykonywaniem badań w ramach zadania,
6) Kosztów odsetek za zwłokę w zapłacie zobowiązań,
7) Kosztów zakupu sprzętu AGD. Wyjątek stanowi zakup, na który kierownik zadania uzyskał zgodę prorektora właściwego ds. nauki
