Ważne informacje dot. projektów w związku z wirusem SARS-CoV-2

Odpowiedzi koordynują Biuro Zarządzania Projektami Rozwojowymi i Biuro Zarządzania Projektami Naukowymi.

Pytania

Odpowiedzi

Czy będzie możliwość składania nowych projektów i podpisywania umów o dofinansowanie i umów partnerskich oraz aneksów?

Wszystkie informacje o planowanym terminie złożenia projektów i/ lub terminie podpisania umów o dofinansowanie i umów partnerskich oraz aneksów należy przekazywać telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dokumenty należy przesyłać za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dostarczyć pocztą wewnętrzną albo zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny.

W jaki sposób należy dostarczać Kartę Projektu (Zał. nr 1), Oświadczenie Kierownika Projektu dotyczące ustalenia kwalifikowalności podatku VAT, przychodów projektu  oraz źródeł finansowania wkładu własnego i kosztów niekwalifikowanych (Zał. nr 2), Zgodę na przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu (Zał. nr 3) oraz inne dokumenty?

Dokumenty należy dostarczać w formie elektronicznej edytowalnej oraz skanów (zdjęć) zawierających podpisy. Oryginały dokumentów należy dostarczyć pocztą wewnętrzną lub zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny. Dokumenty można również przesyłać i akceptować za pomocą EZD.

W jaki sposób odbywać się będą posiedzenia Komitetu Sterującego ds. Projektów?

Do odwołania Posiedzenia Komitetu Sterującego ds. Projektów odbywać się będą w trybie obiegowym bez udziału Kierowników Projektów. Wszelkie pytania członków Komitetu będą przesyłane pocztą elektroniczną za pośrednictwem Biura Zarządzania Projektami Rozwojowymi (w przypadku projektów rozwojowych) oraz Biura Zarządzania Projektami Naukowymi (w przypadku projektów krajowych naukowych).

W jaki sposób uzyskać podpisy pod dokumentami?

Dokumenty należy wysłać elektronicznie na adres:

  • Biura Zarządzania Projektami Rozwojowymi (w przypadku projektów rozwojowych) projektyug@ug.edu.pl lub
  • Biura Zarządzania Projektami Naukowymi (w przypadku projektów krajowych naukowych) na adresy mailowe opiekunów poszczególnych wydziałów.

Podpisane dokumenty zostaną przekazane w formie elektronicznej oraz przesłane pocztą wewnętrzną. W wyjątkowych przypadkach będzie można odebrać dokumenty osobiście z portierni Rektoratu, po wcześniejszym zgłoszeniu terminu i godziny odbioru. Dokumenty wymagające podpisu elektronicznego będą podpisywane przez upoważnionego prorektora. Dokumenty związane z realizacją projektów krajowych naukowych będą podpisywane przez Prorektora ds. Nauki.

W jaki sposób można kontaktować się z pracownikami Biura Zarządzania Projektami Rozwojowymi (w przypadku projektów rozwojowych) oraz Biura Zarządzania Projektami Naukowymi (w przypadku projektów krajowych naukowych)?

Z pracownikami biur do odwołania można kontaktować się telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. W biurach będą obecni pracownicy pełniący w danym dniu dyżur, pozostali pracownicy będą pracować zdalnie.

W jaki sposób można się kontaktować z pracownikami Działu Obsługi Finansowej Projektów?

Z pracownikami Działu do odwołania można kontaktować się telefonicznie:

58 523 2436, 58 523 2302, 58 523 3141, 58 523 2005 – sekretariat Dyrektora Finansowego

lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W Dziale będą obecni pracownicy pełniący w danym dniu dyżur, pozostali pracownicy będą pracować zdalnie.

 

W jaki sposób należy dostarczać dokumenty dotyczące poniesionych kosztów z tytułu realizowanego projektu?

Faktury (krajowe i zagraniczne), rachunki i rozliczenia delegacji należy przekazać do Działu Zamówień Publicznych. Dokumenty umieszczone w kopertach
i zaadresowane Dział Zamówień Publicznych należy dostarczać pocztą wewnętrzną lub zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny do Działu Zamówień Publicznych.

Przypominamy, że do faktur zagranicznych należy dołączyć:

- do odczynników: oświadczenie, że nie są produkowane w Polsce oraz Intrastat

- do towarów: Intrastat

- do usług: datę wykonania usługi.

W jaki sposób należy dostarczać inne dokumenty dotyczące finansowej realizacji projektów - nie dotyczące poniesionych kosztów?

Wszystkie dokumenty (poza fakturami, rachunkami i delegacjami) należy dostarczać do Działu Obsługi Finansowej Projektów pocztą wewnętrzną lub zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny. Dokumenty powinny być
w zamkniętych kopertach zaadresowanych następująco: Dział Obsługi Finansowej Projektów i imię i nazwisko opiekuna projektu w DOFP.

Przypominamy, że wnioski o przyznanie dodatku specjalnego oraz zlecenia wypłat wynagrodzenia uzupełniającego powinny być złożone najpóźniej do 10 dnia miesiąca (lub wcześniejsza data w przypadku dużej ilości zleceń z jednego projektu - powyżej 10 wniosków).

Umowy i rachunki do umów zlecenia oraz umów o dzieło powinny być złożone do 5 dnia miesiąca.

 

Jeżeli odpowiednio 10-ty,  5-ty dzień miesiąca przypada w dzień wolny od pracy to dokumenty należy dostarczyć do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem.

Projekty finansowane przez Narodowe Centrum Nauki (NCN). Skąd można uzyskać informacje na temat wynagrodzeń w 2019 r. niezbędne do sporządzenia raportu?

Zapytania o zestawienia wynagrodzeń do raportu z NCN z danego projektu należy kierować drogą elektroniczną na adres email: renata.smagacka@ug.edu.pl

Jednocześnie informujemy, że Narodowe Centrum Nauki dopuszcza możliwość złożenia raportów w terminie późniejszym niż dotychczas obowiązujący termin 31.03.2020 r., raporty roczne mogą być złożone nie później niż 30.04.2020 r., raporty końcowe nie później niż 30 dni od pierwotnej daty złożenia wynikającej z umowy.

Projekty zagraniczne. W jaki sposób należy dostarczać raporty/sprawozdania finansowe/wnioski o płatność?

Raporty/sprawozdania finansowe/wnioski o płatność, które powinny być złożone zgodnie z terminami określonymi w umowach o dofinansowanie projektu, należy przekazać do DOFP odpowiednio:

- wersja wstępna-robocza raportu w formie elektronicznej w okresie co najmniej 8 dni roboczych przed terminem wyznaczonym przez instytucję finansującą do złożenia raportu na adres email wyznaczonego opiekuna projektu w DOFP;

- wersja ostateczna przeznaczona do wysłania do instytucji finansującej  dwutorowo– w formie elektronicznej na adres email opiekuna projektu w DOFP oraz w formie papierowej pocztą wewnętrzną lub zostawić w skrzynce podawczej znajdującej się na parterze budynku Rektoratu (za klatką schodową i naprzeciwko automatów z kawą), po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu telefoniczne, z podaniem daty i godziny. Dokumenty powinny być w zamkniętych kopertach  zaadresowanych następująco: Dział Obsługi Finansowej Projektów i imię i nazwisko opiekuna projektu w DOFP.

Czy powstała wewnętrzna procedura dot. wyjazdów w ramach projektów w związku z koronawirusem? Czy zgodnie z wytycznymi programów, jeśli osoba kupiła bilet i nie wyjechała na wyjazd, wydatek stanowić będzie koszt niekwalifikowany w projekcie?

Osoby, które poniosły koszty związane z zakupem biletów bez możliwości zwrotu, ubezpieczeń itp. w ramach realizowanych projektów i nie wyjechały, mogą próbować dochodzić uznania tych kosztów za kwalifikowane w projekcie, argumentując zaistniałą sytuację Instytucjom Finansującym, zakazem wyjazdów pracowników, studentów i doktorantów Uniwersytetu Gdańskiego oraz przyjazdów do Uniwersytetu Gdańskiego gości z zagranicy, wprowadzonym Zarządzeniem nr 20/R/20 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 10 marca 2020 roku w sprawie przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się koronawirusa.

W jaki sposób informować o zmianach terminów realizacji zadań zaplanowanych w projektach?

O zmianach terminów realizacji zadań należy bezpośrednio informować instytucję finansującą projekt.

Czy zostanie wydłużony termin składania raportów rocznych i końcowych w ramach projektów finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki?

W przypadku podmiotów, które z powodu zaistniałej sytuacji dotyczącej zagrożenia epidemiologicznego spowodowanego koronawirusem będą miały problem z dotrzymaniem terminów, Centrum dopuszcza możliwość złożenia raportów w terminie późniejszym: raporty roczne nie później niż 30.04.2020 r., raporty końcowe nie później niż 30 dni od pierwotnej daty złożenia wynikającej z umowy.

Komunikat NCN

Czy będą odbywały się zaplanowane monitoringi wewnętrzne projektów u Kierowników Projektów?

Nowe, planowane działania monitoringowe projektów zostały zawieszone do końca marca, spotkania zostały przełożone. W przypadku wizyt zaplanowanych na kwiecień, Sekcja Monitoringu Projektów będzie indywidualnie kontaktować się z Kierownikiem Projektu w celu potwierdzenia terminu spotkania, w zależności od rozwoju sytuacji w kraju i wytycznych Ministerstwa oraz Władz UG.

Czy odbędą się zapowiedziane zewnętrzne kontrole projektów w UG?

Zaplanowane do 20 marca br. kontrole zewnętrzne i weryfikacje finansowe dokumentów w projektach rozwojowych i naukowych odbędą się w trybie zdalnym. Sekcja Monitoringu Projektów będzie indywidualnie kontaktować się z Kierownikiem Projektu i Kierownikami jednostek organizacyjnych administracji centralnej w celu przekazania dokumentów w wersji elektronicznej. 

W przypadku otrzymania kolejnych zawiadomień o kontrolach zewnętrznych w projektach rozwojowych i naukowych, UG w porozumieniu z Kierownikiem Projektu będzie wnioskował do Instytucji Pośredniczących/Zarządzających o przełożenie terminu kontroli na miejscu na późniejszy okres. Jeśli nie otrzymamy zgody ze strony Zespołów Kontrolujących, będziemy proponować przeprowadzenie kontroli w trybie zdalnym.

Czy poniesione koszty w ramach projektu będą kwalifikowalne (np. bilety lotnicze i kolejowe, hotele) jeżeli odwołano wizyty zagraniczne i krajowe, szkolenia, konferencje w związku zagrożeniem epidemiologicznym?

Zgodnie ze stanowiskiem Narodowego Centrum Badań i Rozwoju wszelkie zobowiązania finansowe beneficjenci mogą pokryć ze środków projektu, pod warunkiem:

  • zaciągnięcia przez beneficjenta zobowiązań na ten cel przed 11 marca 2020 r.;
  • udokumentowania braku możliwości odzyskania poniesionych na ten cel środków;
  • przekazania uzasadnienia powodów odwołania planowanej formy wsparcia (np. graniczone możliwości wjazdu do danego raju w związku zakażeniem koronowirusa, brak zgody uczestników projektu na udział np. w szkoleniu).

 

Zgodnie ze stanowiskiem Narodowej Agencji Wymiany Zagranicznej (NAWA) w odniesieniu do Programu PROM – Międzynarodowa wymiana stypendialna doktorantów i kadry akademickiej do krajów i z krajów, w których występuje zagrożenie epidemiologiczne koronawirusem (Rekomendacja Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa SARS-CoV-2 dostępna: https://www.gov.pl/web/nauka/rekomendacja-ministra-nauki-i-szkolnictwa-…)

  • umowa pomiędzy NAWA a Beneficjentem przewiduje w §18 sytuacje związane z wystąpieniem tzw. siły wyższej. W przypadku stwierdzenia przez Beneficjenta wystąpienia w projekcie zdarzenia o charakterze „siły wyższej”, Beneficjent zobowiązany jest niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 14 dni, poinformować pisemnie NAWA o zaistnieniu siły wyższej (wraz z opisem sytuacji lub zdarzenia), spodziewanym czasie jej trwania oraz szacowanych skutkach;
  • ponadto zgodnie z §18 umowy Beneficjent jest zobowiązany podjąć niezbędne środki w celu ograniczenia szkód spowodowanych działaniem siły wyższej. Zaleca się więc wymaganie od uczestników projektu PROM wykupowania biletów lotniczych z możliwością bezkosztowego ich zwrotu lub zmiany terminu, rezerwacji pobytu w miejscu realizacji krótkiej formy kształcenia z możliwością bezkosztowej jej anulacji etc.

 

Zgodnie ze stanowiskiem Narodowego Centrum Nauki (NCN) w przypadku poniesienia kosztów podróży do krajów objętych zagrożeniem epidemiologicznym, w ramach działań związanych z realizowaniem projektów badawczych finansowanych przez NCN, koszty takie zostaną uznane za kwalifikowalne.

Jednocześnie NCN rekomenduje rozważenie przełożenia na późniejszy termin wyjazdów do zagranicznych ośrodków naukowych, finansowanych w ramach konkursów NCN.

 

Zgodnie ze stanowiskiem Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE) istnieją możliwe formy rozwiązania sytuacji problemowych:

1. Jeśli z uzasadnionych powodów mobilność nie odbyła się, została przerwana bądź odwołana, a poniesiono już koszty tego wyjazdu (np. kupiono bilety lotnicze, zarezerwowano noclegi itp.) lub jeśli pojawią się dodatkowe, nieprzewidziane koszty związane z realizacją projektu/mobilności, wówczas FRSE może zastosować klauzulę o działaniu siły wyższej i uznać poniesione koszty, których nie udało się odzyskać w inny sposób. FRSE będzie wymagała m.in. przesłania uzasadnienia odwołania wyjazdu oraz udokumentowanych prób odzyskania poniesionych kosztów. Należy pamiętać, że kwota przyznanego przez FRSE dofinansowania na realizację projektu nie może ulec zwiększeniu względem przyznanego już dofinansowania.

2. W uzasadnionych przypadkach w wybranych typach projektów istnieje możliwość przedłużenia czasu realizacji projektu o maksymalnie 12 miesięcy. Długość projektu może być wydłużona maksymalnie do 36 miesięcy (w przypadku projektów trwających 24 miesiące) i do 24 miesięcy (w przypadku projektów trwających 12 miesięcy). FRSE będzie wymagała m.in. uzasadnienia przedłużenia czasu realizacji projektu.

W celu uzyskania szczegółowych instrukcji w zakresie możliwości wprowadzenia powyższych rozwiązań prosimy o kontakt z opiekunem projektu. Każdy przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie.

Partnerzy projektowi powinni stosować się do zaleceń swoich władz.

 

Czy są aktualne rekomendacje instytucji finansujących projekty dot. realizacji projektów w obecnej sytuacji?

Tak, poniżej znajdują się rekomendacje poszczególnych instytucji.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           Zmiana zasad dostarczania dokumentów do NCN

          Wyjazdy do zagranicznych ośrodków naukowych

           Terminy składania raportów rocznych i końcowych
 

 

 

          

      
 

 

Pokaż rejestr zmian
Data publikacji: wtorek, 17. Marzec 2020 - 13:35; osoba wprowadzająca: Importer Automatyczny Ostatnia zmiana: czwartek, 9. Lipiec 2020 - 09:53; osoba wprowadzająca: Importer Automatyczny