Zakres uprawnień i obowiązków Koordynatora Programu Erasmus+ KA171  - mobilność pracowników i studentów (kraje partnerskie – spoza UE)

KOORDYNATOR WYDZIAŁOWY / INSTYTUTOWY –  jest pracownikiem naukowo–dydaktycznym lub administracyjnym zatrudnionym w danej jednostce UG_.  Koordynator powinien posługiwać się j. angielskim w stopniu umożliwiającym efektywną komunikację. Koordynator czuwa nad przestrzeganiem postanowień Karty Erasmus dla Szkolnictwa Wyższego, odpowiada za upowszechnianie i propagowanie Programu Erasmus+. Jest zobowiązany do prowadzenie ewidencji mobilności realizowanych w ramach programu Erasmus+ w obrębie swojej jednostki.

Funkcja sprawowana jest w danej edycji projektu Erasmus+ KA171 w ramach koordynowanych krajów partnerskich.

PRZED UZYSKANIEM ŚRODKÓW W RAMACH KONKURSU WNIOSKÓW ERASMUS+ KA171, KOORDYNATOR, W RAMACH SWOJEJ JEDNOSTKI,  POSIADA UPRAWNIENIA DO:    

1. Inicjowanie składania wniosku  wydziału/instytutu o dofinansowanie

projektów mobilności dotyczącego wymiany studentów i pracowników uczelni pomiędzy UG a krajami partnerskimi (spoza UE).

2. Opracowanie merytoryczne wniosku / formularza konkursowego Erasmus+KA171 przy współpracy z Sekcją Obsługi Programu Erasmus+ UG (SOPE+) i innymi wnioskującymi jednostkami UG:

a) omówienie szczegółów współpracy z przedstawicielem uczelni partnerskiej (dziedzina współpracy, rodzaje planowanych mobilności, wymogi językowe dla kadry i studentów itp.)

b) opracowanie treści ww. formularza zgodnie z wytycznymi Narodowej Agencji Programu Erasmus+ i SOPE+

c) Kontakt z uczelnią partnerską i pozyskanie informacji niezbędnych do terminowego wypełnienia ww. formularza.

d) Przesłanie wymaganych treści formularza do BWM we wskazanym przez SOPE+ terminie.

PO UZYSKANIU ŚRODKÓW W RAMACH KONKURSU WNIOSKÓW ERASMUS+ KA171  KOORDYNATOR, W RAMACH SWOJEJ JEDNOSTKI  POSIADA UPRAWNIENIA DO:    

1. inicjowania, ustalania warunków, podpisywania i obsługi umów z uczelniami partnerskimi uczestniczącymi w programie Erasmus+ KA171;
2. podejmowania decyzji w sprawie realizacji wyjazdów studentów na studia w ramach programu Erasmus+KA171 do uczelni partnerskiej;
3. podejmowania decyzji w sprawie realizacji wyjazdów dydaktycznych/szkoleniowych pracowników UG w ramach programu Erasmus+ KA171;
4. podejmowania decyzji w sprawie realizacji przyjazdów dydaktycznych/ szkoleniowych na UG  pracowników uczelni partnerskich w ramach mobilności w ramach programu Erasmus+ KA171;
5. podejmowania decyzji w sprawie realizacji przyjazdów studentów uczelni partnerskich w ramach programu Erasmus+ KA171.
6. podejmowania decyzji w sprawie realizacji wyjazdów studentów UG do uczelni partnerskich w ramach programu Erasmus+ KA171.

 OBSŁUGA STUDENTÓW WYJEŻDŻAJĄCYCH NA STUDIA

 PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE REKRUTACJI STUDENTÓW

1. Sprawdzenie przed rekrutacją warunków umów wydziałowych, szczególnie w zakresie języka wykładowego w uczelni partnerskiej.
2. Przygotowanie wydziałowych zasad rekrutacji i ogłoszenie rekrutacji w danej jednostce.
3. Ogłoszenie zasad rekrutacji na stronie internetowej swojej jednostki.
4. Przeprowadzenie rekrutacji.
5. Przekazania protokołu z rekrutacji studentów wyjeżdzających na studia do SOPE+ w terminie i formie określonej w corocznym wezwaniu do przeprowadzenia rekrutacji (wzór protokołu dostępny jest w SOPE+).
6. Parafowanie ewentualnych rezygnacji studentów z wyjazdów.

STUDIA

PRZED WYJAZDEM STUDENTA NA STUDIA

1. Informowanie studentów danej jednostki o programie Erasmus+ i uczelniach  partnerskich, z którymi realizowana jest współpraca na danym kierunku.
2. Informowanie o ofercie dydaktycznej prowadzonej na wydziale/ kierunku w języku obcym.
3. Pomoc studentom w sporządzaniu LA i podpisanie go przed wyjazdem studentów.
4. Pomoc studentowi w sporządzeniu Internal Addendum, wskazanie studentowi różnic programowych, które zostaną zapisane w Internal Addendum.
5. Kontaktowanie się ze studentami drogą mailową oraz osobiście w czasie wyznaczonych dyżurów lub spotkań.
6. Parafowanie ewentualnych rezygnacji z wyjazdów.

 W TRAKCIE POBYTU STUDENTA ZA GRANICĄ

1. Kontaktowanie się ze studentami drogą mailową.
2. Pomoc   w   dokonywaniu   zmian   w   LA /OLA  studentom   przebywającym   już   za   granicą   poprzez   szybkie i rzeczowe odpowiedzi na zapytania studentów dotyczące planowanych zmian.
3. Zatwierdzanie LA/OLA po dokonaniu zmian w programie studiowania.
4. Pomoc studentowi w sporządzeniu Internal Addendum, wskazanie różnic programowych i zatwierdzenie zmian, które zostaną zapisane w Internal Addendum.
5. Informowanie o procedurze przedłużania mobilności, zatwierdzanie wniosków o przedłużenie.

 PO POWROCIE STUDENTÓW Z MOBILOŚCI

1. Monitorowanie uznania wyników uzyskanych w uczelni partnerskiej, w tym wsparcie w przeliczaniu  ich na skalę ocen stosowaną w uczelni macierzystej, wg skali ocen ECTS zgodnie z wytycznymi Europejskiego Systemu Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS).
2. Wsparcie procesu  wpisania okresu studiów zrealizowanych za granicą w program studiów uczelni macierzystej (na podstawie TOR przedstawionego przez studenta po powrocie).

OBSŁUGA STUDENTÓW PRZYJEŻDŻAJĄCYCH NA STUDIA

PRZED PRZYJAZDEM STUDENTA

1. Aktualizacja oferty programowej i przesłanie jej na adres erasmus.incoming@ug.edu.pl w terminie wyznaczonym przez SOPE+.
2.  Informowanie aplikujących studentów o szczegółach oferty ofercie dydaktycznej w języku angielskim  (lub innym języku obcym) w danej jednostce.
3. Pomoc studentom w sporządzaniu LA lub OLA i podpisanie go przed przyjazdem.

W TRAKCIE POBYTU STUDENTA W JEDNOSTCE

1. Organizacja wstępnych spotkań informacyjnych ze studentami zagranicznymi.
2. Informowanie studenta        o procedurze zaliczania programu studiów realizowanego danej jednostce UG.
3. Pomoc w dokonaniu zmian do LA/OLA po przyjeździe studenta do danej jednostki UG i zatwierdzanie tych zmian.

ROZLICZENIE  MOBILNOŚCI

Przygotowanie wykazu ocen (TOR) i przekazanie studentowi lub bezpośrednio jego uczelni macierzystej.

OBSŁUGA PRACOWNIKÓW WYJEŻDŻAJĄCYCH NA UCZELNIE PARTNERSKIE W RAMACH MOBILNOŚCI DYDAKTYCZNYCH / SZKOLENIOWYCH:

Informowanie nauczycieli akademickich / pracowników administracyjnych UG z danej jednostki o programie Erasmus+ KA 171 i uczelniach partnerskich, z którymi realizowana jest współpraca na danym projekcie

PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE REKRUTACJI NAUCZYCIELI AKADEMICKICH

1. Sprawdzenie przed rekrutacją warunków umów wydziałowych / instytutowych.
2. Przygotowanie wydziałowych zasad rekrutacji
3. Ogłoszenie zasad rekrutacji na stronie internetowej Wydziału/ Instytutu.
4. Przeprowadzenie rekrutacji.
5. Zgłaszanie do SOPE+ list pracowników zrekrutowanych oraz list rezerwowych pracowników wraz z protokołem z rekrutacji.
6. Dokonywanie przesunięć pracowników na listach w razie rezygnacji pracowników z wyjazdów.
7. Parafowanie ewentualnych rezygnacji pracowników z wyjazdów.

OBSŁUGA PRZYJEŻDŻAJĄCYCH PRACOWNIKÓW UCZELNI PARNERSKICH NA UG W RAMACH MOBILNOŚCI DYDAKTYCZNYCH / SZKOLENIOWYCH:

1. Prowadzenie korespondencji z koordynatorami uczelni partnerskich w sprawie rekrutacji pracowników w celu odbycia mobilności dydaktycznych / szkoleniowych na UG  oraz udział w przygotowaniu / zatwierdzeniu Staff Mobility for Teaching / Training - Mobility Agreement (plan i tematyka szkolenia / wykładów na UG).
2. Pozyskanie kopii protokołów z rekrutacji pracowników przeprowadzonej na uczelni partnerskiej i dostarczenie ich do SOPE+ w wyznaczonym przez SOPE+ terminie
3. Zgłaszanie do SOPE+ przyjazdów pracowników uczelni partnerskich w ramach programu Erasmus+ KA171 w terminach ustalonych przez SOPE+. Sposób zgłaszania przyjazdów określa SOPE+.
4. Obsługa wizyty pracownika uczelni partnerskiej na wydziale. 
5. Współpraca z SOPE+ w celu wystawienia dokumentów potwierdzających pobyt gości  zagranicznych na UG (COTP – Confirmation of Teaching / Training Period)

UCZESTNICTWO W SPOTKANIACH KOORDYNATORÓW Z KOORDYNATOREM UCZELNIANYM

1. Reprezentowanie interesów jednostki
2. Omawianie spraw bieżących.

PRZESZKOLENIE NOWEGO KOORDYNATORA

1. Przy zmianie koordynatora, osoba ustępująca z funkcji jest zobowiązana do  przeszkolenia i przekazania zakresu obowiązków nowemu koordynatorowi.

Glosariusz: