Zasady zakładania i warunków korzystania z kont pracowniczych UG reguluje Zarządzenie Rektora UG ustanawiające Regulamin korzystania z kont usługi M365 przez pracowników Uniwersytetu Gdańskiego oraz osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
Dostęp do konta uzależniony jest od posiadania uprawnień w zakresie ochrony danych osobowych do tego systemu informatycznego.
Pracownicy etatowi UG mają obowiązek korzystania z osobistego konta poczty elektronicznej w domenie uniwersyteckiej.
W przypadku nowych pracowników etatowych założenie konta M365 (w tym poczty elektronicznej) odbywa się automatycznie po pojawieniu się ich danych w bazie kadrowej i pracowniczej. Dane potrzebne do uruchomienia zakładanych kont, nowi pracownicy otrzymują na Portalu Pracownika. Mogą zacząć używać te konta od momentu ich utworzenia, z tym, że istnieje formalny wymóg uzupełnienia szkolenia w zakresie ochrony danych osobowych (szkolenie dostępne jest na Portalu Edukacyjnym UG) oraz złożenia wniosku o nadanie uprawnień w tym zakresie przez jego przełożonego lub przez niego osobiście. Te i inne wymagania formalne związane z rozpoczęciem pracy opisane są w mailu, który trafia na adres nowego pracownika.
W przypadku osób współpracujących w ramach umów cywilnoprawnych, login/adres imienny w domenie @ug.edu.pl powstaje w momencie dodania nowej osoby do systemów informatycznych (jest on również loginem w Centralnym Punkcie Logowania do systemów UG), jednak sama skrzynka email i dostęp do niej stają się możliwe dla osoby współpracującej w ramach umowy dopiero po przejściu szkolenia w zakresie ochrony danych osobowych na PE. Kierownik jednostki UG, z którą osoba ta współpracuje, może wówczas dla niej złożyć wniosek o nadanie stosownych uprawnień. Tak nadane uprawnienia umożliwiają korzystanie ze służbowej poczty email w domenie @ug.edu.pl.
