Czytelnia Archiwum otwarta jest od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00.
Przed wizytą osobistą należy się umówić telefonicznie bądź mailowo.
telefon: +48 58 523 23 27
+48 58 523 31 46
+48 58 523 31 66
e-mail: archiwum@ug.edu.pl
adres: ul. Jana Bażyńskiego 8
80-309 Gdańsk
nowy budynek Rektoratu, poziom -1, pok. R-115, wejście od strony Neofilologii następnie schodami w dół
Archiwum nie posiada uprawnień do wydawania dokumentów i zaświadczeń dotyczących odbytych studiów lub pracy na uczelni. W tym celu należy kontaktować się bezpośrednio z dziekanatem Wydziału, na którym się studiowało lub z Działem Kadr.
Zasady dotyczące korzystania z Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego:
· do udostępnienia dokumentacji pracownikom Uniwersytetu Gdańskiego wymagana jest zgoda kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do Archiwum. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości zgodę wydaje Kanclerz. Pracownikom Uniwersytetu udostępnia się dokumentację wytworzoną przez jednostkę organizacyjną, w której są oni zatrudnieni. Do udostępniania dokumentacji pracownikom innych jednostek organizacyjnych wymagana jest zgoda kierownika jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do Archiwum;
· do udostępnienia dokumentacji osobom nie będącym pracownikami Uniwersytetu Gdańskiego wymagana jest zgoda Rektora (e-mail: rektor@ug.edu.pl);
· udostępnianie prac dyplomowych, w związku z ochroną praw autorskich, jest możliwe po uzyskaniu zgody autora pracy;
· w przypadku wnioskowania o dostęp do dokumentacji członka rodziny konieczne jest uzyskanie zgody Rektora (rektor@ug.edu.pl) oraz złożenie w Archiwum oświadczenia o stopniu pokrewieństwa z osobą, której dokumentacja dotyczy. Oświadczenie musi być podpisane własnoręcznie i przekazane do Archiwum pocztą lub osobiście, bądź uwierzytelnione podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
· wniosek o udostępnienie dokumentacji można składać mailowo, przez ePuap, listownie lub osobiście, zawierając w nim jak najwięcej danych umożliwiających wyszukanie wnioskowanej dokumentacji, tj.:
Ø datę
Ø imię i nazwisko (nazwa instytucji) wnioskującego
Ø wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku:
a) tematu/tytułu poszukiwanej dokumentacji;
b) nazwy jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła, zgromadziła lub przekazała (wydział lub jednostka UG),
c) dat skrajnych dokumentacji,
Ø informację o sposobie udostępnienia
Ø cel udostępnienia.
Dokumentację przechowywaną w Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego udostępnia się zgodnie z:
Dokumentacja w postaci tradycyjnej (papierowej) udostępniana jest poprzez:
- umożliwienie do niej wglądu w Czytelni Archiwum lub
- jej wypożyczenie (tylko dla jednostek organizacyjnych UG) lub
- przekazanie kopii dokumentacji (skanów) lub
- przekazanie informacji o jej zawartości (wykonanie kwerendy przez pracownika Archiwum).
Dokumentacja w postaci elektronicznej (w systemie EZD) udostępniana jest:
- za pomocą systemu EZD albo
- w postaci wydruku lub
- w postaci kopii na elektronicznym nośniku danych.
