Listy dystrybucyjne w M365
Istnieje możliwość tworzenia oficjalnych uczelnianych list dystrybucyjnych w ramach usługi Microsoft 365. Rozwiązanie dedykowane jest dla dziekanatów, jednostek organizacyjnych i innych przypadków wymagających generowania powtarzalnych, cyklicznych wysyłek.
Co to jest lista dystrybucyjna M365?
To jeden wspólny adres e-mail (np. pracownicy_wydzialu@ug.edu.pl). Wiadomość wysłana na ten adres automatycznie trafia do skrzynek email wszystkich osób przypisanych do listy (dodanych do konfiguracji listy dystrybucyjnej).
Dlaczego warto?
- Oszczędność czasu: wpisujesz tylko jeden adres zamiast kilkudziesięciu.
- Integracja z Outlookiem: lista dystrybucyjna jest dostępna dla osób uprawnionych jako standardowy adres w polu odbiorcy.
- Pewność dostarczenia: masz gwarancję, że żaden z członków grupy dystrybucyjnej nie zostanie pominięty (dlatego ważne jest regularne aktualizowanie listy).
- Bezpieczeństwo: wysyłka odbywa się zgodnie z obowiązującymi wymaganiami bezpieczeństwa w środowisku uczelni.
Kto może wysyłać wiadomości?
- Uprawnieni nadawcy: domyślnie uprawnienia do wysyłki na adres grupy mają wyłącznie osoby do tego upoważnione.
- Ochrona przed spamem: mechanizmy M365 automatycznie blokują wiadomości od osób postronnych i nadawców spoza organizacji.
Jak założyć listę?
- Zgłoszenie: osoba uprawniona do wysyłki danego typu korespondencji lub lokalny administrator (w jej imieniu) składa wniosek w systemie Helpdesku (help@ug.edu.pl) podając informacje potrzebne do utworzenia listy dystrybucyjnej.
- Konfiguracja: należy wskazać unikalną nazwę listy (np. pracownicy_wydzialu@ug.edu.pl) określić osoby uprawnione do wysyłania wiadomości oraz przekazać początkową listę członków (loginów/adresów email).
- Aktywacja: po utworzeniu grupy przez Centrum Informatyczne, właściciel lub lokalny administrator wydziałowy otrzyma uprawnienia do zarządzania jej członkami bezpośrednio w dedykowanym panelu usługi Microsoft 365.
