Generowanie wysyłki seryjnej e-maila za pomocą pakietu biurowego
Wysyłka seryjna generowana przy pomocy aplikacji MS Word i MS Excel umożliwia indywidualizowanie poszczególnych maili, gdyż w pliku Excela stanowiącym źródło dynamicznych danych, można zawrzeć również inne niż adres odbiorcy dane (stanowisko, płeć - czyli np. dopasowane zwrotów grzecznościowych, itd).
Szczegółowy opis znaleźć można w dostępnej oficjalnej dokumentacji MS (utworzenie i przeprowadzanie wysyłki seryjnej).
Cały proces przygotowania takiej wysyłki zamyka się w kilku krokach:
-
1. Przygotowanie danych w Excelu – tworzysz tabelę, w której pierwszy wiersz zawiera nagłówki (np. Imię, Nazwisko, E-mail). Każdy kolejny wiersz to osobny odbiorca. Zapamiętaj, gdzie zapisujesz plik.
-
2. Uruchomienie procesu w Wordzie – otwierasz czysty dokument, przechodzisz do zakładki Korespondencja, klikasz Rozpocznij korespondencję seryjną i wybierasz Wiadomości e-mail.
-
3. Podłączenie listy z Excela – w zakładce Korespondencja wybierasz Wybierz adresatów -> Użyj istniejącej listy i wskazujesz swój plik Excela.
-
4. Wstawienie pól dynamicznych – piszesz treść maila, a w miejscach personalizowanych (np. po słowie "Cześć ") klikasz Wstaw pole korespondencji seryjnej i wybierasz odpowiedni nagłówek z Excela (np. Imię).
-
5. Finalizacja wysyłki – llikasz "Zakończ i scal" -> Wyślij wiadomości e-mail. Wyskoczy okienko, w którym wskazujesz kolumnę zawierającą adresy e-mail oraz wpisujesz temat wiadomości.
Microsoft zaleca użytkownikom korzystającym z takiej wysyłki (z polami dynamicznymi z Excela), a korzystającym z wersji aplikacji (Outlook New) - tymczasowe przełączenie suwaka na wersję klasyczną (Clasic). Nie jest ona jeszcze wspierana w nowej wersji Outlooka (Nowy Outlook).
W serwisach streaming’owych (YT i pokrewne) znaleźć można również wiele (również polskojęzycznych) instrukcji w formie filmów, dopasowując charakter instruktażu do własnych preferencji dla tego typu materiałów szkoleniowych.
W przypadku wysyłek z adresu skrzynki współdzielonej, najpewniejszą metodą jest utworzenie osobnego profilu do takich wysyłek w programie Outlook. Taka metoda gwarantuje, że Microsoft Word nie "pomyli" adresów i wyśle wiadomości właśnie ze skrzynki współdzielonej.
Krótki opis takiej metody:
- 1. Dodanie nowego profilu – otwórz "Panel sterowania" w systemie Windows (po zamknięciu programów Outlook oraz Word) i wyszukaj ikonę Mail (Microsoft Outlook). W nowym oknie kliknij przycisk "Pokaż profile...", a następnie wybierz "Dodaj". Wpisz dowolną nazwę profilu (np. Skrzynka Współdzielona) i zatwierdź przyciskiem OK.
- 2. Powiązanie profilu ze skrzynką współdzieloną – w oknie konfiguracji konta wpisz adres e-mail skrzynki współdzielonej. Pole hasła pozostaw puste. Kliknij "Dalej". Gdy pojawi się monit logowania Microsoft 365, usuń adres skrzynki współdzielonej i wpisz swój własny, imienny login i hasło (konto użytkownika z licencją i uprawnieniami). Kliknij "Zakończ". W oknie zarządzenia profilami zaznacz opcję "Monituj o profil", który ma być używany i kliknij "Zastosuj".
- 3. Realizacja korespondencji seryjnej – uruchom program Outlook i z listy wybierz nowo utworzony profil (Skrzynka Współdzielona). Otwórz program Word, przygotuj dokument i przejdź do zakładki "Korespondencja -> Rozpocznij korespondencję seryjną -> Wiadomości e-mail". Po zakończeniu procedury scalania wiadomości kliknij "Zakończ i scal -> Wyślij wiadomości e-mail". Wiadomości zostaną wysłane ze skrzynki współdzielonej i trafią do folderu Skrzynka nadawcza, a następnie Elementy wysłane bezpośrednio w skrzynce współdzielonej.
Zobacz też: Wysyłka seryjna e-maila za pomocą aplikacji Nowy Outlook
