Rozliczenie wizyty

Rozliczenie kosztów wizyty

Jak rozliczyć koszty podróży?

Transport lotniczy

Zakupu biletów dokonuje osoba wyznaczona na wydziale/ w instytucie (lista osób upoważnionych)  za pośrednictwem biura Why Not Travel. Gość nie ponosi wówczas żadnych kosztów.

W uwagach na fakturze proszę dodać: Imię i Nazwisko profesora wizytującego z dopiskiem "Podróż w ramach programu Profesorowie wizytujący UG".

Dane do faktury:
Uniwersytet Gdański
ul. Jana Bażyńskiego 8

80-309 Gdańsk
NIP: 584-020-32-39
REGON: 000001330

 

Transport lądowy

Bilety na pociąg lub autobus rozliczane będą na podstawie okazania biletu oraz potwierdzenia płatności kartą lub przelewu z konta gościa. Płatność gotówką powinna być potwierdzona paragonem.

Profesorowie wizytujący podróżujący samochodem, muszą wypełnić „Ewidencję przebiegu pojazdu” (w załączniku; wypełnić oprócz pól zaznaczonych szarym kolorem - w przygotowaniu), na podstawie której dokonywany bedzie zwrot kosztów przejazdu. 

 

Jak rozliczyć koszty pobytu?

Jeśli gość korzystał będzie z pokoi gościnnych na WPiA zarezerwowanych przez wydział goszczący, wówczas płatność odbywa się za pomocą noty księgowej wystawionej na wydział i gość nie ponosi żadnych kosztów.

W przypadku kiedy gość zakwaterowany będzie w hotelu rezerwacji może dokonać opiekun gościa lub gość, prosząc o wystawienie faktury przelewowej na Uniwersytet Gdański - dane poniżej.

Dane do faktury:
Uniwersytet Gdański
ul. Jana Bażyńskiego 8

80-309 Gdańsk
NIP: 584-020-32-39
REGON: 000001330

W uwagach na fakturze proszę dodać: Imię i Nazwisko profesora wizytującego z dopiskiem "Pobyt w ramach programu Profesorowie wizytujący UG".

W przypadku zakwaterowania długoterminowego, gdy nie będzie możliwości otrzymania faktury, dopuszczane jest przedstawienie rachunku wystawionego na UG (musi być wskazany nr NIP Uniwersytetu Gdańskiego).

 

Dokumenty do rozliczenia kosztów podróży i pobytu profesorów wizytujących należy dostarczyć do Sekcji Obsługi Profesorów Zagranicznych (Rektorat R207, p.II) lub emailem vpo@ug.edu.pl

 

Informacje dodatkowe

Zwrot za poniesione koszty podróży następuje na konto osobiste gościa – należy wypełnić formularz „Dane do przelewu bankowego”. Możliwe jest odebranie gotówki w kasie UG po uprzednim uzgodnieniu terminu w Sekcji Obsługi Profesorów Zagranicznych.

Uwaga! Jeśli dostawca usług wystawia faktury elektroniczne to należy zgłosić się do Sekcji Obsługi Profesorów Zagranicznych w celu uzyskania zgody wystawionej przez kwesturę na stosowanie faktur elektronicznych.

 

Zawarcie umowy zlecenia

Profesor wizytujący otrzyma wynagrodzenie na podstawie zawartej umowy zlecenia, której przedmiotem będzie prowadzenie badań naukowych lub zajęć dydaktycznych.

Umowę zlecenie (osobno na prowadzenie badań naukowych i osobno na prowadzenie zajęć dydaktycznych) należy zawrzeć PRZED rozpoczęciem prac określonych w przedmiocie umowy (np. w pierwszym dniu pobytu gościa).

Całkowity koszt wykonania umowy obejmuje wynagrodzenie brutto wraz z pochodnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 

Zleceniobiorca, który wykonuje pracę najemną jednocześnie w kilku krajach UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii i w dniu zawarcia umowy przedstawił aktualny oryginał zaświadczenia A1 wskazujący kraj, w którym mają być odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne, przejmuje na siebie obowiązek płatnika poprzez podpisanie Porozumienia o opłacaniu składek ubezpieczeniowych (załącznik nr 4 do umowy zlecenia) wraz z Pełnomocnictwem (załącznik nr 5 do umowy zlecenia). W przypadku nieprzedstawienia zaświadczenia A1 – Zleceniobiorca podlegał będzie ustawodawstwu polskiemu. O zaświadczenie to należy starać się w kraju zamieszkania przed planowaną wizytą.

 Wynagrodzenie zleceniobiorcy/wykonawcy, który nie jest Rezydentem Polski i w dniu zawarcia umowy nie przedstawi aktualnego certyfikatu rezydencji podatkowej przetłumaczonego na język polski przez osoby do tego upoważnione, będzie podlegało zryczałtowanemu podatkowi (obecnie 20%).

Przy zawieraniu i rozliczaniu umów zlecenia obowiązują następujące dokumenty:

1) oświadczenie zleceniobiorcy dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych (załącznik nr 1 do umowy zlecenia);

2) rachunek do umowy zlecenia (załącznik nr 2 do umowy zlecenia);

3) ewidencja potwierdzająca liczbę godzin wykonywania umowy zlecenia (załącznik nr 3 do umowy zlecenia);

W przypadku posiadania formularza A1 dodatkowo:

4) Porozumienie o opłaceniu składek ubezpieczeniowych ( załącznik nr 4 do umowy zlecenia);

5) Pełnomocnictwo do porozumienia o opłacaniu składek ubezpieczeniowych ( załącznik nr 5 do umowy zlecenia);

Osób, które w okresie ostatnich 12 miesięcy podlegały łącznie przez okres minimum 3 miesięcy obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w UG, dotyczy kwestia Pracowniczych Planów Kapitałowych i podpisania odpowiedniej dokumentacji. (patrz: §12 Zasady zawierania umów cywilnoprawnych w UG)

Załączniki (również w języku angielskim), o których mowa powyżej znajdują się na stronie Działu Płac, w sekcji dotyczącej umów cywilnoprawnych.

 

Załącznik Rozmiar
Dane do przelewu bankowego.docx 13.63 KB
Pokaż rejestr zmian

Data publikacji: czwartek, luty 3, 2022 - 14:29; osoba wprowadzająca: Patrycja Oprawko Ostatnia zmiana: piątek, Maj 6, 2022 - 19:04; osoba wprowadzająca: Dominika Brulińska