oferta pracy: referent/ specjalista administracyjny - Sekcja Obsługi Szkół Doktorskich - 100% etatu

MIEJSCE PRACY: Sekcja ds. Obsługi Szkół Doktorskich

STANOWISKO: Referent/specjalista administracyjny

WYMIAR ETATU: 100% etatu, umowa o pracę

WYMAGANIA:

• Wykształcenie wyższe
• Znajomość j. angielskiego w mowie i piśmie na poziomie umożliwiającym obsługę doktorantów zagranicznych
• Znajomość obiegu dokumentów na Uniwersytecie Gdańskim
• Znajomość pakietu MS Office (Word, Excel)
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Rzetelność, dokładność, terminowość
• Umiejętność pracy w zespole

PRZEWIDYWANY ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

• Obsługa administracyjna doktorantów szkół doktorskich UG (w tym obcokrajowców), w szczególności: prowadzenie dokumentacji związanej z rekrutacją i przebiegiem toku kształcenia, ewidencja rozliczeń doktorantów, przygotowanie protokołów/kart zaliczeń; prowadzenie korespondencji z doktorantami i prowadzącymi zajęcia w sprawach bieżących
• Wydawanie zaświadczeń/legitymacji doktorantów
• Edycja stron internetowych szkół doktorskich
• Rejestrowanie i opracowywanie faktur, rachunków, umów itp.
• Obsługa programów elektronicznych UG (IRK, FAST, EZD, POLon)

WYMAGANE  DOKUMENTY:

• Curriculum  vitae  (z  uwzględnieniem  przebiegu dotychczasowego zatrudnienia)
• Skany dokumentów potwierdzających wykształcenie i zdobyte kwalifikacje
• List intencyjny

APLIKACJE NALEŻY SKŁADAĆ:

w terminie do dnia: 26.10.2023 r. w formie elektronicznej

Jednostka organizacyjna: Sekcja ds. Obsługi Szkół Doktorskich

Adres: ul. Wita Stwosza 63, 80-308 Gdańsk, Pokój F220, Wydział Chemii, Uniwersytet Gdański

Adres e-mail: gabriela.bielinska@ug.edu.pl

Klauzula zgody

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Gdański moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji obecnego postępowania rekrutacyjnego na stanowisko referent/specjalista administracyjny w Sekcji Obsługi Szkół Doktorskich oraz w kolejnych naborach kandydatów na pracowników Uniwersytetu Gdańskiego zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 roku.

Ponadto oświadczam, iż zostałem  poinformowany o możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie oraz, że jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.”

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanym dalej RODO, informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Gdański z siedzibą w (80-309) Gdańsku przy ul. Jana Bażyńskiego 8.
2. Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod numerem telefonu (58) 523 31 30 lub adresem e-mail: iod@ug.edu.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji na stanowisko referent/specjalista administracyjny w Sekcji Obsługi Szkół Doktorskich.
4. Podstawą prawną do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na potrzeby rekrutacji jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego w szczególności z art. 22¹  ustawy - Kodeks Pracy. Przesłanką legalizującą proces przetwarzania danych osobowych podanych dobrowolnie przez kandydata, wychodzących poza zakres danych wskazanych w art. 22¹  ustawy - Kodeks Pracy oraz kandydatów wyrażających chęć wzięcia udziału w przyszłych rekrutacjach organizowanych przez Administratora będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
5. Podanie przez Panią/ Pana danych osobowych po podjęciu decyzji o przystąpieniu do procesu rekrutacji jest obowiązkowe w zakresie określonym  art. 22 ¹ kp oraz warunkuje możliwość ubiegania się o przyjęcie do pracy i ewentualne dalsze zatrudnienie. W przypadku podania danych osobowych wykraczających poza w/w przepisy prawa – podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne ale warunkuje możliwość udziału w procesie rekrutacji.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w imieniu administratora danych przez upoważnionych pracowników  wyłącznie w celach, o których mowa w ust. 3.
7. Pani/ Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla realizacji celów określonych w ust. 3. W przypadku negatywnego wyniku rekrutacji Pani/Pana dane będą usuwane bezzwłocznie po zakończeniu rekrutacji chyba, że w określonym zakresie wymóg archiwizacji przewidują przepisy prawa – wówczas przez czas określony w tych przepisach. Wyjątek stanowić będą dane osobowe kandydatów, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie ich danych do celów przyszłych rekrutacji - w takim przypadku Uczelnia będzie przechowywała dane nie dłużej niż do jednego roku od zakończenia pierwszej rekrutacji, w której kandydat brał udział.
8. Pani/Pana dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa. W przypadku złożenia dokumentów aplikacyjnych drogą elektroniczną odbiorcą Państwa danych może być podmiot działający na zlecenie administratora, tj. podmiot będący operatorem usługi pocztowej.
9. Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu:

1. prawo dostępu do treści swoich danych,
2. prawo do ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
3. prawo do ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
4. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.