Najczęściej zadawane pytania: Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Najczęściej zadawane pytania: Dział Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku

  1. Co kwalifikuje wpis zakupu do ewidencji środków trwałych UG.

Za środki trwałe uznaje się rzeczowe aktywa trwałe spełniające łącznie następujące warunki:

  • są nabyte lub wytworzone we własnym zakresie
  • są przeznaczone na potrzeby jednostki
  • przewidywany okres użyteczności jest dłuższy niż 1 rok
  • są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, ( tzn. Składnik majątku trwałego jest wyposażony we wszystkie elementy konstrukcyjne umożliwiające jego funkcjonowanie, zgodnie z przeznaczeniem).
  • wartość początkowa nabycia lub wytworzenia jest powyżej 3500PLN.
  • Za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego spełniający określone funkcje.
  • W Uniwersytecie Gdańskim bez względu na wartość do ewidencji środków trwałych zalicza się zestawy komputerowe (komputery stacjonarne i komputery
  1. Co kwalifikuje wpis do ewidencji środków trwałych o niskiej wartości (Wyposażenia)   -  księga inwentarzowa.

 

Środki trwałe o niskiej wartości są to składniki majątku spełniające warunki     zawarte w definicji środka trwałego lecz o  wartości początkowej nabycia lub wytworzenia poniżej 3500PLN

Z uwagi na różnorodny charakter obiektów ewidencyjnych  Administracje budynków ewidencjonują wyposażenie w dwóch odrębnych księgach inwentarzowych:

księga inwentarzowa  Zespołu I - obiekty posiadające cechy indywidualne tzn. numer fabryczny  np. sprzęt AGD, RTV, IT - ewidencja ilościowo-wartościowa.

księga inwentarzowa Zespołu II - obiekty podlegające indywidualnej ewidencji ilościowo-wartościowej np. meble.

  1. Wystawianie dokumentu przyjęcia środka trwałego do ewidencji majątku UG.

Dokumenty wystawia jednostka organizacyjna przyjmująca środek trwały do użytkowania.

Ze względu na źródła finansowania zakupu wymagane jest wystawienie  odpowiedniego dokumentu  przyjęcia do ewidencji środka trwałego:

  • dokument "OT" - źródła zakwalifikowane do obszaru działalności dydaktycznej tj. m.in: dochody własne, dotacje celowe, źródła zagraniczne.
  • dokument "Protokół przyjęcia" -źródła zakwalifikowane do obszaru działalności statutowej, badania własne, indywidualne projekty badawcze, zaliczane w momencie zakupu do kosztów realizowanego projektu i przyjmowane są na stan majątku rzeczowego UG po zakończeniu projektu.
  • dokument "Protokół darów (PT)" - nieodpłatnie otrzymane obiekty majątku rzeczowego.
  • Zakup obiektu zakwalifikowanego do ewidencji Wyposażenia potwierdza się wpisaniem na fakturze zakupu pozycji wpisu do księgi inwentarzowej jednostki organizacyjnej.
  1. Przesunięcie użytkowania środka trwałego między jednostkami organizacyjnymi UG.

Wymagane jest wystawienie dokumentu przesunięcia MT ( przesunięcie  dotyczące ewidencji wyposażenia dowód MN) zawierającego opis obiektu potwierdzone podpisami osoby przekazującej i przejmującej.

  1. Opracowanie faktury zakupu (tzw. kołyska)

Zakup środka trwałego wpisać w pozycji „wpis do ks. środków trwałych”. Dołączyć do faktury dokument OT przy zakupie finansowanym ze źródeł wymagających wystawienia dokumentu OT. 

Zakup środków niskiej wartości wpisać w pozycji „wpis do ewidencji przedmiotów nietrwałych”, podając numer wpisu do Księgi inwentarzowej  jednostki organizacyjnej.
Zakup materiałów - w pozycji „wpis do kartoteki materiałowej”.

Wszystkie usługi wpisać w pozycji „wpis do pozaksięgowej ewidencji”, a przy usługach dotyczących środków trwałych podać numer inwentarzowy.

  • W celu ułatwienia zidentyfikowania składnika majątku trwałego z fakturą zakupu zalecane jest wpisać numer fabryczny zakupionego sprzętu.

W przypadku zapisania takiego numeru na załączonym do faktury „Protokole odbioru” dodatkowe wpisywanie na fakturę nie jest wymagane.

  1. Wypożyczenie sprzętu poza teren Uczelni

Wypożyczenie składnika majątku UG do użytkowania poza terenem Uczelni może nastąpić tylko na podstawie dowodu wypożyczenia Rewers zaakceptowanego przez kierownika jednostki organizacyjnej i tylko za zgodą Kanclerza UG. Prosimy dokładnie opisać wypożyczany sprzęt tzn. nazwa, numer inwentarzowy, wartość z ewidencji, numer fabryczny, a w przypadku aparatury badawczej nieprzyjętej jeszcze na stan majątku dodatkowo prosimy podać źródło finansowania zakupu aparatury. Dokument Rewers prosimy dostarczyć do naszego Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku w celu zakończenia procedury w celu zakończenia procedury poprzez skierowanie dokumentu do Kanclerza UG oraz odnotowanie w ewidencji.

      7 . Szkoda w rzeczowych składnikach majątku.

W przypadku powstania szkody w majątku rzeczowym należy ją zgłosić do Samodzielnej Sekcji ds. Ubezpieczeń w celu przeprowadzenia procedury  odszkodowawczej oraz sporządzić i dostarczyć do Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku „Protokół szkody” opisujący okoliczności zdarzenia odnosząc się do danych ewidencyjnych  składnika majątku.

Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Ewa Soter
Treść wprowadzona przez: Import Importowicz
Ostatnia modyfikacja: 
środa, 27 maja 2015 roku, 12:28