Najczęściej zadawane pytania

  1. Co kwalifikuje wpis zakupu do ewidencji środków trwałych UG.

Za środki trwałe uznaje się rzeczowe aktywa trwałe spełniające łącznie następujące warunki:

  • są nabyte lub wytworzone we własnym zakresie
  • są przeznaczone na potrzeby jednostki
  • przewidywany okres użyteczności jest dłuższy niż 1 rok
  • są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, ( tzn. Składnik majątku trwałego jest wyposażony we wszystkie elementy konstrukcyjne umożliwiające jego funkcjonowanie, zgodnie z przeznaczeniem).
  • wartość początkowa nabycia lub wytworzenia jest wyższa niż 10 000,00 PLN.
  • Za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy składnik majątku trwałego spełniający wyżej wymienione warunki.
  • W Uniwersytecie Gdańskim bez względu na cenę, na stan środków trwałych przyjmowany jest sprzęt komputerowy (np. komputery stacjonarne i przenośne, tablety).
  1. Co kwalifikuje wpis do ewidencji środków trwałych o niskiej wartości (Wyposażenia)   -  księga inwentarzowa.

 

Środki trwałe o niskiej wartości są to składniki majątku spełniające warunki zawarte w definicji środka trwałego lecz o  wartości początkowej nabycia lub wytworzenia niższej lub równej 10 000,00 PLN

Z uwagi na różnorodny charakter nisko cennych składników majątku, administracje budynków ewidencjonują wyposażenie w dwóch odrębnych księgach inwentarzowych:

księga inwentarzowa  Zespołu I - składniki majątku posiadające cechy indywidualne tzn. numer fabryczny     np. sprzęt AGD, RTV, IT - ewidencja ilościowo-wartościowa.

księga inwentarzowa Zespołu II - składniki majątku podlegające indywidualnej ewidencji ilościowo-wartościowej np. meble, aparaty telefoniczne.

  1. Wystawianie dokumentu przyjęcia środka trwałego do ewidencji majątku UG.

Dokumenty przygotowuje jednostka organizacyjna przyjmująca środek trwały do użytkowania.

  • dokument "OT" - bez względu na źródło finansowania- dotyczy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości wyższej niż 10 000,00 PLN zakupionych od dnia 01 stycznia 2019 roku;
  • dokument "Protokół przyjęcia" -źródła zakwalifikowane do obszaru działalności statutowej, badania własne, indywidualne projekty badawcze, zaliczane w momencie zakupu do kosztów realizowanego projektu, przyjmowane na stan majątku rzeczowego UG po zakończeniu projektu- dotyczy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych o niskiej wartości zakupionych do dnia 31 grudnia 2018 roku;
  • dokument "Protokół darów (PT)" - nieodpłatnie otrzymane składniki majątku rzeczowego.
  • Zakupie składnika majątku o wartości niższej lub równej 10 000,00 PLN rejestruje się bezpośrednio w księdze inwentarzowej, a na fakturze zakupu potwierdza się adnotacją o rejestrze (strona, pozycja wpisu).
  1. Przesunięcie użytkowania środka trwałego między jednostkami organizacyjnymi UG.
  • Wymagane jest wystawienie dokumentu przesunięcia zawierającego dane zmieniającego lokalizację składnika majątku oraz potwierdzonego podpisami strony przekazującej i przejmującej. Dokumentami zmiany miejsca użytkowania są:
  • MT dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
  • MN dla środków trwałych o niskiej wartości
  1. Opracowanie faktury zakupu (tzw. kołyska)

Zakup środka trwałego- uzupełnia się pozycję „wpis do ks. środków trwałych”.

Zakup środków niskiej wartości- uzupełnia się pozycję „wpis do ewidencji przedmiotów nietrwałych” o dane dotyczące rejestru w księdze inwentarzowej jednostki organizacyjnej (strona, pozycja wpisu).


Zakup materiałów - uzupełnia się pozycję„wpis do kartoteki materiałowej”.

Wszystkie usługi- uzupełnia się pozycję „wpis do pozaksięgowej ewidencji”, a przy usługach dotyczących środków trwałych podaje numer inwentarzowy środka trwałego, którego dotyczyła usługa.

  • W celu ułatwienia zidentyfikowania składnika majątku trwałego z fakturą zakupu, zalecane jest naniesienie numeru fabrycznego zakupionego sprzętu na opracowaniu faktury. W przypadku, kiedy numer fabryczny ujęty jest w załączonym do faktury "protokole odbioru", nie jest wymagana dodatkowa informacja w opisie faktury.
  1. Wypożyczenie sprzętu poza teren Uczelni

Wypożyczenie składnika majątku UG do użytkowania poza terenem Uczelni może nastąpić tylko na podstawie dowodu wypożyczenia - rewersu, zaakceptowanego przez kierownika jednostki organizacyjnej i tylko za zgodą Kanclerza UG. Wymagany jest dokładny opis wypożyczanego sprzętu, tzn. nazwa, numer inwentarzowy, wartość z ewidencji, numer fabryczny, a w przypadku aparatury badawczej nieprzyjętej jeszcze na stan majątku, dodatkowo podaje się źródło finansowania zakupu aparatury. Rewers należy dostarczyć do Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku w celu przekazania do Kanclerza UG i zakończenia procedury odpowiednią adnotacją w ewidencji i zwrotem dokumentu jednostce wnioskującej.

      7 . Szkoda w rzeczowych składnikach majątku.

Szkodę dotyczącą majątku rzeczowego należy zgłosić do Sekcji ds. Ubezpieczeń w celu przeprowadzenia procedury  odszkodowawczej oraz sporządzić i dostarczyć do Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku „Protokół szkody” opisujący okoliczności zdarzenia odnoszące się do danych ewidencyjnych  składnika majątku.

Pokaż rejestr zmian

Data publikacji: wtorek, 11. Marzec 2014 - 09:48; osoba wprowadzająca: Importer Automatyczny Ostatnia zmiana: wtorek, 1. Sierpień 2023 - 10:36; osoba wprowadzająca: Tomasz Ballaun