fbpx Jak przygotować zaproszenie na spotkanie online Teams | Uniwersytet Gdański - University of Gdańsk

Jesteś tutaj

Jak przygotować zaproszenie na spotkanie online Teams

Jak przygotować zaproszenie na spotkanie online Teams

Jak dołączyć do spotkania, wpuścić osobę z poczekalni, włączyć dźwięk systemowy, nagrać wykład

SPOSÓB 1 

Korzystam z aplikacji desktopowej Outlook 2016 wersja Office 365 (tylko Windows)

Jeśli nie masz tej opcji idź do SPOSÓB 2.

1

  1. Klikam Nowe elementy -> Spotkanie w aplikacji Teams -> uzupełniam terminy, w pole Wymagane (chodzi o osoby do zaproszenia) wpisuję chociaż jeden adres mailowy (tu będą się podpowiadać tylko maile pracowników), mogę podać dowolny adres z internetu (nie musi być istniejący)

    2

  2. Ciąg dalszy w punkcie Wszystkie sposoby.

SPOSÓB 2 

Tworzę spotkanie bezpośrednio w kalendarzu Teams

  1. Klikam w dowolny obszar kalendarza wybierając dzień i godzinę, otworzy się okno:

    3

    Uzupełniam według uznania, ale dopiero po wpisaniu jakiegoś adresu email bądź wybraniu z listy jednego uczestnika i zatwierdzeniu poprzez Zapisz/Wyślij w prawym górnym rogu - zostanie wygenerowany link do spotkania, który zobaczymy po ponownym otwarciu zapisanego spotkania.

  2. Należy otworzyć zapisane spotkanie i postępować z linkiem dalej jak w punkcie Wszystkie sposoby poniżej.

WSZYSTKIE SPOSOBY 

Kopiuję link ukryty pod tekstem: Dołącz do spotkania w aplikacji Microsoft Teams, lub cały tekst razem z linkiem (tak ładniej wygląda), a następnie aby KONTROLOWAĆ spotkanie koniecznie wybieram Opcje spotkania, znajdujące się poniżej linku.

Opcje spotkania otworzą się tylko w oknie przeglądarki, dlatego aby mieć kontrolę nad zalogowanym aktualnie użytkownikiem lepiej ustawiać je w Teams będąc zalogowanym przez www (przeglądarkę). Opcje możemy zmieniać już po wysłaniu zaproszenia.

  1. Definiujemy Kto może ominąć poczekalnię:

    4

    1. Wybieramy Wszyscy aby każdy natychmiast dołączył do naszej konferencji (dosłownie każdy z internetu, kto otrzymał link) - od razu po podaniu dowolnego nicku wejdzie do wirtualnej przestrzeni spotkania i będzie mógł się już komunikować z pozostałymi uczestnikami (jeśli tylko w tym samym czasie się tam znajdą).
    2. Wybieramy Osoby w mojej organizacji i zaufane organizacje, aby do poczekalni trafiały osoby nie będące zalogowane na jakimkolwiek koncie w usłudze Microsoft 365.
    3. Osoby w mojej organizacji – tylko osoby zalogowane do tego samego tenanta będą mogły dołączyć do spotkania z pominięciem poczekalni
    4. Tylko ja – każdy poza organizatorem będzie musiał zostać przez niego wpuszczony na spotkanie.

    Pobyt w poczekalni oznacza, że do czasu wpuszczenia przez organizatora/ów do wirtualnej sali spotkań, każdy będzie czekał w odizolowanej od pozostałych oczekujących przestrzeni.

    Nie wpuszczając osób z poczekalni, wymagamy aby studenci zalogowali się na swoje konta M365 i jesteśmy pewni co do prezentowanych nazwisk. Osoby z poczekalni mogą wpisać cokolwiek w miejsce wyświetlanego potem identyfikatora uczestnika.

    Dodatkowy materiał filmowy pracownika Microsoft w jęz. Polskim: Jak ustawić UPRAWNIENIA dla spotkań (rola prezentera, wyciszanie, wyłączanie wyrzucania)?
  2. Definiujemy Kto może prezentować
    Dostępne opcje zależą od ustawień globalnych organizacji.

    5

    Zdecydowanie zalecamy korzystanie z opcji Tylko ja.

    Prezentujący jest hostem, czyli ma uprawnienia jak właściciel spotkania.

  3. Tak pozyskany link do wideokonferencji (wirtualny pokój spotkań) udostępniam dowolnym kanałem studentom np. poprzez Panel Nauczyciela (link może być np. do konsultacji lub wykładu). Szczegóły w webinarium Jak wysłać wiadomość do studentów za pośrednictwem Portalu Pracownika.
  4. Wysyłam maila na konto grupowe studentów lub do wybranych adresatów (należy wpisać przy opcji ze sposobu 2 przynajmniej jeden jakikolwiek mail – może być nieistniejący), a u mnie doda się pozycja w Kalendarzu i tam link pozostanie dostępny (użyję go podczas spotkania).

Co zobaczą uczestnicy po kliknięciu linka aby dołączyć

  1. Wybieram sposób dołączenia do spotkania – w aplikacji klasycznej lub przez przeglądarkę www (czasem nazwana jako aplikacja sieciowa). Poniższy obrazek może się różnić.

    6

  2. Wybieram sposób dołączenia do spotkania
  3. Jeżeli trzeba loguję się - dla prowadzącego i studentów to obowiązek – jeśli jestem zalogowany w aplikacji to sama się ona otworzy, gdy jestem niezalogowany będę uczestniczył jako gość i mogę otrzymać komunikat jak w pkt. 4 niżej.

    Każdy kto zaakceptował zaproszenie na spotkanie oraz zapraszający może np. wejść w Teams -> Kalendarz i kliknąć Dołącz.

    7

  4. Jeżeli jestem uczestnikiem niezalogowanym zostanę poproszony o wpisanie swojej nazwy, a następnie otrzymam następujący komunikat:

    8

    Trafiam do tak zwanej poczekalni.

    Teraz zapraszający lub inna osoba z funkcją Prezentera musi mnie wpuścić, a klikając na główki ludzików można sprawdzić kto bierze udział w konferencji, a kto oczekuje na wpuszczenie.

    9

    10

    • Możemy pobrać link do bieżącego spotkania i go dalej udostępnić
    • zacząć wpisywać nazwisko i dołączyć kogoś z organizacji (natychmiast rozpocznie się dzwonienie do tej osoby)
    • sprawdzić kto jest na spotkaniu
    • Zaakceptować oczekującym wejście klikając na ptaszek koło nazwy
    • Wyciszyć wszystkim mikrofony jednym przyciskiem
    • Przekazać tymczasowo możliwość prezentowania ekranu uczestnikowi.

Jak udostępnić dźwięk i ekran z komputera?

Aby włączyć dźwięk udostępnianego filmu uczestnikom spotkania należy podczas prezentacji, a przed udostępnieniem ekranu zaznaczyć checkbox Dołącz dźwięk systemowy, jak pokazano niżej na zrzucie ekranu.

Dodatkowy materiał filmowy pracownika Microsoft w jęz. Polskim: Jak UDOSTĘPNIAĆ ekran, aplikacje, dźwięki z komputera?

11

Jeżeli ekran został już udostępniony to należy najechać myszką na samą górę ekranu, wówczas pojawi się pasek kontrolny, jak niżej, na którym aby przekazać dźwięk systemowy, w tym dźwięk z prezentowanych filmów na komputery słuchaczy, należy kliknąć w ikonę komputera aby nie była przekreślona. Będzie też słychać wszystkie powiadomienia przychodzące na komputer prowadzącego.

12

Jak nagrać wykład

Po uruchomieniu spotkania klikamy na 3 kropki i wybieramy Rozpocznij nagrywanie.

13

Należy pamiętać, aby przed rozłączeniem się Zakończyć nagrywanie w analogiczny sposób.

Nagrany materiał pojawi się po uruchomieniu aplikacji Stream z panelu głównego https://office.com – tam można zmieniać uprawnienia kto może go oglądać. Domyślnie wszyscy uczestniczy spotkania mogą odtworzyć materiał bez prawa pobierania.

Treść ostatnio zmodyfikowana przez: Sebastian Zaborowski
Treść wprowadzona przez: Sebastian Zaborowski
Ostatnia modyfikacja: 
wtorek, 6 października 2020 roku, 15:27