Wyjazdy szkoleniowe pracowników

UWAGA !!! W związku z wyczerpaniem puli środków przewidzianych na realizację wyjazdów szkoleniowych nowe wnioski nie będą przyjmowane. Zapraszamy do składania wniosków w kolejnej rekrutacji.

Nabór wniosków - rekrutacja

! W obecnej rekrutacji pula miejsc przeznaczona na dofinansowanie kursów językowych została wyczerpana.

Pracownicy administracyjno-techniczni mają możliwość uzyskania dofinansowania  dwóch mobilności szkoleniowych, natomiast pracownicy  naukowo-dydaktyczni jednej mobilności szkoleniowej w roku akademickim. Pracownicy  naukowo-dydaktyczni mają możliwość ubiegania się o dofinansowanie  drugiej mobilności szkoleniowej pod warunkiem realizacji szkolenia w jednej z uczelni partnerskich projektu SEA-EU.

Otwarcie rekrutacji - 18.10.2021.

Możliwość uzyskania dofinansowania dotyczy mobilności, których termin realizacji zawiera się w czasie między 22.11.2021 a  30.09.2022.  

Rekrutacja potrwa do  31.08.2022 lub w do czasu wyczerpania środków na tę kategorię wyjazdów, w zależności od tego, który warunek wystąpi pierwszy.

Dokumenty, które zostaną złożone po rozdysponowaniu wszystkich środków finansowych, a przed zakończeniem rekrutacji (31.08.2022), mogą zostać zarejestrowane na liście rezerwowej.

Każdy pracownik UG zainteresowany wyjazdem indywidualnie ustala z instytucją przyjmującą termin swojej wizyty oraz program szkolenia. 

Kwalifikacja, równoznaczna z przydzieleniem dofinasowania, odbędzie się zgodnie z kolejnością  osobistego złożenia WNIOSKU O DOFINANSOWANIE WYJAZDU SZKOLENIOWEGO W RAMACH ERASMUS+ , zawierającego podpisy wszystkich wskazanych w formularzu osób (formularz → zał. nr 1).

W przypadku ubiegania się o dofinansowanie kursu językowego, wraz z ‘Wnioskiem o dofinansowanie  wyjazdu” należy złożyć oświadczenie, które podlega ocenie jakościowej, dokonywanej przez kierownika Biura Współpracy Międzynarodowej (szczegóły → zał. nr 5) - W obecnej rekrutacji pula miejsc przeznaczona na dofinansowanie kursów językowych została wyczerpana. 

! Wyklucza się składanie dokumentów w imieniu osób trzecich i „rezerwowanie miejsc” drogą telefoniczną.

UWAGA! Ze względu na  trwającą epidemię  dopuszcza się, do odwołania, sposób składania  wniosku drogą elektroniczną. Akceptowany będzie WNIOSEK O DOFINANSOWANIE WYJAZDU SZKOLENIOWEGO W RAMACH ERASMUS+ ( wraz z deklaracją/podaniem dotyczącym kursu językowego - tam gdzie ma to zastosowanie ) przesłany drogą elektroniczną w jednej korespondencji na adres: erasmus.eu@ug.edu.pl, z domeny UG (adres "uczelniany") - zaleca się hasłowanie korespondencji zawierającej dane osobowe. Po otrzymaniu i zaakceptowaniu wniosku , SOP Erasmus+ przekaże, drogą mailową, informacje dotyczące dalszych działań;

Zapraszamy do składania wniosków!

Kwota dofinansowania

Całkowite dofinansowanie mobilności:

Kwota dofinansowania = liczba dni szkolenia x stawka dzienna do danego kraju (Tabela nr 1) + dofinansowanie kosztów podróży (Tabela nr 2) + opcjonalnie - dofinansowanie  związane z  wykorzystaniem ekologicznych środków transportu "Green travel" 

W odniesieniu do wszystkich wyjazdów Pracowników UG obowiązują sztywne stawki ryczałtowe indywidualnego wsparcia na każdy dzień roboczy, zależnie od kraju docelowego. Stawki te ustaliła Narodowa Agencja (NA) Programu ERASMUS+ w porozumieniu z Komisją Europejską i uczelnia nie ma prawa ich modyfikować.

- Tabela nr 1 dotycząca  stawek dziennych w zależności od docelowego kraju mobilności :

! Na dni podróży oraz weekendy, święta i inne dni określone jako wolne od pracy w krajach przyjmujących nie przysługuje stawka dofinansowania.

- Tabela nr 2 dotycząca dofinansowania kosztów podróży w zależności od odległości do miejsca docelowego :

Wysokość ryczałtu jest uzależniona od dystansu pomiędzy miejscem wyjazdu (domyślnie Gdańsk) a siedzibą (miejscowością) uczelni przyjmującej. Do jej obliczenia uczelnia ma obowiązek zastosować kalkulator udostępniony przez KE na stronie: https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/distance-calculator .  Jeżeli miejscem wyjazdu nie jest Uniwersytet Gdański (Gdańsk), aplikujący pracownik jest zobowiązany, przed podpisaniem umowy, zgłosić ten fakt w Sekcji Obsługi Programu ERASMUS+ .

Podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu  dalej zwana "Green travel"

Uprawnionymi do  otrzymania zwiększonego dofinansowania  z tytułu "Green travel" są osoby korzystające z ekologicznych środków transportu, do których zalicza się pociąg, autobus oraz samochód (pod warunkiem realizowania podróży samochodem z co najmniej jedną osobą towarzyszącą na tej samej trasie, w tym samym celu).

Na kwotę dofinansowania "Green travel" składa się zwiększona kwota dofinansowania kosztów podróży według Tabeli nr 2 (kolumna 3) oraz  dofinansowanie w wysokości od 1- 4 stawek dziennych.

Uzyskanie tego rodzaju dofinansowania wiąże się z obowiązkowym, wcześniejszym (przed podpisaniem  indywidualnej umowy cywilno-prawnej), pisemnym złożeniem oświadczenia co do wybranych środków transportu oraz deklaracji przewidywanego czasu podróży. 

Rozliczenie  przyznanego dofinansowania "Green travel" jest elementem ostatecznego rozliczenia wyjazdu i polega na okazaniu dowodów podróży po powrocie z mobilności. W razie braku możliwości wykazania się właściwymi dowodami podróży  zwiększona kwota dofinansowania podlega zwrotowi. 

Pełny regulamin   dotyczący  przyznania i rozliczenia dofinansowania z tytułu wykorzystania ekologicznych środków transportu   -  "REGULAMIN GREEN TRAVEL" → zał. nr 6 

Organizacja wyjazdu

! Warunkiem otrzymania dofinansowania z programu Erasmus+ jest podpisanie przed wyjazdem umowy cywilno-prawnej pomiędzy Beneficjentem a Uniwersytetem Gdańskim.

Od roku akademickiego 2020/21 wszystkie mobilności dofinansowywane z programu Erasmus+  procedowane są z wykorzystaniem elektronicznego, wewnętrznego systemu ESRS, co wymaga od osób aplikujących utworzenia indywidualnego konta w tym systemie. Dokładne informacje na temat  założeniu konta i  korzystania z ESRS przesyłane są drogą mailową w odpowiedzi na złożenie WNIOSKU O DOFINANSOWANIE WYJAZDU DYDAKTYCZNEGO W RAMACH ERASMUS+ przez aplikującego o dofinansowanie  pracownika UG.

Niezbędnymi dokumentami, których złożenia należy dokonać przed podpisaniem umowy cywilno-prawnej  są:

• Staff Mobility  for Training (formularz w załączniku na dole strony). Uzupełniony i zaakceptowany przez wszystkie zainteresowane strony (Beneficjenta, instytucję wysyłającą i przyjmującą) skan dokumentu należy wgrać w dedykowane miejsce, na indywidualnym koncie ESRS. 
• W przypadku ubiegania się dodatku z tytułu podróży ekologicznymi środkami transportu (tzw. Green Travel ) należy wgrać w dedykowane miejsce w ESRS oświadczenie.

Każdy pracownik UG korzystający z dofinansowania programu Erasmus+ zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia zdrowotnego (karta EKUZ), polisy ubezpieczeniowej NNW oraz OC. Ważność ubezpieczeń musi obejmować czas planowanej mobilności. Kartę EKUZ oraz dane dotyczące polis NNW oraz OC należy zapisać w dedykowanych miejscach na indywidualnym koncie ESRS.

Wszyscy pracownicy UG udający się w podróż służbową, zgodnie z zarządzeniem nr 72/R/19, zobowiązani są do złożenia w Biurze Nauki (Rektorat p. 511) oryginału WNIOSKU O WYJAZD SŁUŻBOWY ZA GRANICĘ (wniosek do pobrania ze strony: http://ug.edu.pl/nauka_i_rozwoj/wspolpraca_miedzynarodowa/sekcja_ds_wspolpracy_z_zagranica/wspolpraca_zagraniczna/wzory_dokumentow ). Wniosek wymaga wpisu i  akceptacji ze strony pracownika SOP E+.  W związku z tym, przed złożeniem wniosku w Biurze Nauki zapraszamy do naszego biura (Rektorat , p.202) , w celu dokonania odpowiednich wpisów.

Przed podpisaniem umowy, bez względu na sposób jej procedowania, Uczestnik jest zobowiązany do zarejestrowania się w serwisie „Odyseusz” prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/) - dotyczy tylko obywateli polskich.

Zawarcie umowy cywilno-prawnej 

W celu omówienia wymaganej dokumentacji i uzgodnienia terminu oraz sposobu  zawarcia umowy (korespondencyjnie, osobiście), niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22) ze strony beneficjenta z SOP Erasmus+ na około 2-3 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu.

I) Osobiste zawarcie umowy cywilno-prawnej w biurze SOP Erasmus+
Podczas osobistej wizyty w biurze,  we wcześniej ustalonym terminie, następuje podpisanie umowy przez obydwie strony.
W trakcie wizyty należy nosić maseczkę oraz przestrzegać zasady  zachowania dystansu społecznego.
Miejsce podpisania umowy: Uniwersytet Gdański
                                             Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+)
                                             Rektorat UG, pok. 202 (II piętro)

II) Korespondencyjne zawarcie umowy cywilno-prawnej 
Po skompletowaniu dokumentów aplikacyjnych przez beneficjenta i weryfikacji ich przez SOP Erasmus+ umowa cywilno-prawna zostaje wygenerowana w systemie ESRS.
Beneficjent weryfikuje dane oraz treść umowy (w celu wyjaśnienia  ewentualnych niezgodności należy bezzwłocznie skontaktować się mailowo lub telefonicznie z SOP Erasmus+). Następnie Beneficjent pobiera  umowę i drukuje ją dwustronnie w dwóch egzemplarzach, a po podpisaniu i parafowaniu każdej ze stron:
•    odsyła rejestrowaną pocztą wewnętrzną lub rejestrowaną pocztą tradycyjną obydwa podpisane  egzemplarze  na adres SOP Erasmus+ ( Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk)  
Po otrzymaniu dokumentów  przedstawiciel uczelni (pracownik SOP Erasmus+), w imieniu Rektora UG podpisuje 2 egzemplarze umowy cywilno-prawnej i kopię umowy zamieszcza na indywidualnym koncie Beneficjenta w systemie ESRS.  Oryginał umowy pozostaje do osobistego odebrania w dogodnym, uprzednio ustalonym telefonicznie terminie w SOP Erasmus+ albo zostanie odesłany listem poleconym na wskazany przez Beneficjenta adres pocztowy (sposób odebrania umowy odbywa się zgodnie z mailową dyspozycją Beneficjenta).