| RODZAJE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH NABYCIE TOWARÓW I USŁUG | ŚCIEŻKA POZYSKANIA DOKUMENTU | TERMIN POZYSKANIA DOKUMENTU | POTWIERDZENIE DOKONANIA NABYCIA TOWARÓW I USŁUG | UWAGI | DOPUSZCZALNE RODZAJE PŁATNOŚCI | OBOWIĄZKI DOKONUJĄCEGO NABYCIA TOWARÓW I USŁUG | ŚCIEŻKA OBIEGU DOKUMENTÓW |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| faktura ustrukturyzowana wystawiona przez polskiego podatnika | system KSeF | od 1,5 sekundy do godziny 23.59 następnego dnia roboczego w systemie KSeF | wizualizacja faktury z kodami QR, potwierdzenie z kodami QR, nic | przelew* / służbowa karta płatnicza / prywatna karta płatnicza * / gotówka * | obowiązek samoidentyfikacji przy zakupie**/*** | faktura wystawiona w KSeF zostanie przekazana poprzez system EZD do osoby inicjującej zakup | |
| faktura wystawiona przez kontrahenta zagranicznego (wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru, import usług, dostawa dla, której podatnikiem jest nabywca) | elektronicznie (adres e-mail faktury@ug.edu.pl); papierowo (poczta, przy otrzymaniu towaru itp.) | zależnie od sprzedawcy | faktura | przelew* / służbowa karta płatnicza / prywatna karta płatnicza * / gotówka * | obowiązek samoidentyfikacji przy zakupie**/*** | elektroniczna faktura zostanie przekazana poprzez system EZD do osoby inicjującej zakup | |
| bilet PKP, PKS, przejazd autostradą (kupione wyłącznie stacjonarnie) | papierowo | niezwłocznie | faktura | Fakturą jest bilet zakupiony w kasie biletowej (bilet zakupiony przez stronę internetową nie jest fakturą). Jako załącznik do delegacji preferowana jest faktura wystawiona na Uniwersytet Gdański, akceptowane są faktury imienne (z wyłączeniem projektów, gdzie faktura winna być wystawiona na Uniwersytet Gdański) | przelew* / służbowa karta płatnicza / prywatna karta płatnicza * / gotówka * | obowiązek samoidentyfikacji przy zakupie (wyjątek bilet i potwierdzenie przejazdu autostradą, zakupione w kasie z NIP sprzedawcy)**/*** | |
| faktura, gdy podatnik posiada obroty poniżej 10.000 zł miesięcznie ; podmiot wykluczony cyfrowo | elektronicznie (adres e-mail faktury@ug.edu.pl); papierowo (poczta, przy otrzymaniu towaru itp.) | niezwłocznie | faktura | okres ustępstwa od KSeF dla podatnika o obrotach poniżej 10.000 zł: styczeń-grudzień 2026 | przelew* / służbowa karta płatnicza / prywatna karta płatnicza * / gotówka * | obowiązek samoidentyfikacji przy zakupie**/*** | elektroniczna faktura zostanie przekazana poprzez system EZD do osoby inicjującej zakup |
| paragon z NIP | papierowo | niezwłocznie | faktura uproszczona | ten rodzaj faktury będzie obowiązywał do końca 2026 roku | służbowa karta płatnicza | obowiązek samoidentyfikacji przy zakupie**/*** | |
| faktura wystawiana przy pomocy kasy fiskalnej | elektronicznie | niezwłocznie | faktura | okres ustępstwa od KSEF: styczeń - grudzień 2026 | przelew* / służbowa karta płatnicza / prywatna karta płatnicza * / gotówka * | obowiązek samoidentyfikacji przy zakupie**/*** | elektroniczna faktura zostanie przekazana poprzez system EZD do osoby inicjującej zakup |
| faktura wystawiana przy pomocy kasy fiskalnej | papierowo | niezwłocznie | faktura | okres ustępstwa od KSEF: styczeń - grudzień 2026 | przelew* / służbowa karta płatnicza / prywatna karta płatnicza * / gotówka * | obowiązek samoidentyfikacji przy zakupie**/*** |
* płatność gotówką, prywatną kartą płatniczą oraz przelew z prywatnego rachunku bankowego wydłuży procedurę zwrotu zapłaconych kwot - preferowane są płatności przelewem z rachunku bankowego Uniwersytetu Gdańskiego oraz służbowymi kartami płatniczymi
** obowiązkowe jest podanie przy transakcji jednostki organizacyjnej, imienia i nazwiska pracownika dokonującego zakupu, w przypadku kół naukowych - nazwę koła, w przypadku osób wizytujących imię i nazwisko osoby wizytującej
*** przy zakupach przetargowych obowiązkowo przy transakcji należy podać numer zamówienia
Definicje rodzajów faktur:
faktura - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane Ustawą o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004r. (Dz.U.2025.775 t.j. z dnia 2025.06.16 ) i przepisami wydanymi na jej podstawie;
faktura elektroniczna - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
faktura ustrukturyzowana - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie;
| Załącznik | Rozmiar |
|---|---|
| Kopia do wydruku | 73.39 KB |
