Nabór wniosków do 30.09.2021 realizacja mobilności do 30.06.2022
Rekrutacja zamknięta
Termin zakończenia rekrutacji: 30 września 2021
Termin realizacji praktyki: do 30 czerwca 2022
Podane poniżej informacje dotyczą osób, które aplikowały o dofinansowanie w ramach przedłużonej rekrutacji z roku 2020/2021, w ramach której mobilności będą realizowane do 30.06.2022
Zasady płatności stypendium
- Kwota dofinansowania
• Stawki stypendialne obowiązujące przy wyjazdach studentów i absolwentów na praktykę w roku 2020-2021
TABELA NR 1
Kraje należące do danej grupy |
Miesięczna stawka stypendium w € |
Miesięczna stawka stypendium w PLN dla studenta wyjeżdżającego na praktykę z prawem do „dodatku socjalnego” (PO WER) |
Grupa 1: Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania |
620 € |
3 069 PLN |
Grupa 2: Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy |
600 € |
2 984 PLN |
Grupa 3: Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Macedonia Północna (poprzednio FYROM), Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Turcja, Węgry |
550 € |
2 771 P |
- Zasady płatności stypendium
• Zaleca się studentom posiadanie rachunków bankowych w walucie EURO, w której realizowane są płatności stypendiów w ramach programu ERASMUS+ (oprócz płatności stypendiów z dodatkiem z funduszy PO WER, które realizowane i rozliczane są w PLN). Nie ma możliwości pobrania stypendium w kasie uczelni lub oddziale w banku prowadzącym konta UG.
• W celu dokonania przelewu grantu, akceptowane są numery rachunków bankowych założonych w bankach komercyjnych objętych gwarancjami Bankowego Funduszu Gwarancyjnego (BFG) - www.bfg.pl/gwarantowanie-depozytow/podmioty-objete-gwarancjami/. Warunkowa możliwość przekazania grantu na rachunek założony w banku spoza listy banków komercyjnych objętych gwarancjami BFG wymaga wcześniejszych (ok. 4 tyg. przed planowanym wyjazdem) konsultacji z SOP Erasmus+.
• Stypendium wypłacane jest w dwóch transzach. Pierwsza transza stanowi ok. 70% całkowitej kwoty stypendium i zostaje przekazana na rachunek bankowy uczestnika w przeciągu 30 dni od daty podpisania umowy między uczelnią i beneficjentem. Pozostała kwota jest wypłacana po terminowym wypełnieniu formalnych wymogów rozliczeniowych (procedura wyjazdowa - czynności po zakończeniu mobilności) w ciągu 30 dni od daty zakończenia rozliczenia. Terminowość płatności zależy od otrzymania przez uczelnię środków z Narodowej Agencji Programu ERASMUS+.
• Stypendium wypłacane z programu Erasmus+ przeznaczone jest na dofinansowanie (nie zaś sfinansowanie) kosztów podróży, ubezpieczenia, zakwaterowania i utrzymania za granicą.
• najkrótszy możliwy do sfinansowania czas trwania praktyki wynosi 60 dni, a najdłuższy 150 dni.
• Kwota stypendium obliczona adekwatnie do czasu trwania praktyki wynikającym z „Letter of Intent”, przesłanym uczestnikowi przez instytucję przyjmującą jest określona w umowie o wyjazd jako „dofinansowanie maksymalne”. Oznacza to, że pobyt dłuższy nie wpływa na zwiększenie kwoty dofinansowania, natomiast rozliczony pobyt krótszy niż ten wynikający z umowy obniża kwotę stypendium proporcjonalnie do liczby dni, o które został skrócony okres mobilności.
WAŻNE! Osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności mogą ubiegać się z tego tytułu o dodatkowe dofinansowanie na czas mobilności równe przewidywanym kosztom rzeczywistym związanym z niepełnosprawnością.
Procedura wyjazdowa
• Czynności przed rozpoczęciem mobilności
• Czynności w trakcie mobilności
• Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE
Czynności przed rozpoczęciem mobilności
I. Rekrutacja
II. Umowa
I. Rekrutacja
a) Poszukiwanie instytucji goszczącej
• Zainteresowany student samodzielnie wyszukuje instytucję, w której chciałby odbywać praktykę i nawiązuje z nią kontakt. Do poszukiwania placówki goszczącej należy podejść tak, jak do poszukiwania pracy (poszukując miejsca praktyk można wesprzeć się stroną internetową : www.erasmusintern.org/traineeships)
• Profil instytucji goszczącej i zadania wykonywane w trakcie praktyki muszą bezpośrednio wiązać się ze studiowanym kierunkiem, zapewniać wykorzystanie kompetencji nabytych w toku studiów oraz umożliwiać zdobycie nowych umiejętności.
• Zadania te muszą gwarantować pracę w środowisku międzynarodowym oraz rozwój kompetencji właściwych dla pracy w takim środowisku.
• Wyjazd na praktykę wymaga podjęcia pracy w pełnym wymiarze godzin przyjętym w instytucji przyjmującej.
• Praktyka nie może być realizowana w:
o instytucjach Unii Europejskiej,
o instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej,
o w placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju kandydata.
b) Ustalenie czasu trwania praktyki
• Najkrótszy możliwy okres trwania praktyki to 2 miesiące/60 dni. Maksymalny okres finansowania przez UG praktyki to 5 miesięcy/150 dni. Istnieje jednak możliwość odbywania przez studentów praktyk przez okres dłuższy, bez dofinansowania.
• Początkowy i końcowy dzień trwania praktyki nie powinien przypadać w niedzielę ani inny dzień wolny od pracy.
• W celu umożliwienia osobom wyjeżdżającym obliczenia minimalnego okresu pobytu, uprawniającego do uzyskania grantu, na dole strony został zamieszczony w formie pliku xls „Kalkulator czasu pobytu Erasmus+”.
WAŻNE!
o w przypadku korzystania z jakiegokolwiek innego modułu programu ERASMUS+ konieczne jest, przed zawarciem kolejnej umowy, pełne rozliczenie i zakończenie poprzedniego wyjazdu.
o Niedopuszczalne jest skrócenie praktyki zadeklarowanej/zdefiniowanej jako praktyka dwumiesięczna do mniej niż 60 dni (liczonych według zasad przyjętych w programie Erasmus+). Taki pobyt byłby nieuprawniony, co skutkowałoby obowiązkiem zwrotu przyznanego dofinansowania.
W razie jakichkolwiek wątpliwości w tej sprawie prosimy o kontakt z Sekcją Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+).
c) Uzyskanie listu intencyjnego (Letter of Intent)
• Wybrana placówka potwierdza, na prośbę zainteresowanego, gotowość przyjęcia kandydata na praktykę poprzez przygotowanie dla niego Letter of Entent (załącznik u dołu strony).
• Poszukując placówki goszczącej, zainteresowani mogą korzystać z kontaktów pracowników naukowych macierzystego kierunku z zagranicznymi instytucjami. Również w tym przypadku instytucja goszcząca proszona jest o przygotowanie Letter of Intent.
d) Wypełnienie Formularza stypendysty i uzyskanie poparcia Koordynatora
• Po uzyskaniu Letter of Intent od instytucji goszczącej, zainteresowany student musi uzyskać akceptację dla swoich planów wyjazdowych ze strony Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego oraz Dziekana/Prodziekana Wydziału macierzystego . Wyrazem akceptacji jest złożenie podpisów na Formularzu Stypendysty programu Erasmus+ /praktyki 2020-2021 (załącznik u dołu strony), wypełnionym uprzednio przez osobę aplikującą.
• Kandydat powinien spełniać wymagania stawiane osobom ubiegającym się o wyjazd przez Koordynatora Instytutowego/Wydziałowego, dotyczące m.in. znajomości języka obcego, osiągnięć akademickich lub innych wyznaczników.
e) Złożenie kompletu dokumentów rekrutacyjnych w SOP Erasmus+ (Rektorat UG, II piętro, pok. 202)
Kandydat składa osobiście komplet dokumentów:
1. Letter of Intent (kopia lub oryginał)
2. Formularz stypendysty - praktyki Erasmus+ (kopia lub oryginał)
3. W przypadku kandydata, który stara się o dofinansowanie z funduszy PO WER niezbędne jest dołączenie zaświadczenia o otrzymywaniu stypendium socjalnego aktualnego w momencie składania dokumentów aplikacyjnych.
• O kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w SOP Erasmus+. Dopiero przedstawienie kompletu dokumentów będzie skutkowało zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.
• Konieczne jest osobiste złożenie Formularza stypendysty, gdyż w trakcie wizyty w biurze kandydat otrzymuje wskazówki dotyczące dalszych działań, których odbiór potwierdza własnoręcznym podpisem.
UWAGA! Ze względu na epidemię COVID-19 zmienia się, do odwołania, sposób składania dokumentów:
-
akceptowany będzie komplet dokumentów przesłany drogą elektroniczną, zawarty w jednej korespondencji mailowej (zaleca sie hasłowanie korespondencji zawierającej dane osobowe). Po otrzymaniu i zaakceptowaniu kompletu dokumentów aplikacyjnych, SOP Erasmus+ przekaże, drogą mailową, informacje dotyczące dalszych działań;
Komplet dokumentów stanowi:
1. Letter of Intent (pdf.)
2. Formularz stypendysty - praktyki Erasmus+ (pdf.)
3. W przypadku kandydata, który stara się o dofinansowanie z funduszy PO WER niezbędne jest dołączenie zaświadczenia o otrzymywaniu stypendium socjalnego aktualnego w momencie składania dokumentów aplikacyjnych (pdf.)
-
dopuszcza się osobiste złożenie kompletu dokumentów wyłącznie po uprzednim, telefonicznym umówieniu wizyty w SOP Erasmus+
-
o kwalifikacji do programu będzie decydować kolejność złożenia kompletu dokumentów w SOP Erasmus+. Dopiero przedstawienie kompletu dokumentów będzie skutkowało zarezerwowaniem miejsca wyjazdowego i przypisaniem środków finansowych do kandydata.
II. Umowa
Warunkiem uzyskania dofinansowania praktyki z programu Erasmus+ jest zawarcie, przed wyjazdem, umowy cywilno- prawnej pomiędzy studentem a Uniwersytetem Gdańskim.
UWAGA! Ze względu na epidemię COVID-19 zmienia się, do odwołania, sposób zawierania umowy cywilno- prawnej pomiędzy studentem a Uniwersytetem Gdańskim:
1. Korespondencyjne zawarcie umowy cywilno-prawnej (preferowane).
- W celu omówienia wymaganej dokumentacji i uzgodnienia reguł dotyczących korespondencyjnego zawarcia umowy, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22) ze strony beneficjenta z SOP ERASMUS+ na około 3 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu.
- W kolejnym kroku, po skompletowaniu dokumentów aplikacyjnych przez beneficjenta i weryfikacji ich przez SOP Erasmus+ w systemie ESRS zostaje wystawiona i przygotowana do pobrania umowa cywilno-prawna.
- Beneficjent weryfikuje dane oraz treść umowy (w celu wyjaśnienia ewentualnych niezgodności należy bezzwłocznie skontaktować się mailowo lub telefonicznie z SOP Erasmus+). Następnie Beneficjent pobiera umowę i drukuje ją w dwóch egzemplarzach, a po podpisaniu:
- odsyła listem poleconym obydwa podpisane egzemplarze na adres SOP ERASMUS+ ( Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk)
lub
- w wyznaczonym terminie ( w każdy poniedziałek w godz. 8.00-15.00 ) składa osobiście obydwa podpisane egzemplarze w Sekcji Obsługi Programu Erasmus+ (Rektorat, pokój 202).
- Po wpłynięciu dokumentów przedstawiciel uczelni (pracownik SOP Erasmus+), w imieniu Rektora UG podpisuje 2 egzemplarze umowy cywilno-prawnej i zamieszcza kopię (skan) w pełni podpisanej umowy w systemie ESRS na indywidualnym koncie Beneficjenta.
- oryginał umowy pozostaje do osobistego odebrania w dogodnym, uprzednio ustalonym telefonicznie terminie w SOP ERASMUS+ albo zostaje odesłany listem poleconym na wskazany przez Beneficjenta adres pocztowy (sposób odebrania umowy odbywa się zgodnie z mailową dyspozycją Beneficjenta).
2. Osobiste zawarcie umowy cywilno-prawnej w biurze SOP Erasmus+ (w uzasadnionych przypadkach).
- W celu omówienia wymaganej dokumentacji i ustalenia terminu wizyty w biurze SOP ERASMUS+, niezbędny jest kontakt telefoniczny (+48 58 523 24 67 lub +48 58 523 31 22) ze strony beneficjenta na około 3 tygodnie przed planowaną datą wyjazdu.
- podczas osobistej wizyty w biurze, we wcześniej ustalonym terminie, następuje podpisanie umowy przez obydwie strony.
W trakcie wizyty należy nosić maseczkę oraz przestrzegać zasady zachowania dystansu społecznego.
Miejsce podpisania umowy: Uniwersytet Gdański
Sekcja Obsługi Programu Erasmus+ (SOP Erasmus+)
Rektorat UG, pok. 202 (II piętro)
Przed podpisaniem umowy, bez względu na sposób jej procedowania, Uczestnik jest zobowiązany do:
a) wykonania wstępnego testu językowego w systemie OLS - Online Linguistic Suport (co najmniej na 2 dni przed podpisaniem umowy),
b) zarejestrowania się w serwisie „Odyseusz” prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl/) - dotyczy tylko obywateli polskich.
c) uzupełnienia danych i wymaganych dokumentów w systemie ESRS (informacja o ESRS w załączniku u dołu strony - " System ESRS i wybrane zagadnienia procedury aplikacyjnej 2020-2021").
Czynności w trakcie mobilności
• Zmiany w dokumencie Training Agreement (TA) – w przypadku potrzeby dokonania zmian w planie praktyki należy zaktualizować TA. Studenci mają na to czas w pierwszym miesiącu trwania mobilności. Aktualizacja polega na uzupełnieniu sekcji „Section to be completed DURING THE MOBILITY” (str. 6 dokumentu TA) oraz na uzyskaniu akceptacji tych zmian przez instytucję przyjmującą i wysyłającą (złożenie podpisów). Daty podpisania dokumentu muszą potwierdzać dokonanie zmian w pierwszym miesiącu pobytu na praktyce.
• Studenci i absolwenci, którym przyznano licencję OLS na kurs językowy, realizują go w trakcie pobytu na praktyce.
• Przed opuszczeniem instytucji goszczącej praktykant otrzymuje zaświadczenie o zrealizowaniu założeń praktyki wraz z opinią o praktykancie, przygotowane przez opiekuna w placówce goszczącej – Traineeship Certificate (formularz w załączniku). Traineeship Certificate zawiera część potwierdzającą czas trwania mobilności (ostatnia strona). Część ta musi być osobno wypełniona i podpisana przez placówkę goszczącą.
• Istnieje możliwość wydłużenia okresu pobytu ponad uzgodniony w TA czas trwania praktyki, nie zmienia to jednak wysokości dofinansowania. W tym celu najpóźniej 2 tygodnie przed planowanym zakończeniem pobytu praktykant powinien kolejno:
1. Powiadomić SOP Erasmus+ o planowanej zmianie czasu pobytu;
2. Wskazać w TA, w rubryce: "Planned period of the mobility" w części IV "Section to be completed during the mobility" (str. 6) ustalony w porozumieniu z instytucją goszczącą i zatwierdzony przez nią zmieniony (przedłużony) okres pobytu;
3. Uzyskać na części IV skanu TA podpisy koordynatora wydziałowego oraz Dziekana (Prodziekana): dokument taki powinien być odesłany studentowi skanem;
4. Przedstawić dowody ubezpieczeń KL, NNW i OC w miejscu praktyk obejmujących przedłużony okres pobytu.
5. Najpóźniej w ostatnim dniu obowiązywania pierwotnej umowy podpisać aneks zmieniający okres pobytu na praktyce.
Czynności po zakończeniu mobilności - ROZLICZENIE
Po zakończeniu pobytu w instytucji goszczącej konieczne jest rozliczenie mobilności. Musi ono nastąpić w terminie do dwóch tygodni od daty zakończenia pobytu na praktyce, wykazanej w potwierdzeniu czasu pobytu – „Confirmation of Traineeship Period”).
Po prawidłowym rozliczeniu mobilności następuje wypłata drugiej transzy dofinansowania.
Nierozliczenie wyjazdu w wyznaczonym terminie, zgodnie z zapisem indywidualnej umowy stypendialnej, skutkuje wezwaniem do zwrotu całości przyznanych uprzednio środków finansowych.
Rozliczenie polega na:
• złożeniu za pomocą narzędzia informatycznego Komisji Europejskiej („Mobility Tool”) Ankiety Stypendysty Erasmusa (wyłącznie on-line, zaproszenie wysyłane jest automatycznie na adres e-mail praktykanta, krótko po upływie planowanego terminu zakończenia mobilności);
• przedłożeniu kompletnych dokumentów (wymagana forma: oryginał lub wydruk z uwierzytelnionego źródła):
1. Traineeship Certificate – zał. nr 3
2. Confirmation of Traineeship Period (zawierającym informację o formie zrealizowanej praktyki) - zał. nr 4
Forma dostarczenia: rejestrowana poczta tradycyjna ( adres: Uniwersytet Gdański; Rektorat, Sekcja Obsługi Programu Erasmus+; ul. Jana Bażyńskiego 8; 80-309 Gdańsk) lub osobiste złożenie dokumentów w Sekcji Obsługi Programu Erasmus+, po uprzednim, telefonicznym umówieniu wizyty (+48 58 523 2467 lub +48 58 523 3122).
• okazaniu w systemie ESRS kompletnego dokumentu Training Agreement (włącznie z częścią dotyczącą zmian w programie, jeżeli takowe miały miejsce);
• okazaniu w systemie ESRS dowodów podróży i zakwaterowania (dotyczy tylko tych Beneficjentów programu Erasmus+, którzy w całości lub w części realizowali praktykę w formie zdanej lub przerwali mobilność wskutek wystąpienia siły wyższej).
Załącznik | Rozmiar |
---|---|
zał.1 Training Agreement | 224.62 KB |
zał.2 system ESRS i wybrane zagadnienia procedury aplikacyjnej | 145.11 KB |
zał.3 Traineeship Certificate | 264.5 KB |
zał.4 CONFIRMATION OF TRAINEESHIP PERIOD | 29 KB |