Proces zawarcia umowy
Uczelnia wyższa wyrażająca chęć zasięgnięcia informacji lub rozpoczęcia współpracy z Centrum Kompetencyjnym Uniwersytetu Gdańskiego musi skontaktować się drogą mailową (ezd@ug.edu.pl) lub telefoniczną z pracownikami CK. Zainteresowany podmiot otrzymuje draft umowy trójstronnej (dokument podpisywany jest przez Uniwersytet Gdański, Podlaski Urząd Wojewódzki i daną uczelnię) oraz zaproszenie na pierwsze spotkanie obejmujące ogólne przedstawienie systemu EZD PUW. Prezentacja prowadzona jest w formie on-line lub stacjonarnej, podczas której wyjaśniane są podstawowe kwestie i niejasności. Zgodnie z indywidualnymi ustaleniami, wszystkie szkolenia i prezentacje mogą przebiegać w formie zdalnej lub na miejscu.
Po zapoznaniu się z aplikacją jak i umową, instytucja powinna podjąć decyzję, czy przystępuje do projektu EZD EDU w ramach MUCI (Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji). Jednostka nie musi być członkiem udziałowcem stowarzyszenia, żeby uczestniczyć w projekcie. Koszt roczny projektu wynosił 10 tys. zł (stan na rok 2021) od uczelni.
W przypadku gdy uczelnia podjęła decyzję pozytywną, a draft umowy został wypełniony danymi zainteresowanego, podpisywana jest ona kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez władze instytucji. Następnie dokument przekazywany jest do podpisu na skrytkę ePUAP do Uniwersytetu Gdańskiego, a w dalszej kolejności do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Aktualnie (stan na rok 2021) istnieje tylko możliwość elektronicznego procedowania całej sprawy.
Po podpisaniu umowy, organizowane jest pierwsze szkolenie podstawowe z systemu oraz przekazywane są akty normatywne Uniwersytetu Gdańskiego do wglądu. Ma to na celu ułatwienie opracowanie analogicznych dokumentów na danej uczelni. W skład tych dokumentów wchodzą:
- Aktualne JRWA Uniwersytetu Gdańskiego
- Aktualna instrukcja kancelaryjna
- Schemat wdrożenia EZD PUW
- Szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją w Uniwersytecie Gdańskim - zarządzenie Rektora i jego załączniki:
- Wykaz klas JRWA prowadzonych wyłącznie w systemie EZD
- Wykaz korespondencji niepodlegającej skanowaniu z uwagi na jej treść
- Wykaz korespondencji wewnętrznej prowadzonej i dystrybuowanej wyłącznie za pośrednictwem systemu EZD
- Wykaz pism, których dekretacja odbywa się poza systemem EZD
- Zasady i tryb postępowania w przypadku awarii systemu EZD
- Zarządzenie powołującą Komisję ds. elektronicznego zarządzania dokumentami (aspekt wdrożeniowy i szkoleniowy)
- Zarządzenie w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz systemu EZD
