- Co kwalifikuje wpis zakupu do ewidencji środków trwałych UG.
Za środki trwałe uznaje się rzeczowe aktywa trwałe spełniające łącznie następujące warunki:
- są nabyte lub wytworzone we własnym zakresie
- są przeznaczone na potrzeby jednostki
- przewidywany okres użyteczności jest dłuższy niż 1 rok
- są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, ( tzn. Składnik majątku trwałego jest wyposażony we wszystkie elementy konstrukcyjne umożliwiające jego funkcjonowanie, zgodnie z przeznaczeniem).
- wartość początkowa nabycia lub wytworzenia jest wyższa niż 10 000,00 PLN.
- Za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy składnik majątku trwałego spełniający wyżej wymienione warunki.
- W Uniwersytecie Gdańskim bez względu na cenę, na stan środków trwałych przyjmowany jest sprzęt komputerowy (np. komputery stacjonarne i przenośne, tablety).
- Co kwalifikuje wpis do ewidencji środków trwałych o niskiej wartości (Wyposażenia) - księga inwentarzowa.
Środki trwałe o niskiej wartości są to składniki majątku spełniające warunki zawarte w definicji środka trwałego lecz o wartości początkowej nabycia lub wytworzenia niższej lub równej 10 000,00 PLN
Z uwagi na różnorodny charakter nisko cennych składników majątku, administracje budynków ewidencjonują wyposażenie w dwóch odrębnych księgach inwentarzowych:
księga inwentarzowa Zespołu I - składniki majątku posiadające cechy indywidualne tzn. numer fabryczny np. sprzęt AGD, RTV, IT - ewidencja ilościowo-wartościowa.
księga inwentarzowa Zespołu II - składniki majątku podlegające indywidualnej ewidencji ilościowo-wartościowej np. meble, aparaty telefoniczne.
- Wystawianie dokumentu przyjęcia środka trwałego do ewidencji majątku UG.
Dokumenty przygotowuje jednostka organizacyjna przyjmująca środek trwały do użytkowania.
- dokument "OT" - bez względu na źródło finansowania- dotyczy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości wyższej niż 10 000,00 PLN zakupionych od dnia 01 stycznia 2019 roku;
- dokument "Protokół przyjęcia" -źródła zakwalifikowane do obszaru działalności statutowej, badania własne, indywidualne projekty badawcze, zaliczane w momencie zakupu do kosztów realizowanego projektu, przyjmowane na stan majątku rzeczowego UG po zakończeniu projektu- dotyczy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych o niskiej wartości zakupionych do dnia 31 grudnia 2018 roku;
- dokument "Protokół darów (PT)" - nieodpłatnie otrzymane składniki majątku rzeczowego.
- Zakupie składnika majątku o wartości niższej lub równej 10 000,00 PLN rejestruje się bezpośrednio w księdze inwentarzowej, a na fakturze zakupu potwierdza się adnotacją o rejestrze (strona, pozycja wpisu).
- Przesunięcie użytkowania środka trwałego między jednostkami organizacyjnymi UG.
- Wymagane jest wystawienie dokumentu przesunięcia zawierającego dane zmieniającego lokalizację składnika majątku oraz potwierdzonego podpisami strony przekazującej i przejmującej. Dokumentami zmiany miejsca użytkowania są:
- MT dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
- MN dla środków trwałych o niskiej wartości
- Opracowanie faktury zakupu (tzw. kołyska)
Zakup środka trwałego- uzupełnia się pozycję „wpis do ks. środków trwałych”.
Zakup środków niskiej wartości- uzupełnia się pozycję „wpis do ewidencji przedmiotów nietrwałych” o dane dotyczące rejestru w księdze inwentarzowej jednostki organizacyjnej (strona, pozycja wpisu).
Zakup materiałów - uzupełnia się pozycję„wpis do kartoteki materiałowej”.
Wszystkie usługi- uzupełnia się pozycję „wpis do pozaksięgowej ewidencji”, a przy usługach dotyczących środków trwałych podaje numer inwentarzowy środka trwałego, którego dotyczyła usługa.
- W celu ułatwienia zidentyfikowania składnika majątku trwałego z fakturą zakupu, zalecane jest naniesienie numeru fabrycznego zakupionego sprzętu na opracowaniu faktury. W przypadku, kiedy numer fabryczny ujęty jest w załączonym do faktury "protokole odbioru", nie jest wymagana dodatkowa informacja w opisie faktury.
- Wypożyczenie sprzętu poza teren Uczelni
Wypożyczenie składnika majątku UG do użytkowania poza terenem Uczelni może nastąpić tylko na podstawie dowodu wypożyczenia - rewersu, zaakceptowanego przez kierownika jednostki organizacyjnej i tylko za zgodą Kanclerza UG. Wymagany jest dokładny opis wypożyczanego sprzętu, tzn. nazwa, numer inwentarzowy, wartość z ewidencji, numer fabryczny, a w przypadku aparatury badawczej nieprzyjętej jeszcze na stan majątku, dodatkowo podaje się źródło finansowania zakupu aparatury. Rewers należy dostarczyć do Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku w celu przekazania do Kanclerza UG i zakończenia procedury odpowiednią adnotacją w ewidencji i zwrotem dokumentu jednostce wnioskującej.
7 . Szkoda w rzeczowych składnikach majątku.
Szkodę dotyczącą majątku rzeczowego należy zgłosić do Sekcji ds. Ubezpieczeń w celu przeprowadzenia procedury odszkodowawczej oraz sporządzić i dostarczyć do Działu Gospodarowania Rzeczowymi Składnikami Majątku „Protokół szkody” opisujący okoliczności zdarzenia odnoszące się do danych ewidencyjnych składnika majątku.
